発注管理システムの利用方法とは！？エクセルでの作成やクラウドについて解説

企業の発注管理業務を効率化し、正確さを高めるためには、発注管理システムの導入が不可欠です。
従来のExcelを使った管理方法には限界があり、多様化する市場ニーズや競争環境に対応するためには、より高度な管理システムが求められます。
本記事では、発注管理システムの基本的な機能やメリット、クラウド型システムの導入によるメリット、そしてAIを活用した未来の発注管理について詳しく解説します。

発注管理システムの基本

発注管理システムの役割を理解すると、導入効果がより明確になります。
本項では発注管理システムの概要と役割について詳しく説明します。

発注管理システムとは？

発注管理システムとは、発注業務を効率化するためのシステムです。
発注から納入までの業務フローを「自動化」「電子化」「見える化」することができます。
発注管理システムは、ECサイトや製造業の発注フローに特化したものもあり、さまざまなニーズに対応しています。

発注管理システムの主要機能は以下の通りです。

• 取引先管理機能：発注先を一覧で管理し、発注のステータスや発注金額、数量を確認可能
• 商品発注機能：発注画面から内容を入力すると、上長承認、関連稟議書との紐づけ、発注書作成、発注書送付までを自動化し、定量発注方式を設定すれば、在庫数に応じて自動発注も可能
• リマインド機能：発注方式に従って、特定のスパンで発注品目を通知し、発注漏れを防ぐ
• 在庫管理機能：入荷した商品の在庫を管理する機能で、他システムと連携したり、CSVファイルで情報を取り込んだりすることが可能
• 発注レポート機能：発注履歴を基にレポートを作成し、月別の発注数や金額の推移などをチェックできる

発注管理システムは、発注業務の効率化と精度向上を図るための重要なツールです。
適切に活用すれば、企業の業務プロセスについて大幅な改善が期待できます。

発注管理システムの役割

発注管理システムには以下の役割があります。

• 注文書の送信と印刷：システムから直接注文書を送信して印刷可能
• 在庫管理との連携：発注方式と数量を指定して、安定在庫数量を下回った場合などの仕入業務をすべて自動化可能
• 取引履歴の蓄積：システム上に取引履歴を蓄積し、過去の発注内容を検索できる

在庫管理との連携により、過剰在庫や欠品のリスクを低減できます。
さらに、取引履歴の蓄積によって、将来の発注計画や在庫予測のためのデータ分析が可能です。

Excelでの発注管理

Excelの関数やグラフ機能を駆使すると、発注業務を効率化できます。
ここでは、Excelによる発注管理の具体的なメリットと、関数の活用方法について詳しく説明します。

Excelで発注管理するメリット

Microsoft Officeは多くの企業で標準的に使用されているので、Excelでの発注管理は、すぐにはじめられる点がメリットです。

また、利用までに覚えることが少ないのもメリットの一つです。
普段からExcelを使用している人であれば、基本的な操作方法や関数を既に理解しているため、新たに覚えることが少なくなります。
初めての方でも、インターネットで簡単に使い方を調べられるため、操作に困ることは少ないはずです。

さらに、関数やグラフ機能などを駆使して業務効率化を進めやすいという特長もあります。
Excelには多くの便利な関数があります。
例えば、VLOOKUP、SUMIFS、AVERAGEIFS、COUNTIFSなどの関数を使用すると、データ管理や分析の効率化が可能です。
ピボットテーブル機能を利用すれば、数値の集計やデータの視覚化も容易です。

マクロを組めば自動化もできます。
マクロは、Excelの操作を自動化するための機能です。
例えば、特定のデータを絞り込み、コピーし、他のシートに貼り付け、日付を入力するなどの操作をマクロで作成すれば、ボタンを押すだけで同じ操作を自動的に実行できます。
プログラミングの知識は多少必要ですが、業務効率化に大いに役立ちます。

必要な関数の例とテクニック

Excelで発注管理を行う際に関数を活用できると便利です。
例えば以下のような関数はExcelによる発注管理でよく使われます。

SUMIF関数

SUMIF関数は、指定した条件に合致するセルの合計を算出する関数です。単に値を合計する「SUM関数」とは異なり、特定の条件に合う数値だけを抽出して合計できます。数式は「SUMIF（範囲、条件、合計範囲）」です。例えば、品番を条件に入力すると、全体の在庫数を確認できます。

VLOOKUP関数

VLOOKUP関数は、指定した縦列から条件に一致するデータを検索し、そのデータに対応する値を取得する関数です。数式は「VLOOKUP（検索値、範囲、列番号、検索方法）」です。これにより、品番を基に在庫数や発注数などを簡単に管理できます。

INDIRECT関数

INDIRECT関数は、指定した文字列からセルの参照を取得する関数です。この関数を使用すると、指定した文字以外が入力できなくなり、入力ミスを防げます。数式は「INDIRECT（指定の文字列、参照形式）」です。

以上の関数を活用すれば、Excelを使った発注管理がより効率的で正確になります。

Excelによる発注管理の限界

発注管理におけるExcelの利用は多くの企業で一般的ですが、その便利さの裏にはいくつかの限界が存在します。
Excelでの発注管理は、一見手軽に思えるものの、効率的な業務運営を妨げる要因となる場合があるためです。
ここでは、Excelを使用する際に直面する問題点と、それを解決するためにクラウドベースの専用サービスの導入を検討する理由について説明します。

Excelで直面する問題

Excelでは同時編集が難しく、オンライン対応でも変更処理が遅いため、機能が制限される場合があります。
リアルタイムでの情報確認が難しく、複数の更新ファイルが存在して最新版を見失うかもしれません。

また、取引先からの受注情報を手入力する手間がかかり、誤入力のリスクも高まります。大量のデータを扱うとファイルの更新や処理に時間がかかり、パソコンのスペックが低い場合にはさらに遅くなります。

さらに、特定のスタッフが作成したExcelファイルが属人化すると、その人の協力がないとプログラムの変更や更新ができず、編集や更新に支障をきたす点も注意が必要です。

Microsoft Officeのバージョン違いによる互換性の問題があり、古いバージョンを使用しているとファイルの編集・更新時に不具合が生じる場合もあります。

これらの限界を踏まえ、Excelの使用法を見直すか、他のツールの導入を検討することが重要です。

下記の記事ではさらに詳しく解説していますので、ぜひご覧ください。

2024.06.20

発注管理システムの利用方法とは！？エクセルでの作成やクラウドについて解説

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Excelからクラウドへ

Excelの限界を踏まえると、クラウドベースの専用サービスを利用することを強くお勧めします。
クラウドサービスは、リアルタイムでの同時編集が可能で、情報を最新の状態に保てます。
また、手入力の手間を減らし、誤入力のリスク低減が可能です。
データの処理速度もクラウドサーバーの性能に依存するため、パソコンのスペックに左右される心配がありません。

クラウドサービスを利用すれば、属人化の問題も解決でき、どのスタッフでも容易にシステムを利用し、必要な変更や更新を迅速に行えます。
最新のソフトウェアバージョンを自動的に利用できるため、互換性の問題も解消されます。

発注管理を効率化し、ミスや遅延を防ぐために、クラウドの専用サービスの導入を検討してみてください。

クラウドによる発注管理

企業の発注業務をより効率的かつ正確に進めるために、クラウド型発注管理システムの導入が効果的です。
以下で具体的なメリットについて詳しく説明します。

クラウド導入のメリット

企業の発注業務を効率化し、精度を高めるためには、クラウド型発注管理システムの導入が有効です。

• 多様な発注への対応
• 工数の削減
• トラブル防止

以上の主なメリットについて説明します。

多様な発注への対応

クラウドの発注管理システムは、多様な発注に対応するための機能を備えています。
ただし、それを最大限に活用するためには、発注先や倉庫との連携、社内体制の整備が不可欠です。
システム導入と並行して、これらの課題にも取り組むことで、真に顧客のニーズに応えられる体制を構築できます。

工数の削減

クラウド型発注管理システムを導入すると、発注に関する情報を一元管理でき、工数を大幅に削減できます。
具体例として、電話やFAX、個別メールを作成する手間なく発注が完結する点が挙げられます。

発注履歴を紐づけて管理できるため、検索時間も大幅に短縮され、上長承認などの確認作業もWeb上で完結し、リードタイムの短縮が実現します。
このように、業務の効率化と工数の削減ができます。

トラブル防止

クラウド型発注管理システムを導入すれば、Excel上でのコピー＆ペーストや、メールに発注書を添付するような業務が不要なため、人的ミスを大幅に減らせます。
人が作業する限り、聞き間違いや伝達ミス、転記ミスは完全に防止できません。
しかし、クラウド型発注管理システムのリマインド機能を活用すると、確認漏れのリスクを軽減できます。

無料で利用してみる

無料トライアルからはじめられるクラウド型発注管理システムもあるため、試験的な活用により既存システムとの整合性を確認できます。
無料トライアルを通じて、システムの使い勝手や具体的な効果を確認し、自社の業務にどれほどの改善が見込めるかの評価も可能です。

効率的な発注管理のためにするべきこと

企業の発注管理業務を効率化し、精度を高めるためには、発注プロセスの自動化とトラブルおよびリスク管理が不可欠です。
これらの取り組みは、業務の正確性と効率を向上させ、コスト削減やお客さまの満足度の向上に大いに貢献します。
ここでは、発注プロセスの自動化の重要性と、トラブルおよびリスク管理について詳しく説明します。

発注プロセスの自動化

効率的な発注管理を実現するためには、プロセスの自動化が欠かせません。
自動化には多くのメリットがあります。

まず、ミスの削減です。
手動で行われる発注作業は、人為的なミスが多い反面、自動化すると商品コードや注文数量の入力ミス、在庫管理ミスなどが大幅に減少します。
業務の正確性が向上し、信頼性の高い発注管理が可能です。

次に、業務効率の向上です。
発注業務を自動化すると、時間と労力を節約できます。
電話やFAX、個別メールでの発注作業が不要となり、従業員は他の重要な業務に集中できます。
また、自動化されたシステムは、24時間365日稼働可能なため、タイムリーな発注が可能です。

さらに、リアルタイム情報の把握が可能になります。
自動化された発注システムは、在庫状況や発注履歴、納期などの情報をリアルタイムで把握できるため、常に最新の情報を基にした意思決定が可能となり、在庫不足や過剰在庫のリスクを低減できます。

コストの削減にもつながります。
自動化により、発注業務にかかる人件費や紙資源、通信費用などを削減可能です。
また、ミスによる返品や再発注のコストも削減されるため、全体的なコスト削減が期待できます。

発注プロセスの自動化は、効率的な発注管理を実現するための重要なステップです。
自動化により、業務の正確性と効率性が向上し、コスト削減やお客さまの満足度の向上にもつながります。

トラブル管理とリスク管理

発注管理業務において、トラブルやリスクを適切に管理することは重要です。

発注業務を進めるうえで、主に次の人為的ミスやトラブルが発生する可能性があります。

• 注文数量の誤り
• 在庫管理の不明瞭さ（数量の不一致など）
• 納期やスケジュールのミス
• 請求費用など金銭に関わるミス

人為的ミスは、業務の効率を大幅に低下させ、信頼性を損なう原因となります。
発注管理の自動化により、ミスを大幅に減少させ、業務の正確性と効率が上がるはずです。

また、発注管理業務は、在庫管理や請求処理などの関連部署との連携が不可欠です。システムを導入する前に、業務がスムーズに連携されているか確認する必要があります。
システム導入後も、部門間・部署間での意思疎通や情報共有が円滑に行われることが重要です。
これにより、業務が滞りなく進行し、効率的な運用が可能となります。
企業全体のコミュニケーションが円滑であることも、業務の成功に大きく寄与します。

業務の属人化が進んでいる場合、その人が不在の際に問題が発生しやすくなります。
例えば「特定の担当者しかやり方を知らない」、「その人が休むと業務が停滞する」といった状況が頻発している場合です。
システムを導入すると、業務の手順や仕組みが可視化され、他の従業員も業務を遂行できるようになるため、業務の属人化が解消され、業務の継続性と安定性が向上します。

発注管理システムのカスタマイズ

企業の発注管理業務を効率化し、信頼性を高めるためには、発注管理システムの導入とカスタマイズが不可欠です。
システムの柔軟なカスタマイズにより、企業独自の課題に対応し、業務プロセスの最適化を実現できます。
ここでは、独自機能の追加、カスタマイズの重要性、ニーズに応じたシステム設計、そして業務プロセスの最適化について詳しく説明します。

独自機能追加

発注管理システムに独自機能を追加すると、自社の課題に応じた最適なシステムを構築し、業務の効率化と拡張性の向上を図れます。
これにより、特定の業務プロセスや取引先に特化した機能を実装でき、より効果的な業務運営が可能です。
また、将来的な事業拡大や新しいビジネスモデルにも柔軟に対応できる体制が整います。

カスタマイズの重要性

発注管理システムを導入する際、柔軟なカスタマイズができるかどうかは非常に重要な判断基準の一つです。
企業ごとに独自の商慣習や受発注業務の運用体制が存在するため、汎用型のシステムでは自社の業務に対応できないケースもあります。

発注管理システムの導入後には、運用体制の見直しや新事業の立ち上げなどによって、新たな機能の追加が必要になる可能性も考えられます。
このような業界特有の商慣習や企業ごとの運用体制に応じてシステムを活用するためには、企業独自のカスタマイズが必要です。

カスタマイズ性の高いシステムを選ぶと、自社の課題に応じて必要な機能を選択・追加できるようになります。
これにより、効率的かつ拡張性の高い運用が可能です。
また、取引先の要望にもフレキシブルに対応しやすくなり、お客さまの満足度の向上も期待できます。

ニーズに応じたシステム設計

発注管理システムを選ぶ際には、搭載されている機能に注目することが重要です。
必要な機能としては、在庫管理、自動発注、データ分析、レポート作成などが挙げられます。
これらの機能は、発注プロセスの効率化、エラーの削減、意思決定の迅速化に役立つため、外すことができません。

発注管理システムの未来

発注管理システムの未来について、AIの活用や予測分析、持続可能なシステム構築の3つに分けて解説します。

AIの活用

発注管理でAIが積極的に活用されると、多くのメリットが得られます。

サプライチェーン全体を分析し、最適な発注先や配送ルートを提案すると、効率化とコスト削減が実現可能です。
また、手動のデータ入力作業が大幅に減り、入力ミスも削減されるため、業務の正確性が向上します。

さらに、データに基づく意思決定支援やリアルタイムのレポート提供も可能となり、常に最新の情報を基に迅速な対応が可能です。

予測分析による発注最適化

製造業では市場ニーズの多様化によって在庫管理の煩雑化や、需要予測・分析業務における属人化が大きな課題です。
市場ニーズの多様化や競合との差別化が重要視される昨今、コスト削減のためにも的確な在庫管理が求められます。
在庫管理が不十分だと、過剰在庫による保管費用の増加、値引販売やロスの発生による損失増大の原因になります。
さらに、欠品による販売機会の逸失も起こりかねません。

需要予測は難易度の高い業務であり、担当者の経験や勘に頼りがちです。
属人化することによって、人的ミスによる誤った判断や、市場動向の反映が難しくなるリスクが生じます。

こうしたリスクを防ぐためにも、データを基盤とした客観的な予測分析が重要です。

持続可能なシステムの構築

発注管理システムは在庫の適正化を実現し、過剰在庫や不足在庫を防止します。
これにより、無駄な生産や廃棄物の発生を抑え、資源の効率的な利用が可能です。
例えば、需要予測機能を活用すると、必要な分だけを発注し、過剰な在庫を持つリスクを減らせるため、廃棄物削減と資源保護につながります。

また、発注管理システムはサプライチェーン全体の透明性を高めます。
サプライヤからの調達プロセスや在庫の状況をリアルタイムで把握できるため、不正な取引や倫理的に問題のあるサプライヤの利用を防げるためです。
企業は倫理的な調達を実践し、持続可能なサプライチェーンを構築できます。

発注管理システムは物流の効率化にも貢献します。
最適な発注タイミングや発注量を決定することで、輸送回数を減らし、物流にかかるエネルギー消費を削減できるため、温室効果ガスの排出量削減につながり、環境負荷の低減が可能です。

発注管理システムは効率的な資源利用や物流の最適化を通じて、企業のサステイナビリティ向上に寄与します。

発注管理システムで業務を効率化しよう

発注管理システムは、発注業務の効率化と精度向上を図るための重要なツールです。
基本的な機能として、取引先管理、商品発注、在庫管理、リマインド、発注レポートがあり、発注から納入までの業務フローを自動化、電子化、見える化します。

Excelでの発注管理は手軽で利便性がありますが、同時編集や入力ミス、データ処理速度の遅さなどの限界があります。

発注管理システムを使いこなし、より効率的に業務を行いたいなら、調達支援システム「PROCURESUITE」の導入もおすすめです。

調達支援システム「PROCURESUITE」は、購買部門、営業部門、在庫管理部門といったさまざまな部署がシームレスに連携し、調達プロセスを効率化します。
また、見積作成から発注、承認のプロセスを簡素化し、時間とコストを削減します。
さらに、購買分析やサプライヤ管理を一元化し、契約プロセスをスムーズに行えるように設計されているのです。
製造業、流通業、サービス業を含む多岐にわたる業界での導入実績があり、あらゆる発注管理の課題に対応可能です。
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