生産管理

在庫管理の適正化!棚卸資産のマネジメントと現品管理の基本

モノの移動を管理する在庫管理は企業にとって非常に重要ですが、問題を抱えているケースも少なくありません。多すぎず、少なすぎず在庫を持つためには、基本的な在庫管理のやり方を押さえておく必要があります。

ここでは在庫管理の基本である、棚卸資産のマネジメントと現品管理の方法を中心に、在庫管理の失敗例と環境づくりに役立つシステムを紹介していきます。

在庫管理が企業の資金繰りを左右する

物販や製造業界では、商品や部品といったモノの適切な在庫管理が必要不可欠です。ここでは、在庫管理の必要性を説明していきます。

在庫管理は企業経営の中でも重要

正確な在庫を把握するためには、適切な在庫管理が必要ですが、重要視されているのはそれだけが理由ではありません。過剰に在庫を抱え込んでしまうと、お金の流れが滞ってしまいます。利益がすぐにあがらなくても会社は倒産しませんが、在庫が長く滞ると、倒産のリスクを高めてしまうことも考えられるのです。

  • 在庫が多い
  • お金の流れ(キャッシュフロー)が少ない
  • 運転資金が確保できない
  • 倒産

こういったケースもあるので、在庫がいまどれだけあるのか、在庫が多すぎないかの把握は重要です。

適切な量の在庫を管理

過剰な在庫はキャッシュフローの滞りを意味しますが、在庫が少なすぎてもいけません。例えば、製造途中にミスやロスが発生した場合、原材料となる資材がなければ製造が止まってしまいます。そうしたトラブルを防ぐためにも、スケジュールと必要数を確認して在庫の調整をすることが大切です。

また、スケジュール通り資材が届いているのか、どこに保管されていて何に使うのか、部門や担当者をまたいで確認できる環境を整えましょう。そうしておくと、まとめ買いした在庫が余っている状態で新規の仕入れをすることを防いだり、誰が発注したのか不明な迷子部品が生まれたりすることを防ぐことができるでしょう。常備品であっても、「この量を超えたら過剰在庫になる」・「この量なら発注する」といったように数値化して確認しておくことが大切です。

棚卸資産を把握することの重要性

適正在庫を知るためには、棚卸資産の管理と現品管理の基本を押さえている必要があります。棚卸資産の管理と現品管理ができていないと生じる問題について見ていきましょう。

棚卸資産と現品管理とは?

キャッシュフローの回転を考える上では、商品を製造、または仕入れてからどれくらいの期間で販売できるかを把握することが需要です。このことを在庫回転期間といいます。在庫回転期間の計算方法は、以下の計算式で算出することができます。

棚卸資産 合計/売上高(年間)= 在庫回転期間(年)

このときに必要なデータである棚卸資産とは、価値を持つ在庫のことです。完成品だけではなく、作りかけの仕掛品や原材料も含む在庫を指します。棚卸資産を把握することで在庫が入れ替わっている、つまりお金に替わっている回数が分かるのです。

棚卸資産を正確に把握するためには現品管理をする必要がありますが、現品管理とは「何が」・「どこに」・「どんな状態で」・「どれくらい」あるのかデータで管理することです。原材料が製品化されたらその量も状態も変わりますが、現品管理がしっかりされていれば適切な日に原材料を発注し、補給しておくことができます。

現品管理ができていないとどうなる

現品管理が正しく行われ、棚卸資産を把握し、正しい在庫回転率を知ることが在庫管理の理想的なやり方ですが、管理が複雑化し、悩みの種になっている企業も多く存在します。スタッフが重要性を理解していない、もしくはミスしやすい環境になってしまっていると、不正確なデータが発生する状況が生まれます。そうなると、

  • 「データと実在庫の状況が合っていないことが多いから何度も自分の足で確認しに行く」
  • 「顧客が欲しい商品がデータ上ではあるはずなのにどこにあるか分からない」

このようなケースが発生します。また、棚卸資産を把握していないがために、「人気商品なのに原材料の発注をしておらず、売上のチャンスをのがして機会損失になった」という状況が発生してしまいます。棚卸資産のマネジメントと現品管理は基本なので、ポイントを押さえておくことが重要です。

在庫管理によるメリット

適切な在庫管理を行うと、さまざまな面からキャッシュフローの改善が期待できます。なぜ在庫管理がキャッシュフローを良くするのか、在庫管理がもたらすメリットについて説明します。

生産性の向上

在庫管理をすると「足りていない物は何か」「いま、何を製造すべきか」が明確になります。余剰在庫がある製品やニーズのない製品に費やしていた人員と時間を現在必要な製造に注力できるため、生産のリードタイムが短くなり納期を短縮することが可能です。原材料や製品を長く手元に置くことによる劣化防止にもつながり、品質の安定も見込めます。

余剰在庫の削減

在庫状況を正しく把握して管理することで、「足りなくなるかもしれないから」という不安に基づく必要のない発注を防止することが可能です。在庫管理を続けると需要予測が立てやすくなるため、欠品を防ぎつつ余剰在庫を削減できるのです。

管理コストの削減

在庫管理によって余剰在庫を削減することは、不要な仕入れや製造を抑制することにつながります。無駄な仕入れと製造にかかる費用はもちろん、余剰在庫を保管するための管理コストも発生しません。余剰在庫にかけていた費用を現金で手元に置くことができ、キャッシュフローの改善につながります。

 

5Sを押さえて現品管理をする

棚卸資産の把握と現品管理の手順を整え、機会損失を起こさないようにするために、企業ができることは在庫管理の基本を押さえておくことです。実際の現品管理の手法にも使える考え方です。

在庫管理における5S

整理

整理のされていない環境では、「倉庫に使われていないオフィス機材などが積み重ねられてしまう」、「運転在庫が不要在庫に変化し放置されてしまう」などの状況が発生してしまいます。不要な物は整理して処分するなどの対応が必要です。

整頓

在庫がすぐに取り出せる、また、個数が把握しやすいよう置き場所が整頓されている状態が求められます。ラベリングも行い、データと実在庫数の把握をしやすくするべきです。

清掃

在庫の保管場所にゴミが溜まった状態だと、火災をはじめとする異常が発生しやすくなります。それを避けるために、定期的にゴミを片づけて点検することが大切です。

清潔

定期的に清掃するだけでなく、清潔な状態を保てるように環境を整えなければなりません。整理・整頓・清掃の循環をうまく回し清潔な状態を保つことが重要です。

整理・整頓・清掃は、管理する人・実践する人がそれを意識し継続することが重要です。スタッフへの5Sならびに在庫管理に対する教育を実施し、管理への意識を定着させることが求められます。

現品管理をする上での注意点

5Sを徹底するのは難しいものです。そしてどんなに経験が長いスタッフがいたとしても、ヒューマンエラーは起こってしまいます。それは「ヒト」のせいではなく、「環境」が生んでいるエラーの場合もあるのです。

現品管理でよく起こるミス

整理・整頓をして保管場所を決めたら、そこから出入庫する際に伝票に記入し、データと実在庫を照合させるのが在庫管理の基本的な方法です。しかし、たくさんの人が働く現場では簡単なことでも間違いが発生してしまい、以下のようなヒューマンエラーが起こる可能性もあります。

  • 「伝票をなくしてしまった」
  • 「2人で在庫を数えていたのでデータが二重入力になり実在庫数と合わない」
  • 「在庫管理におけるルールの認知がベテランと新人スタッフで異なる」

管理しやすい環境の一例

ヒューマンエラーを極力なくしていくためには、環境づくりとスタッフ教育の連携が必要です。

  • 出入庫管理の共通認識
    まずは、基本的な出入庫のやり方をベテランと新人スタッフの間で共通認識を持てるようにします。
  • ルールの簡素化
    管理が難しいルールになっているのであれば、改善の余地があるでしょう。
  • 棚卸期間サイクルの短縮
    棚卸を短い期間サイクルで実施することで、正確な棚卸資産を把握しやすくなります。
  • 保管場所の分類
    モノを保管する環境を分類しておくことも大切で、エリア・エリアの中の棚・棚の中の仕切りというように、大から小へ順番に分類していくと誰でも分かりやすく出入庫ができます。

システムを活用した在庫管理のやり方

当然ながら、手作業よりもシステムを活用することで管理業務は効率化され、ヒューマンエラーの削減に繋がります。

ミスのない環境づくりにシステムを活用

手作業や紙の管理でも在庫管理は可能ですが、扱うモノが多ければミスも発生しやすくなります。単純な作業でもミスが発生してしまうのは、「リアルタイムで記入ができていない」「手間がかかる」などの理由があります。

システム活用のメリット

入力ミスを防ぐ

数字やアルファベットで構成された伝票は手動で入力すると間違えやすいですが、バーコード読込であれば記入・入力のミスは発生しません。特に、大量に資材を受け入れるときなどは、手早く作業を済ませることができます。

リアルタイムで情報共有ができる

資材の手配状況や納期管理、現在庫と在庫予測といった情報は案件ごとに日々動いています。そうした情報をリアルタイムに共有することができれば、問題の未然防止にもつながります。特に個別設計生産では部門間の情報を一元管理・共有することで、生産性の向上や確認、意思決定のスピード向上につながります。

環境にあったシステムを選ぶ

在庫管理をシステム化するにあたって、考えなくてはならないことが導入形態です。システムにはオンプレミス型とクラウド型がありますので、それぞれの特徴を把握し企業や現場の環境とニーズに適したシステムを選択してください。

オンプレミス型

自社でサーバを設置し、システムベンダーから購入したソフトウェアをインストールして運用を行うのがオンプレミス型です。カスタマイズの自由度が高く、大規模環境への導入に適しています。
ただしサーバ、ネットワーク機器、ソフト、ライセンスなどを購入してネットワーク環境を整備する必要があるため、初期費用が高額になりやすく導入にも時間がかかります。自社内でクローズするため、運用管理業務や独自のセキュリティ体制も必要です。

クラウド型

インターネット経由で外部リソースを月額もしくは年額で利用してシステム構築を行うのが、近年急速に普及を果たしているクラウド型です。初期コストが無料もしくは低額で、アカウント登録後すぐに利用可能です。運用管理業務が発生しないため、本来の業務に注力できる点も大きなメリットです。外出先などでのモバイル利用も可能です。

導入効果の最大化を図るには

在庫管理システムを導入しても、適切に運用することができなければ大きな効果は望めません。導入効果の最大化を図るためには、従業員への働きかけが必要不可欠です。

導入目的の明確化と共有の徹底

導入効果を得るためには、現状を正しく把握してデータを在庫管理システムに移行しなくてはなりません。加えて、導入後にも適切な運用が必要です。従業員にとっては一時的に業務が増大し、新たに覚えて実行しなくてはならないルールとタスクが増えることになります。導入前に「なぜ在庫管理システムを導入するのか」「導入によってどのような効果が望めるのか」を明確にして共有し、従業員の理解を得ましょう。「余剰在庫がなくなることでキャッシュフローが良くなる」といった会社目線のメリットだけでなく、「仕事を効率化して従業員の負担を軽減する」といった従業員にとってもメリットのある導入目的を明示することが重要です。

従業員教育

システムの導入効果を最大化するためには、運用のルールを定めてそれを全員が守ることが求められます。導入目的の共有とともに、ルールが遵守されるように従業員の教育を行いましょう。加えて、ルールは従業員からのフィードバックなどを取り入れて、定期的に修正して更新することが必要です。

基本を押さえ、正しい現品管理・棚卸資産のマネジメントをしましょう

利益を正確に把握し、改善を行うためにも在庫管理は非常に重要です。企業によってモノを管理する場所や方法も違いますが、基本的な5Sを押さえ、必要に応じて自社の環境にマッチするシステムも活用しながら正しい現品管理・棚卸資産のマネジメントを行いましょう。

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