人事・給与

源泉徴収票の適正な保管期間は何年?管理の負担を減らす方法

源泉徴収票は、法律によって決められた期間内の保管が義務づけられているため、適切な保管期間を知っておくことが必要です。

ここでは、源泉徴収票の適正な保管期間と、保管を簡単に行えるようにする方法をご紹介します。

源泉徴収票の保管期間とは

最初に、源泉徴収票の保管期間や、受け取る社員が退職した場合の注意点について確認していきましょう。

源泉徴収票の保管期間

企業などの源泉徴収義務者には、税に関する書類を保管する義務があり、税法上では「源泉徴収票の保管期間は7年」と定められています。この期間は、税務署へ提出した日付や社員へ交付した日付ではなく、提出期限である「翌年1月31日の翌日」が起点となります。

退職者に関する書類の保管期間

社員が退職した場合、1ヶ月以内に源泉徴収票を作成して送付することが必要です。さらに、退職した社員に関する書類も在職中と同様、社内で保管しておく必要があるため、間違えて破棄してしまわないように注意しておきましょう。

源泉徴収票が必要になる場面とは

続いて、源泉徴収票の主な使い道や、社員個人の保管基準についてご説明します。

源泉徴収票の利用用途

源泉徴収票は、企業から税務署へ提出する義務がありますが、社員個人で提出が必要になることもあります。企業には社員の請求に応じて、源泉徴収票を再発行する義務があるため、保管した源泉徴収票は必要に応じて取り出せるようにしておきましょう。

主な提出用途は、確定申告や還付申告、住宅ローンに関する減税申請などでの添付です。また、年金の支払い確認などで使用されることもあります。

社員個人にも保管義務はあるか

源泉徴収義務者である企業とは違い、社員個人には源泉徴収票を保管する義務はありません。しかし、住宅ローンの減税では過去3年分の提出が求められることもあり、確定申告の修正依頼の場合は過去5年分までさかのぼって提出することが必要です。

企業では社員の申請に応じて再発行する義務はありますが、頻繁な発行は経理・総務担当者の負担となってしまいます。そのため、源泉徴収票は企業だけではなく、社員個人でもしっかりと保管しておくことが重要です。

源泉徴収票を簡単に保管する方法

ここでは源泉徴収票や関連書類を簡単に保管できる方法に注目してみましょう。

データ管理なら保管も簡単

長期間に渡り適切な保管が必要な源泉徴収票ですが、保管スペースの確保やセキュリティ上の懸念などから、企業の負担になる場合があります。そうしたリスクを軽減するためには、紙ではなくデータでの管理がおすすめです。

源泉徴収票や給与明細など、毎年あるいは毎月発行する必要がある書類をペーパーレス化することにより、発行のコストや保管の手間を減らすことができます。受け取る側としてもPCやスマートフォン、タブレットなどでいつでも確認ができるため、利便性の向上につながります。

ただし、源泉徴収票を確定申告などで税務署に提出する場合、注意が必要です。原則として、社員が自分でプリントアウトした紙での提出は認められておらず、原本での提出が必要とされています。そのため、社員の請求に応じて紙での発行もできるように備えておきましょう。

源泉徴収票の保管期間に注意しよう

源泉徴収票の保管は、法律によって定められた義務です。定められた保管期間である7年を経過する前に破棄したり、紛失したりしてしまうと行政指導の対象となります。社員の各種申請手続きにも影響が出てしまいます。

紙での管理とデータ管理ではそれぞれのメリット、デメリットがありますので、自社での運用を踏まえ、最適な保管方法の検討をおすすめします。

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