購買管理

購買業務の不正を防止する内部統制の重要性と5つのポイント

購買業務の内部統制

企業においては法令や規範に遵守して業務が行われるように内部統制を行うことが重要であり、購買業務においても同じことが言えます。購買部門は場合によっては強すぎる権限を有してしまうケースもあるため、不正の温床とならないようにしっかり内部統制を行うことが重要です。

今回は、購買業務における内部統制の基本について解説いたします。

購買業務における内部統制

購買業務の内部統制

業務が担当者や管理者の裁量に任されている状態だと、不正が発生するリスクがあります。そのため企業においては、業務範囲や禁止事項等を明文化し、内部統制を行う必要があります。

特に購買部門では製品に使用される資材を購入するという企業内においても重要な業務を任されており、お金の流れにも大きく関わってきます。加えて、購買部門はサプライヤーとの取引において顧客という立場であり、優位な状況で取引を進めることができます。このように、購買業務には権限が集中してしまいやすい構造があります。

また、購買部門はサプライヤーから営業を受ける立場にあるため、サプライヤーから不正を持ちかけられて話に乗った、というケースもあります。外部と強い連帯感持って業務を進める必要があることで、不正の温床になりやすいと言うこともできます。

そのため、不正を未然に防ぐには企業ポリシーを設定するなどの明確な内部統制が重要となります。

効果的な内部統制の5つのポイント

購買業務の内部統制

内部統制により資産が正当な手順で取得、使用、処分されることにより、企業の資産は保全されます。

購買担当者とサプライヤーの癒着の防止

上記にてご紹介したように、購買担当者はサプライヤーから営業を受けるため、不正を持ちかけられ癒着が発生する可能性があります。サプライヤー選定基準や購買時の手続きなどを明文化する、相見積もりを行う、定期的な人事異動を行うなどの対策があります。

職務分掌を行う

各部門や各担当者の行うべき職務を正しく配分し、業務範囲およびその責任の所在をはっきりと分けることを「職務分掌」と言います。購買業務においては、発注担当と検収担当、あるいは発注担当と支払い担当は明確に分けなければなりません。これらの業務を同じ担当が行うと、不正を行いやすくなります。

発注手続きを適正に行う

発注は要求部門からの購入依頼書に基づいて行うなど、発注手続きを適正に行う仕組みを作ることが大切です。サプライヤーの選定や購買価格の決定には責任者の承認を通す、各種書類は整然と保管するなどさまざまな仕組みの制定があります。

検収や受入手続きを適正に行う

上記にも記したように、検収・受入手続きは必ず発注担当者以外が行います。また、検収する際はサプライヤーからの納品書ではなく、自社が出した発注書を元に照合を行うことが大切です。

買掛金残高管理を徹底する

仕入先元帳と請求書を照合するなど、買掛金残高管理は徹底して行う必要があります。返品や値引き、割戻しについては不正が行われるきっかけにもなるため、責任者の承認を得るように仕組みを作ります。

購買業務の内部統制を強化するPROCURESUITE

生産管理システムや顧客管理システムを始め、近年は社内のデータをITにより制御するサービスが多く登場しています。大興電子通信では、購買管理を効率化しコスト削減を目指せるシステム「PROCURESUITE(プロキュアスイート)」を提供しています。

PROCURESUITEでは購買に関する一連の業務を一元管理できるだけでなく、ユーザーごとに権限を限定する機能、承認ワークフロー、購入依頼から検収までを紐付ける機能などにより内部統制を強化することも可能です。

また、下請法を遵守するための各種機能も充実しており、PROCURESUITEを導入することで、購買業務のコンプライアンス強化を包括的に進めることが可能です。

不正を防止して安全な企業を作る

場合によっては不正の温床になりやすい購買業務においては、不正を未然に防ぐための内部統制が必要です。内部統制によって業務フローが改善される、情報の信頼性が増すなどさまざまなメリットがあるため、内部統制が不十分だと思われる場合は今すぐ仕組み作りに取り組むことをおすすめします。


調達業務の効率化・コスト削減を実現する
当社の購買管理システム「PROCURESUITE」については、下記よりご覧いただけます。

カタログ 製品の詳細


 

関連記事

  1. 購買管理

    グリーン調達とは?環境に配慮した取り組みで経営を安定化させる

    ニュースや新聞などのメディアで取り上げられることの多い環境問題です…

  2. 購買管理

    集中購買と分散購買、それぞれのメリットとデメリットとは?

    集中購買・分散購買は、単に窓口の数を変更するだけでは実質的な効果は…

  3. 購買管理

    購買管理システムで業務効率化と戦略的購買を実現した事例
    「株式会社カネカ様」

    化成品や合成繊維など幅広い製品を手掛ける化学メーカーの「株式会社カ…

  4. 購買管理

    間接材の調達コストを最適化する方法とは?購買のポイント

    企業のコストダウンを推進するとき、意外に見落とされている点が多いの…

  5. 購買管理

    煩雑な拠点毎の購買管理を効率化!生産性・コスト改善に成功した「株式会社フコク様」

    製造業のグローバル化や多拠点化が進む中、「購買業務の非効率化」は避…

  6. 購買管理

    購買業務の目標はどう設定する?定量目標・定性目標とPDCAサイクルの回し方

    営業部門は売上、生産部門は生産性と追うべき目標が分かりやすいですが…

注目記事

カテゴリー検索

ホワイトペーパー

製品カタログ

  1. 新着記事やイベント情報。
    ホワイトペーパーのご案内等お役立ち情報を
    お届けします。
Scroll Up