顧客から注文を受ける段階から、ときには出荷までの広いプロセスを管理するのが受注管理です。生産管理や在庫管理などにも大きく影響するため、受注管理には特に正確さが求められますが、その分工数が圧迫されることもあります。
今回は、そのような受注管理をサポートする「受注管理システム」の概要や導入メリット、システム選びのポイントについてご紹介します。
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受注管理の位置付け
受注管理では、顧客から注文を受け付けた際にその情報の記録を行います。ただし、受注管理はその後のさまざまな工程に大きく関わってくることから、企業によっては出荷管理の領域までを受注管理として扱うこともあります。
受注管理は、在庫からどれくらいの商品を出荷すればいいのか、どの程度の量の商品をいつまでに製造すればいいのか、そのためにどれくらいの部品や材料を発注すればいいのかなど、さまざまな業務に紐付いています。そのため、ここで正確な情報を共有できなければ、納品が遅れたり過剰な生産・在庫によりキャッシュフローが滞ったりと、企業の営業活動に支障が出ることになります。
近年は多くの受注管理システムが登場していることで、紙による管理から脱却して生産性の向上に努めている企業が増えています。また、その後のさまざまな業務管理をまとめて一元管理できるようなシステムも多く登場しています。
受注管理システム導入のメリット、デメリット
ここでは、受注管理システムの導入メリットとデメリットをそれぞれご紹介します。
メリット1：工数の削減
受注管理システムで最大の特徴と言えるのが、作業の自動化です。例えばWebサイトから注文できるようなシステムを構築していれば、注文情報をシステムへ送信して自動で記録し、データを次のプロセスへ渡すというようにほぼ完全な自動化を組むことも可能です。これにより、作業者の負担が大幅に軽減され、工数の削減となります。
メリット2：ミスの防止
受注管理システムでは、機械による管理を行うことで人為的なミスを大幅に減らすこともできます。入力ミスが発生すれば、場合によってはその後の工程で修正するために多大な労力を必要とします。受注管理システムでは最低限の管理ルールを設けておくことで、ミスによるロスを極力抑えることが可能です。
メリット3：人件費と消耗品の削減
受注管理システムでミスが減り、工数が削減されれば、カットすることが難しいと言われている人件費の削減につながります。また、これまで受注管理に当てていた工数を別の業務に回すことができ、生産性の向上や業務内容の改善にもつながります。管理をデータで行うようになれば、紙やトナー代など消耗品の削減にもつながります。
デメリット1：導入コストの発生
受注管理システムを導入するとなると、その分の導入コストが発生します。システム自体の費用だけでなく、導入に際してどのような費用が発生するかを事前に把握しておくことが大切です。
デメリット2：導入ハードルの高さ
紙からデジタルへの移行、あるいは既存のシステムからより汎用性の高いシステムへの移行には多くの労力を必要とします。システムの変更には多くの社員の協力が必要な他、現状の生産活動を止めることもできないため、入念な準備が必要です。
受注管理システムを選ぶ際の2つのポイント
さまざまな受注管理システムがある中、自社に合ったシステムを選ぶには、以下の2つのポイントを参考にしてみてください。
システムは誰にとっても使いやすいか
システムの導入にあたり、ITリテラシーの高くない社員も扱うことになるかもしれません。選定の際は、機能はもちろんのこと、操作性が良く誰にとっても使いやすいシステムかどうかもチェックしましょう。
在庫管理などとの連携が可能か
在庫管理や生産管理、発注管理など、受注以外にもさまざまな業務プロセスで管理が行われます。受注管理システムを選ぶ際は、その他の管理システムとの連携ができるかどうかもチェックしましょう。自社にとって必要な管理システムとの連携が可能かどうかも重要なポイントです。
部品表をベースにした管理システム「rBOM」
大興電子通信でも、受注管理を可能とする「rBOM」を提供しています。
rBOMは、特に製造業にて重要となる部品表を中心に構築したシステムで、個別受注生産や多品種少量生産において高い利便性を誇ります。受注管理を含め、営業活動におけるすべてのプロセスを一元管理することが可能なため、どのプロセスの担当社員からもいつでも同じ情報を参照・管理することが可能です。
受注管理システムで収益の増加につなげよう
受注管理システムは導入時のハードルの高さはありますが、自社に合った製品の導入が実現できれば、業務効率化やコスト削減、生産性の向上が期待できます。さらに、生産性が向上すれば収益の増加にもつながり、企業としての成長を促進することも可能です。
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