人事・給与

給与明細は正しく記載できている?今さら聞けない給与明細の基本

「社員に働いた対価として報酬を支払う」「社員は働いたら給料をもらう」という関係は、当たり前すぎてあまり意識していないことかもしれません。そのため明細には何を書くべきか、意外と把握されていない経営者も多いようです。

給与明細に明記すべき基本的な要素、間違った場合にはどのように対処したら良いのかを、事前に知っておきましょう。

給料日に給与明細を配布するメリット

社員は会社の利益のために働き、人生の時間を使っています。その報酬が給与として反映されます。そのため給料の内容を記載した給与明細は働く人にとって大事な書類です。

社員が会社に求めることが反映されている

「働く人が会社に求めることは何か」。経営者側は社員が求めていることを理解しているようで、見えていないことがあるかもしれません。ここで、学生の就活を応援するマイナビが、働く社会人に行った「仕事に求めている条件」のアンケート結果を見てみましょう。

1位 やりがいがある
2位 給料が良い
3位 良好な人間関係
4位 プライベートの時間がとれる
5位 成長できる環境
6位 正当な評価

(引用元:【社会人編】「あなたが一番、仕事に求めている条件は何ですか?」-就職後は「給料」「余暇」などの待遇も大切に

上記の条件が挙げられています。やはり給与は働くうえで重要視されていると言えます。

学生は少し違いますが、社会人は「お金を得るために働く」といった理由で働いている人が多く、求める条件でも2位と上位にきています。6位の「正当な評価」についても給与が関係してきます。職場での役職や任せられる責任で評価されることもありますが、やはり、給与がそこに反映されていると判断がされやすいと言えます。

福利厚生もまた、生活に関わってくるため、このような情報が記載された給与明細も大事な役割を果たしています。

明細がしっかりしていると会社の信頼が上がる

給与明細を細かくチェックしない人も多く、労働基準法には明記されていないため、一部の会社では給与明細を作らなくてもいいと勘違いしている場合があるようです。しかし、給与明細は給料の受け渡しが確かにあったという証拠書類にもなるものなので、経営者側にとっても重要なものです。

給与明細の基本構成要素

明細書は含まれているべき情報を必ず記載して、社員からの信用維持に努めましょう。基本的に給与明細には「支給」「控除」「勤怠」を正確に明記するべきです。会計ではこの三つについて間違いがないように繰り返しチェックします。

支給

給料は基本給と手当といった支給額から控除額が差し引かれた額です。通勤手当を例にとって注意点を見てみましょう。

公共機関利用・・・通勤手当は一ヶ月あたり15万円までなら非課税
自家用車での通勤・・・限度額を超えた分を課税(距離によって変動)

このように条件によって変動するので、給与明細には細かく記載をします。手当には時間外労働手当や役職手当などがあり、それぞれ時間外労働が深夜なのか、普通残業なのかによって金額が変化します。そのため残業の場合は残業時間の記載をすべきです。

控除

保険料や税金が会社を通じて支払われたことを示すのが控除の欄です。控除がある場合は給与明細を作成する義務が会社側に生じるため、今は日本のほとんどの会社が作成して配布しています。

基本的に記載するのは所得税や住民税です。

健康保険料は会社との折半となり、計算方法は以下の通りです。
「標準報酬月額×保険料率」
個人でも全国健康保険協会のサイトで確認することが可能となっています。

雇用保険料も控除される項目の一つです。事業によって一律ではないので、経営者にとっては知っておくべき内容と言えます。一般の事業だと雇用保険料率は0.90%に対し、建設業は1.20%、会社負担率は一般0.60%、建設0.80%と異なります。

勤怠

給与明細において、出勤日数などの勤怠情報もよく見られている項目の一つです。遅刻や早退などは計算が細かくなる場合もあるので繰り返し間違いがないようにチェックする必要があります。

有給休暇をとっている場合、給料はその日の分も加算されるので注意しましょう。中には残りの有給日数を給与明細に記載する会社もありますが、この記載は義務ではありません。

その他

様々な手当があり、控除もありますから、総支給額と差し引き給与額には当然差が出てきます。それを社員が自分で計算するというのは大変です。そのため、多くの会社では総支給額と差し引き給与額は分かりやすく記載しています。

給与明細の内容で間違いがあった時の対処法

繰り返し確認したとしても、給与明細に間違いが発生することも残念ながらあります。もし給料を少なく支払ってしまった場合は、翌月での精算は禁止されているということも理解しておきましょう。では給与明細についてはどう対応すればいいのでしょうか。

本人に連絡

間違いが発生した場合に、一番悪い対応が本人に知らせないことです。これ以上信頼を失わないように、まずは本人に知らせます。伝えるべきことは、「なぜ間違いが起きたかという原因」と「今後の再発防止策」です。

また、給与明細が正しいとして支給額が多かった場合、特に確認せずに社員が使ってしまうこともあります。これが現金支給ならいくら配られたのか曖昧になってしまうので、早い連絡が必要です。

情報の聞き取り・再作成

給与明細は正しいものを作り直します。再度の修正は手間と労力がかかってしまうので、落ち着いて情報に間違いがないかを確認することが大事です。有給日数や欠勤日数など、計算が間違うことが多いので、それらのデータを本人と確認していくことになります。

正しい明細書を渡す

正しい情報と照らし合わせて正しい明細書を作成します。ただ封筒にいれて本人に渡すだけでなく、担当者と本人が変更点を確認するとなお良いです。

社員が給与明細に求めること

企業で働く社員が給与明細で気に留めることは、基本内容だけではありません。ここでは、その他に考えられる社員のニーズについてご紹介します。

リアルタイムでの確認

アルバイトやパートで働いている社員は、今月はどれだけ働いたのか、どれだけ支給されるのかをリアルタイムで確認したいものです。そのニーズに応えられるWeb給与明細システムを導入すれば社員に喜ばれます。

PCやスマホなどのデジタル明細書

紙の明細書だと、なくしてしまうと再発行を頼まなければならないので、その点は社員が面倒に感じてしまうところです。ペーパーレス化でスマホでもPCでも確認できるようにすることで、より明細書を確認しやすくなります。

給与明細は基本項目を正確に

給与明細は給料に関する情報が記載された非常に重要な書類です。

給与明細には基本構成要素である、

  • 基本給や各種手当などの「支給」の金額
  • 健康保険料や住民税など差し引かれている「控除」の金額
  • 勤務日数や残業時間などの「勤怠」の状況

を正確に記載しましょう。

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