テレワークで不安視されがちなのが、社員間のコミュニケーション不足だ。DAiKOでは、仮想オフィスツール「Remotty（リモティ）」を今年の4月から一部部署で導入、不安解消を図っている。
Remottyが社内コミュニケーションの活性化にどのように貢献したのか、導入に関わり、実際に活用している社員2人に話を聞いた。
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雑談のような会話がオンラインでも体感できる
今年2月、弊社社長 松山晃一郎が社内SNSで「こんな面白いものがある」と取り上げたツールがあった。
それが仮想オフィスツール「Remotty」だ。オフィスにいる感覚で社員一人一人の顔が見え、在席状況やスケジュールの把握ができる。もちろん会話やWEB会議も可能だ。
なかでもユニークなのが、雑談のような会話を体現できるところ。話しかけたい相手の「席」をクリックすればすぐにやりとりができたり、メンバーのつぶやきがタイムラインで流れたりする。「ちょっと疲れたな」「休憩します」「このタスクは時間かかりそう」など書き込まれた一言を共有し、メンバーの状況をなんとなく把握しておくことができるのだ。
リモートワークにおいて、この現場感は貴重なものだ。表情や身振りがわからないオンラインコミュニケーションでは、同じ表現でもドライな印象になったり、あらぬ誤解も起きやすい。
また、ほかのメンバーの仕事は成果が形になるまで進捗状況がわかりづらい。同じ空間なら難なくできた「ノンバーバルコミュニケーション」が、オンラインでは難しいのだ。
しかしこうしたささいなコミュニケーションがチームワークの信頼には不可欠な要素であり、Remottyにはその高い再現が可能なのである。
「社員が安心して働ける」理念に沿ったテレワークが可能
コロナ禍でテレワーク導入を進める企業は多いが、DAiKOでは「社員が安心して働ける」環境づくりの一環として昨年7月より、すでにテレワークを含むオフィスワークのリニューアルが検討されてきた。そして数人の社員がRemottyの運営会社・ソニックガーデンによるリモート勉強会に参加している。
そのうちの一人であるマーケティング本部 マーケティング企画室 副室長の東原は、「デモ体験では、離れた場所にいる者同士でも距離を感じさせない安心感がありました。Remottyの目指すところはザッソウ（雑談+ 相談）だという説明を受け、そのとおりだと感じました」と感想を語る。
今回の導入で技術面を担当したSEイノベーション本部 デジタルテクノロジーグループ シニアマネージャーの泉川も、「ITリテラシーが高い社員もいれば、そうでない社員もいます。ところが勉強会で説明を受けたあと、どの社員も抵抗感なしにすんなりと使っていたのです。誰にでもすぐ始められる、ハードルの低さに感心しました」と話す。
実際に社内の一部で運用され始めたのはこの4月から。現在は東原と泉川の在籍部署で使用している。泉川は「ディスカッションなど密に会話をしながら意思決定をする必要がある場面では、非常に力になるツールですね」と使用感を話す。
泉川のいるデジタルテクノロジーグループは、4月に立ち上げられた新しい部署。メンバーは、個々に割り振られたテーマの研究開発を進めている。泉川は当初、各メンバーの力量を把握しにくく、誰に何を任せるべきかの判断に迷ったという。メンバーも業務の進め方に戸惑う様子だったが、チームワークの補完に、Remottyは大いに役立ったという。
まるでオフィスにいる臨場感ミーティングも気軽にできる
さらに泉川は「同じオフィスにいる安心感」を実現している点も評価する。例えば、何かわからないことがあるとき、オフィスなら隣にいる社員に気軽に聞けることが、テレワークではメールや電話で行なうことになり、解決までには複数回のやりとりが必要な場合もある。時間と手間がかかり、かえって非効率的だ。
「それに相手の顔や状況が見えないと『今忙しいかな』と問いかけを躊躇したり、 ストレスになることもあります。Remottyなら相手の状況がひと目でわかるので気軽に声をかけやすいんです」（泉川）
メンバーの意見を聞きたいときもRemottyで声をかけ、自分のチャットルームですぐにWEB会議を開くという。実際のオフィスで声をかけてミーティングするのとなんら変わらない気軽さだ。テレワークの状況下でも、新たなアイデアが生まれやすい場をきちんと確保していける。
東原の在籍するマーケティング企画室はチームで連携して行なう業務が多く、テレワークで目の前からメンバーがいなくなるのが心配だったという。しかしその不安も解消できた。
「以前おでこに冷却ジェルシートを貼っている人がいて、『体調が悪いんですか？』とチャットで尋ねたら、『単に暑いので』って（笑）。まるで隣席同士の会話ですよね」。顔が見えるからこその安心感。2人のやりとりはもちろんタイムラインでほかのメンバーも共有しており、社内で言葉を交わし合うようなイメージだ。「オフィスで誰かの雑談が耳に入るのと同じ。一緒に働いていると思えるような空気感です」（東原）
2人の話から伝わるのは、実際のオフィスでは当たり前に存在した人と人とのつながりを可能な限り再現している点への評価だ。テレワークで社員が感じる人恋しさや孤独感は、放置すれば組織への帰属意識が希薄になるおそれもある。そんな心の隙間を埋め、安心して働けるツールなのだ。
Remottyの画面「オフィススペース」では、メンバーの在籍状況がすぐにわかる。話しかけたい人の「席」をクリックしてチャットでき、会話はほかの人も閲覧可能。WEB会議室の設置もワンクリック。スケジュール管理アプリケーションとの連携で、全員の予定も把握できる。
使い勝手のよさをお客さまにも伝えたい
社内の一部の部署でスモールスタートしたRemottyだが、こうした好感触からさらなる導入部署の拡大という流れも予想される。そうした場合のための課題解決にも取り組み始めているという。今後、全社的な導入を視野に入れた際に課題になると泉川が予想するのが、適用する範囲の切り分けだ。
Remottyはオフィスの島をバーチャルで再現するので、例えば営業部門に導入する場合、一般の営業社員から営業課長までにとどめるのか、それともその上の営業部長を含めるのかが懸案事項となる。複数の部署を管理する役職者はRemotty上でも複数の部署を行き来が可能だが、かえって煩雑になるかもしれず、判断が難しい。
それに実際に使ってみなければ、よさが伝わらない面もある。泉川は「私たちの体感した使い勝手のよさをほかの社員にも伝え、共感を得ながら導入を支援できれば」と力を込める。さらに今後は、他社に向けても導入を提案していく方針だ。
東原は「パソコンで完結する業務や、物理的な距離がある組織横断型のプロジェクトなどでは、Remottyを使うことで組織への帰属意識が高まり、円滑なコミュニケーションにもつながります。これは生産性の向上に働きかける大きなメリットでしょう。お客さまにもぜひこのツールを体験していただきたい」と意気込む。
「自分たちが使ってみて、よいと感じた商品だからこそ、提供していきたいと考えています。自らの経験を生かしながら利点をしっかりとお伝えして、お客さまにもそのよさを体感してほしいですね」と泉川も力強く抱負を語った。
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本記事はD’sTALK Vol.50の掲載コンテンツです。
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