PROBLEM 2005年4月に施行された個人情報保護法を受け、システムの見直し

学校内のキャッシュレス化・情報化で学生サービスの向上を実現
「個人情報に配慮し、安全性を高めました」

学校法人中西学園

COMPANY INFORMATION

学校法人中西学園様

  • 業種 文教

名古屋外国語大学、名古屋学芸大学・同短期大学部を運営する学校法人中西学園では、IT環境の整備に力を入れている。学生・保護者への情報サービスの徹底により、他校との差別化に成功。現在では学生の個人情報保護に配慮した新システムが稼働した。同学園のIT環境充実化の取り組みを紹介する。

導入による効果

  • 安全性の高さ、使用感のよさなど目に見えない部分のサービスも充実

  • 学生へのきめ細やかな情報提供も可能

  • 携帯電話やPCとの連携機能は残されており、自宅や外出先でも連絡の確認

INTERVIEWインタビュー

他大学に先駆け、先進的なシステム「Campus Information System」を導入

 東海地区唯一の外国語大学である名古屋外国語大学を有する学校法人中西学園。このほか名古屋学芸大学、同短期大学部などを運営する同法人では、以前からIT環境の充実に力を入れている。
 入学志願者の受け付けから採点、発表までを一貫してコンピュータ処理する入試システムや、学籍管理、授業料の徴収などの教務・経理業務を効率化するシステムを22年前から導入。PCルームや学内LANも他校に先駆けいち早く整備した。
 1988年の名古屋外国語大学設立時には、磁気カードを使ったキャッシュレス・システムを導入。学内でのみ使用可能なクレジットカード機能付きの学生証を発行し、専用バスの乗車賃や学生食堂、売店などでの支払いのキャッシュレス化を他校に先駆け実現した。
 支払い時には学生証を専用端末に読み込ませるだけでよく、代金は月末にまとめて指定の口座から引き落とされる。学生からは「現金を持ち歩く煩わしさがなく便利」、保護者からも「子供の大学生活が把握できる」と好評だ。
「少子化が進むなか、大学も学生にとり魅力的なサービスを提供することが必要です。その一環としてスタートしたのが、このシステムでした」
 そう語るのは同学園の法人事務局 電算システム室室長 望月 達彦氏。
 今でこそ学内キャッシュレス化を導入する大学も多いが、当時は他に類を見ない先進的なシステムだった。だが、同学園の試みはこれだけでは終わらなかった。
 1997年にシステムのリニューアルを行い、新たに学生への情報伝達システム「Campus Information System」を導入。掲示板の電子化とモバイル端末との連動を行った。それまで教務担当者が紙に書いて張り出していた休講情報や連絡事項を、学内4か所に設置した42インチプラズマディスプレイに表示。同時にその情報を携帯電話や自宅のPCからも閲覧できるようにしたのだ。
 これも場所を選ばず必要な情報を入手できると学生に好評を博した。また、伝達メモの作成や掲示の手間が省け業務効率の向上にも寄与した。
 だが2005年4月に施行された個人情報保護法を受け、システムの見直しが必要となった。磁気カードからICカードへの切り替えを検討していたこともあり、2006年6月、システムの再リニューアルが決定した。

ICカードを利用するシステムにリニューアル。学生サービスを大幅に向上

 再リニューアルにあたっては3社の提案を検討し、その中から大興電子通信の案を採用した。キャッシュレス・システム導入時から開発し、業務全体を熟知していること。これまでの信頼関係が決断の鍵となった。
 今回のリニューアルで、まず実現したかったのがSuikaやEdyなどにも使用されている非接触型ICカードへの切り替えだ。ICカードは磁気カードに比べセキュリティ機能が高く、データ破損の可能性も低い。また、端末機に挿入する必要がなく使いやすいという利点もある。
「安全性の高さ、使用感のよさなど目に見えない部分のサービスも充実させたかったのです」(望月室長)
 また新システムでは大型ディスプレイでの情報公開をやめ、学内の各所に設置されたポータル情報端末を利用して各個人が連絡を確認する形式に変更した。さらにこれまで独立していた教務関係のシステムと連携させ、学生へのきめ細やかな情報提供も可能にしている。
 さらに、学生証を端末にかざすだけでその学生あての連絡事項がすべて表示されるようになった。例えば休講情報を確認するときに「学生課に落し物が届けられています」など、その他の連絡事項も自動的に確認できる。電子掲示板とは異なり、確認漏れも少なくなる。
 もちろん携帯電話やPCとの連携機能は残されており、自宅や外出先でも連絡の確認が可能だ。

異なるシステムと連携。ICカードの利用範囲を広げ、快適なキャンパスライフへ

 しかし、リニューアル作業は一朝一夕に完成するものではない。「苦労も多い」と電算システム室係長の瀬戸口 長氏は語る。
 まず、すべての端末が新しくなるため、機器の設定だけでも膨大な作業量になっている。そのうえ、新たな課題も浮上した。
 実はキャッシュレス・システムのなかでも、バスの乗車賃だけはバス会社が運用する別のシステムで稼働していた。今回のリニューアルにあたり、システム同士を連動させるため、それぞれの開発担当者が打ち合わせを繰り返し、仕様の調整にあたったという。
「大興電子通信が前面に立ってバックアップしてくれたので、準備は着実に進みました。学生がリニューアルしたことに気づかないほどスムーズに移行できたと考えています」(瀬戸口係長)
 望月室長はリニューアルにより「さらにシステム活用の幅が広がる」と期待を寄せている。今後は、授業の出欠や校舎の入退出管理などにもICカードを活用していく意向だ。
 時代の流れとともに進化を遂げる同法人のシステムは、これからも学生たちの快適なキャンパスライフを支えていくだろう。

DAiKOの想い

旧システムのよさを生かしつつ、新たなニーズを反映

三田孝夫

名古屋支店

無事、新システムも稼働しましたが、今後もお客様のニーズにこたえられるよう、きめ細かな対応を心がけたいと思います。
今回はリニューアルということもあり、旧システムの仕組みを生かしつつ、新たなニーズにお応えできるシステムをご提案しました。

企業情報

法人名 学校法人中西学園
学校概要 「人間教育と実学」を建学の精神に、名古屋外国語大学をはじめとする3大学のほか、名古屋市内で5校の専門学校、菱野幼稚園を運営している。大学内に最先端のIT環境を整備し、高度な情報教育で注目を集めている。
所在地 愛知県日進市

URL

名古屋外国語大学

http://www.nufs.ac.jp/index.html

URL

名古屋学芸大学

http://www.nuas.ac.jp/index.html

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