事業規模が大きい企業ほど、業務の全体最適を図ったり、コストとのバランスを取ったりすることは難しい傾向にあります。株式会社SUBARU様では以前ERPシステムを導入した後も、長らく業務効率とコスト最適化の課題に直面していました。しかし、課題解決のために新しく導入したシステムでは、その両立を実現したといいます。
本記事では、その業務改善の舞台裏をご紹介します。
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古いシステムを使用していたことで発生していた課題
自動車や産業機器の製造で知られる株式会社SUBARU様。群馬製造所を中心拠点として、月間４万台近い自動車の製造を行っています。そして、所内で使用される治工具や工場消耗品などの間接材も月間8000件の発注業務が発生しており、その調達コストの削減や業務効率の向上は大きな課題になっていました。その課題の原因となっていたのが、以前導入されたERP（Enterprise Resources Planning：業務資源統合管理）システムです。
自社の要件や日本の法律にマッチしていない
このERPシステムの課題は大きく分けて２つです。1つは、下請法（下請代金支払遅延等防止法）などの国内法に対応していなかったことです。これにより、現場の実態に即した運用が難しいものとなっていました。 もう１つが、システムの一部機能しか必要としておらずコストパフォーマンスが低かったことにあります。投資した費用に対して、期待した以上のパフォーマンスを上げることができていなかったといいます。さらに、これらに加えて新たな問題が持ち上がりました。
バージョンアップができず業務の変化に対応できない
現場業務に合わせて様々なカスタマイズを重ねていた同システムは、独自の仕様も多かったため、新たな業務フローに対応したバージョンアップを行いづらい状態になっていました。これらの課題を背景に、同システムの保守期限が切れるまでの導入を目標に、新たな間接資材調達支援システムの導入プロジェクトがスタートしました。
コスト削減と業務効率化がシステム導入の決め手に
「とにかく短期導入が可能なこと」という優先順位を定めスタートした同プロジェクトは、標準機能（ノンカスタマイズ）での導入を前提としてシステムの選定が進められました。そこで候補の一つとなったのが、DAiKOが提案した間接材調達システム「PROCURESUITE（プロキュアスイート）」。同システムについて、スバルシステムサービス株式会社 開発部 開発２課 下山賢一氏は「デモ画面や操作性のチェックなども行ったうえで総合的に判断し、採用を決定しました」と評価。入念な確認のうえで、導入決定に至りました。
一方、ノンカスタマイズでの導入だったため、一部の機能については現場の業務フローに合わない部分があったことも事実です。システムに合わせる形で業務の変更が必要になったこともあり、現場からは不満の声も挙がったといいます。そこでコスト面と業務効率面でのメリットについて説明を行いました。
コスト面については、前システムが利用者数に応じて課金される従量課金制であったことに対して、PROCURESUITEが定額費用で利用できることが大きな違いでした。また、前システムでは保守費用も割高になっていたことから、システムを継続利用することへのコストメリットも大きかったといいます。 こうした運用コストの大幅な削減は製造原価の削減にも繋がりました。結果として、品質を落とすことなく安価に製品をお客様に提供することができたため、”お客様に喜ばれる製品を提供する”という自社の理念にも繋がり、現場の理解を得るに至りました。
また、業務効率については、利用できる端末台数の制限がなくなった点が大きいと評価されています。前システムは従量課金制であっために、コストを抑えるために利用できる端末台数を絞り込んでいました。そのため、多くの利用者は対象の端末が空くまで待ち時間を要していたといいます。しかし、PROCURESUITE導入後には各自のパソコンで待ち時間なくシステムを利用できるようになったことに加え、資材購入の申請者・承認者・購入部の作業進捗が見えるようになったことで、発注や納品時期の確認に手間取ることもなくなったといいます。
こうしたメリットを社内に説明することで、最終的には反対意見は出なくなり、導入から約３ヶ月での本格稼働を実現しました。
システムのリプレイス後の効果は？
短期間での導入に成功したPROCURESUITE。その後の効果としては、次の3点が挙げられています。
業務フローの見直しによる無駄な作業改善
従来、業務に合わせてシステムをカスタマイズすると考えられていましたが、システムに合わせて業務フローを見直したことで、無駄な作業の改善に繋がったと評価されています。客観的な視点から業務フローの改善を行ったことによるメリットといえるでしょう。
すべての端末・部門で利用可能になり確認作業が効率化
前述のように、端末台数の制限がなくなったことにより、待ち時間がなくなると同時に、申請者・承認者・購入部での確認作業の効率化が実現。業務進捗の遅れも発生しづらくなりました。
発注の一元化で大幅なコスト削減
部署ごとにバラバラで発注していた事務用品などを一括で発注できるようになり、コスト削減が実現できました。今後は本社システムも統合することで、集中購買のメリット増大を目指すとしています。
業務効率化とコスト削減を実現した「PROCURESUITE」
今回ご紹介したPROCURESUITEは、調達業務の効率化やコスト削減を実現するソリューションです。 端末台数の制限なく利用できるため、申請者と承認者、購買部でのスムーズな業務進行が可能です。また、業務進捗を可視化できるため、社内での納品時期・問い合わせが発生しづらい業務フローの確立も可能になります。
また、今回3ヶ月で短期導入を可能とした秘訣も、標準機能の充実さにあります。システムの標準的な業務フローに合わせた業務改善を行うことで、業務自体の見直しを実施することも可能になるでしょう。業務効率化やコスト面で課題をお持ちの企業様は、調達管理システム「PROCURESUITE」の活用をご検討ください。
調達業務の効率化・コスト削減を実現する
当社の購買管理システム「PROCURESUITE」については、下記よりご覧いただけます。
