PROBLEM 企業から提出された債権書類を本部で一括管理することを決定した同協会は、取り扱う書類の重要度や集中化した後の書類の閲覧性を勘案し、文書電子化・管理システムの導入

書類の本部一括管理開始に伴い文書電子化・管理システムを導入

長野県信用保証協会

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長野県信用保証協会様

  • 業種 各種業種
  • 部門・業務 電子帳票・帳票作成

長野県信用保証協会では、県内の中小企業が融資を受ける際の債務保証を行っている。企業から提出された債権書類を本部で一括管理することを決定した同協会は、取り扱う書類の重要度や集中化した後の書類の閲覧性を勘案し、文書電子化・管理システムの導入に踏み切った。
その導入効果はどのようなものだったのだろうか。

導入による効果

  • 火災などの書類喪失に対する危機管理能力の飛躍的向上

  • 少人数体制で8拠点の重要書類の集中管理を実現

  • 廃棄書類の分類効率化と正確性の向上

INTERVIEWインタビュー

書類の一括管理スタートに伴い文書管理システムを導入

 長野市をはじめ松本市、上田市、飯田市など県内に8拠点を持つ長野県信用保証協会。中小企業の委託に伴い、金融機関から融資を受ける際、融資の円滑化をはかるために信用保証を行うのが主要業務だ。そのため、中小企業から提出された申込書類や委託契約書、その他の添付書類といった「債権書類」等を確実な方法で管理、保管する必要がある。
 これまでは、各支店でこうした書類を管理していたが、書類の保管庫が耐火対応でない支店があるなど保管設備の災害対応がと統一化されておらず、改善策が検討されていた。各支店の設備を整備する案も出たが、入居ビルの所有者の多大な協力が必要なこと、莫大な費用がかかり現実的でないことから、これを断念。
「最終的に、耐火性能の高い保管庫がある本店で、8拠点分の書類を一括管理することを決定しました」
 そう語るのは同協会専務理事安藤隆夫氏だ。だが、一括管理を行うにあたり、新たな課題も浮上した。
 1つは、各支店に債権書類等がなくなってしまうため、支店の審査業務に支障が出てしまうこと。
 2つ目は、一括管理を行なう本店では、書類の入出庫や棚卸しなどの業務が集中するが、対応できる職員が少ないこと。
 そして3つ目は、本店と各支店間で重要書類送付が頻繁になるため、より厳密な管理と発送・受領業務が発生するという点だ。
 これらの問題を解決するために、2011年7月に文書電子化システム導入を決定。ベンダー各社から提案を募ってシステムの選定に入り、2012年3月にDAiKO案を採用することになった。

本部に設置されている高機能スキャナ。1日に500件分の書類をデータ化することも。

複数の書類を同時に確認できるマルチモニタ。「紙書類より作業がしやすくなった」と好評だ。

ユーザーの負担減が採用の決め手に

 採用の決め手は、操作性のよさや基本性能はもちろん、カスタマイズで独自機能を追加できるなど、希望に添ったシステム構築が可能だったことだという。同総務部電算室室長 柳町 重雄氏はこう語る。
「パッケージに業務内容を合わせることを主体とした他社の提案より、使用する側の負担が大幅に軽減できる点が魅力でした。また。DAiKOさんとは20年以上の付き合いがあり、安心して仕事を任せられるという信頼感がありました」
 今回導入したのは「文書受付」「文書電子化」「原本管理」の3システムだ。
 まず文書受付システムでは、企業から各拠点に提出された申請書類に管理用バーコード付きの入庫依頼書を添付し、バーコードを読み込んで本部へ発送したことを登録。書類を受け取った本部では同様にバーコードを読み込んで受付登録を完了する。
 本部に送付された書類は、文書電子化システムでデータ化される。スキャナーで書類に添付された入庫依頼書のQRコードを読み取ると、書類が電子化されファイル名を自動生成、データは指定フォルダへと格納される。各支店ではその書類データを検索、閲覧できるという仕組みだ。
 提出書類の原本を管理するのは、原本管理システムだ。保管庫内の各書類のファイルに管理用のICタグを貼付し管理用バーコードと紐付けすることにより、ロケーション管理を行う。ICタグにより重要書類原本の在庫管理を厳格かつ効率的に行うことができる。
 システム構築時は「書類の一括管理で生じる本部の業務負担を最小限に抑える」という点を重視した。たとえば原本とデータを連動させて庫内で当該書類がどこにあるかわかるようにするのはもちろんのこと、抜き出した債権書類が正しいかを再確認する手間をRFIDの活用で効率化したり、書類の向きやサイズ、カラーかモノクロかなどを自動判別できるスキャナーを選定したりするなどの細かい配慮がなされている。
 また本部、支店のほぼ全職員がPCで書類データを扱うことになるため、「複数の書類の同時確認が大変なのでは」という不安の声もあがった。だが2台のモニタを同時に使用する“マルチモニタ”を導入することで、この不安に対応した。

業務の効率化、省力化に寄与

 システム稼働からまだ間もないが、確実に運用し耐火書庫内の債権書類は増えている。
 システムの導入により、ほぼ増員なしに集中管理体制を実現している。もはや、文書電子化・管理システムなしには業務はできないというほど馴染んでいる。また、以前は年1回、支店総出で2〜3か月かけていた廃棄書類の分類も大幅に作業時間の短縮が見込め、本部の数名により短期間で完了できる見込みだ。
 さらに、新たに発生した重要書類の授受業務についてもシステムにより厳格に管理できるとともに、各拠点で管理していた書類がネットワークをまたがって管理できるようになった。
 今後はシステムのより高度な活用も視野に入れているよいう。
 現在、書類のデータ化については、画像ではなくテキストとして認識できるよう、OCR(Optical Character Reader:光学式文字読み取り装置)機能付きのスキャナーで読み込んでいる。これを生かし、書類の一部を抽出したり、社名や書類番号以外での検索を可能にしていきたいという。
 書類の一括管理を担う文書管理システムは進化を続け、省力化、効率化を推進していく。

DAiKOの想い

お客さまにとっての「使いやすさ」を追求

井堀俊彦

リーテル第二ビジネス部

「書類管理にあたるスタッフに負担がかからないシステムを」というご希望を踏まえたご提案を行いました。
現場のスタッフの方が、どのように作業なさるかを具体的にイメージし、操作性にも配慮しました。
使い勝手がよいとご好評をいただけ、大変嬉しく思います。

企業情報

長野県信用保証協会
協会名 長野県信用保証協会
概要 1949(昭和24)年3月設立。中小企業が金融機関から融資を受ける際の債務保証業務を行う。
本部 長野県長野市
拠点 松本、上田、飯田、諏訪、小諸、伊那、中野
URL http://www.nagano-cgc.or.jp/

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