電子帳簿保存法の改正により、電子データを授受する全ての企業で改正法への対応が必要になりました。
本記事では、未だ電子データ保存に対応したシステムを導入できていない企業向けに、システムが無くてもできる暫定的な対応方法についてご紹介します。
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電子帳簿保存法の改正により義務化された電子データ保存
2020年12月10日に自由民主党・公明党より「令和3年度税制改正大綱」が公表されました。
令和3年度税制改正大綱には電子帳簿保存法の改正が盛り込まれており、2022年1月1日より電子取引書類の電子保存が義務化され、電子取引書類の出力保存が原則不可となりました。
また、令和4年度版では、電子帳簿保存法の改正における電子保存の義務化について2年の宥恕措置が盛り込まれています。
そのため、電子取引を行っている全ての企業で授受したデータの真実性や可視性を確保するためのタイムスタンプ付与や特定条件で検索ができる機能を備え付けるなど、2年以内に要件を満たすための対応が必要です。有効な対応策として改正した電子帳簿保存法の要件を満たすシステムを導入する方法がありますが、システムを導入するためには相応の時間や費用を要してしまいます。
そこで、次章では既存システムでできる暫定的な対応策についてご紹介します。
電子データ保存に対応したシステムを導入していない場合の暫定的な対策方法
電子帳簿保存法の改正要件を満たすためには、上述でも説明したように「タイムスタンプ付与」や「検索機能付与」への対応が必要です。ここでは、電子帳簿保存法の改正に対応したシステムを導入していない場合の暫定的な対応策についてそれぞれご紹介します。
タイムスタンプ付与への暫定対応
電子帳簿保存法では電子データの信頼性を確保するためにタイムスタンプを付与することが定められています。しかし、タイムスタンプを付与するシステムを導入していない場合には、「正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程」を定め、運用することで暫定的な対応ができます。
検索機能付与への暫定対応
電子帳簿保存法の検索要件では取引データにかかる取引年月日、取引金額、取引先の3つの条件で検索できる必要があるとされています。
この検索要件はExcelなどの表計算ソフトを使用することで暫定的な対応が可能です。
具体的には授受した電子データをPDFなどで保管する際に、ファイル名に「取引年月日、取引金額、取引先」等の必要情報を記載し、管理用の表計算ソフトに一覧表を作成することで検索要件を満たすことが可能です。
これらの暫定的な対策をすることで、新たなシステムを導入しなくても電子取引に対応できますが、新たなデメリットも生じてしまいます。
次章では、暫定対策によるデメリットについて説明します。
暫定方法を利用し続けることで生産性が大きく低下してしまう
前章でもご紹介したような暫定対応を続けるデメリットとして、生産性が大きく低下してしまうことが挙げられます。
あらゆる請求書や注文書に対して、通常の業務に暫定対応の手順を追加することになるため、どうしても手間がかかってしまいます。また、紙での保存も継続して行う場合は通常の業務に加えて、電子取引における上記の作業を行う必要があり、生産性が大きく低下してしまいます。
そのため、暫定的な対応をし続けるのではなく、本格的に電子保存に取り組めるように新たなシステムを導入することをおすすめします。
次章では、電子帳簿保存法の改正に対応したシステムについてご紹介します。
生産性を落とさず電子帳簿保存法の改正に対応！EdiGate for INVOICE
生産性を落とさず電子帳簿保存法の改正に対応できるシステムとして大興電子通信の「EdiGate for INVOICE」をおすすめします。
EdiGate for INVOICEではタイムスタンプを付与する機能や検索性の確保が可能となる機能が搭載されているため、電子帳簿保存法の改正要件を満たすことが可能です。また、PDF形式のほかCSV形式でも配信できるので、既存システムとの連携も可能です。
EdiGate for INVOICEについては以下リンクで詳しくご紹介していますので、電子帳簿保存法の改正に対応したシステムの導入を検討されている方は是非ご覧ください。
電子帳簿保存法の改正にも対応している「EdiGate for INVOICE」
電子保管サービスEdiGate for INVOICEについては下記よりご覧いただけます。
