導入ソリューション
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PROBLEM 毎月の給与明細発行にかかる業務負荷軽減やコスト削減

給与明細のWEB配信で業務負荷とコストを大幅に削減

株式会社ラウンドワン

COMPANY INFORMATION

株式会社ラウンドワン様

  • 業種 流通・サービス・運送業
  • 部門・業務 人事・給与

日本・米国でボウリングをはじめとする屋内型複合アミューズメント施設を運営する株式会社ラウンドワン。1万人を超えるスタッフを擁する同社では、毎月の給与明細発行にかかる業務負荷軽減やコスト削減のため、WEB給与明細システムを導入。その効果やシステムの魅力について聞いた。

導入による効果

  • 各種明細のWEB配信により、年間800万円以上相当のコスト削減を実現( 用紙代、印刷代、発送費用、人件費概算等相当コストを含む)

  • 給与確認から各店舗への発送まで、3名がかりで3営業日をかけて行っていた業務が、わずか1時間で完了。

  • 各スタッフが必要なときに各種明細書や支払調書を確認できるようになり、紛失時再発行の手間がゼロに。

INTERVIEWインタビュー

入退職・異動の多い中、毎月1万枚を超える給与明細発行が大きな負担に

ボウリング、アミューズメント(ゲーム)、カラオケ、スポッチャ(スポーツ・チャレンジ)などの総合レジャー施設を運営する株式会社ラウンドワン。テレビCMでもおなじみの業界最大手だ。
 日本で113店舗、米国で10店舗を展開し、1万名以上のスタッフが在籍している同社では、以前より毎月の給与明細発行業務に多大な時間とコストを割いていた。印刷費や発送代などに毎月40万円以上の費用がかかったうえ、給与明細の作成から発行までの業務を総務スタッフ3名が3日かけて行っていたという。
 また、当時、給与明細は本社でデータ作成して外注先企業へ依頼し各店舗へ郵送、店舗支配人が各スタッフに配布していた。だが、退職者や長期休暇中のスタッフが受け取りにこない場合も多く、店舗内での明細管理に頭を悩ませていた。
 さらに明細を受け取るスタッフ側も、勤務日によっては給与支給日当日に明細を確認できない、紛失時は支配人経由で本社に再発行の依頼をしなければならないなどの不便を感じていた。
 こうした状況を受けて、数年前から『課題解決のために何とかできないか』という声が社内で上がりはじめたという。ちょうどインターネット経由で配布した明細を各人がPCやモバイル機器で確認するWEB給与明細システムが認知されはじめた時期でもあり、経営層も導入に前向きだった。だが問題となったのが、明細に同封していた自社施設利用時の「従業員特別割引クーポン」の存在だ。
「パッケージシステムをカスタマイズしてクーポンに対応すると、導入コストが5倍に跳ね上がる見積書を出してきたベンダーもありました。しかしクーポンが紙対応のままでは、コストや業務負荷を削減できないため、いったんはシステム化を見送らざるをえませんでした」
 そう当時を振り返るのは管理本部 総務部 次長の竹原 健一氏だ。だがその後も竹原次長はシステム化に向けて、様々なパッケージ製品の情報収集を続けていた。最終的にクーポンについては、導入済みのお客さま向けクーポン専用システムの一部を改修しWEB 上での配布と店舗での利用が可能となることが分かった。そしてDAiKOの『i-Compass WEB 給与明細』に出会い、2013年春にシステム導入に向けたプロジェクトが再始動することになった。

大きなボールの中に人が入ってサッカーを楽しむバブルサッカー。ぶつかっても衝撃が少なく安全。

ラウンドワンの象徴ともいえるボウリング。キッズ用レーンもあり、家族揃って楽しめる。

世界選手権で使用されている最高品質のテーブルで、本格的なプレイを楽しめるビリヤード。

機能と操作性、柔軟な対応が採用の決め手

5年にわたって情報収集した18社分のシステムについて、機能、コストなどの面から徹底的に検討。最終的に採用したのが『i-Compass WEB 給与明細』だ。
 採用の決め手の一つは、標準機能が充実していたことだ。
 このシステムでは、給与明細の確認だけでなく、源泉徴収票や給与の支払証明書もWEB から各自ダウンロードが可能だ。以前はこれらが必要なときには、本社に発行を申請、総務部で発行の手配をしなくてはならなかったが、その手間が省ける。また各種連絡事項の配信なども可能で、総務部、スタッフともに負担を大きく減らせると考えた。
 二つ目の決め手は「操作性の良さ」。情報を配信するホストPCの操作画面、各スタッフが使用するスマートフォンや携帯電話などの確認画面。どちらもシンプルで、使い勝手が良く、PCなどの操作に慣れていないスタッフでも直感的に使いこなせる。
「従業員が見る明細画面はもちろんだが、給与担当者から見たときに管理画面が一番分かりやすかった。使用者の立場に立った操作性は非常に高評価でした」(竹原次長)
 そして最も大きかったのが「細かな要望にも柔軟に対応してくれるDAiKOの姿勢」だった。
「たとえば割引クーポンは他のベンダーが開発した別システム上で稼働していますが、クーポンのダウンロード用パスワードと給与明細確認用のパスワードを連動させたいといったこちらの希望にも対応してくれ、満足のいくシステムに仕上がりました」(竹原次長)
 こうして検討開始から足掛け5年にわたる準備期間を経て、念願の新システムが稼働を開始。2014年10月末のことだ。

コストと業務負荷の大幅削減に成功

導入から1年以上が経過し、システムは順調に稼働を続けている。多くの効果をもたらし、導入のきっかけとなった社内の課題を解決した。
 なかでもコストと業務負荷の削減効果は大きい。
 用紙代や印刷代、発送費用400万円のほか、明細発行や再発行、保管管理にかかわっていたスタッフの人件費を合計すると、少なくみて年間800万円以上はコストが削減できている計算だ。総合的な効果も入れると実質的に年間約1000万円程度はコストダウンに成功したことになる。
「店舗支配人からは、明細の再発行手続きや管理などに割いていた時間がなくなり、その分接客業務が行えるので、これまで以上にきめ細かなサービスを提供できるようになったとの声も多く上がっています」(竹原次長)
 また受け取るスタッフにとっては、紛失の心配がなく、必要なときに確認できるのが一番のメリットだが、それ以外にも様々な利点がある。
 たとえば2年前までさかのぼって給与を確認できるので、月々の出勤日数の確認などにも利用できる。また、給与が扶養控除範囲内の103万円、社会保険扶養基準内の130万円内に収まっているかの確認も容易に可能。特に学生・主婦層のスタッフから好評だという。また米国赴任者や日本全国を飛び回るサポー
トスタッフもとても喜んでくれた。
 導入前は、パスワード紛失に対する問い合わせが総務部に多く寄せられるのではと危惧していたが、それも杞憂に終わった。メールアドレスを登録すれば、すぐにパスワードを再設定できる機能が装備されているからだ。
 ただ、メールアドレスを登録していないスタッフも多く、問い合わせがゼロになったわけではない。
「今後はいかにメールアドレスの登録を増やし、情報発信を強化していくかが課題です。また給与明細の右下(振込額)だけではなくすべて見てほしい」(竹原次長)
 問い合わせ対応の簡便化だけでなく、今後システムを発展的に活用し、業務連絡の配信や災害時の安否確認、将来的には教育ツールとの連携などにも役立てたいと考えているからだ。
 今後は『i-Compass WEB 給与明細』が、コストと業務負担を削減していくだけでなく、従業員ひとりひとりとつながる
コミュニケーションツールとしての一翼も担っていけたらと考えている。

管理本部 総務部 次長 竹原健一氏

DAiKOの想い

ご要望にお応えできるように柔軟な対応を心がけました

山本香保里

名古屋支店

競合が多いシステムですが、画面と操作性の良さを評価していただきました。
また、お客さまが求められる機能を実現できるよう柔軟な対応を心がけた結果、「便利になった」とのお声をいただき、嬉しく思っています。

企業情報

株式会社ラウンドワン
社名 株式会社ラウンドワン
会社概要 1980(昭和55)年設立。
ボウリング、アミューズメント、カラオケをはじめ、スポーツを中心とした時間制の施設等、地域密着の屋内型複合アミューズメント施設の運営を行っている。
本社 大阪府堺市
URL http://www.round1.co.jp/

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