企業の基幹となる業務をシステム化し、効率化やミスの削減などを目指したものが「基幹システム」です。基幹システムは大企業を中心に導入されていますが、中小企業においても多大な効果が期待できます。今回は、基幹システムの基本的な特徴やERPとの違い、導入のメリットなどについてご紹介します。
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基幹システムとは
基幹システムは、企業の基幹となる業務をコンピュータで管理しようとするシステムの総称です。基幹システムという決まった枠組みやパッケージがあるわけではなく、基幹システムというカテゴリの中に販売管理システムや購買管理システム、在庫管理システム、会計システム、人事給与システムなどが含まれています。
業種によって基幹とする業務は異なるため、基幹システムと一口に言っても、どの業種で使われているかによって変わります。例えば、会計システムや人事給与システムは多くの業種にとって基幹システムとなりますが、在庫を持たない業種にとって在庫管理システムは基幹システムではありません。また、製造業においては他の業種と違い、生産管理システムが基幹システムとなります。
どの基幹システムも業務の効率化を目指したもので、人力で行っていた業務をシステム化することで工数の短縮や人為的ミスの削減が可能です。
基盤システムとの違い
基盤システムとは、企業が業務を運用する際に使用するシステム全体の制御や最適化を図るためのシステムで、土台となるITインフラストラクチャ全体をサポートします。
基幹システムやその他のアプリケーションがスムーズに動作し、セキュリティが維持されるよう設計されており、「サーバー、ネットワークインフラ、OS、データベース、バックアップシステム」などが基盤システムに含まれます。あらゆるシステムやアプリケーションを制御し、安定したインフラ環境を整える役割を担うのが基盤システムです。
ERPとの違い
基幹システムと混同されやすいものとして、ERP（Enterprise Resource Planning）があります。「企業資源計画」と訳されるERPは、企業が保有する基幹システムといった複数の資源を1つに統合し、情報を一元管理することで経営分析に活かせます。これにより、どの部署からも共通の情報が参照できるようになります。
一方の基幹システムは、販売管理システムや生産管理システムとしてそれぞれが独立して稼働します。データを連携することでERPのように稼働させることは可能ですが、基本的には個々のシステムを指す言葉です。ERPは企業の業務全体をカバーする大規模なシステムとなるため、導入障壁を考えると基幹システムのほうが導入しやすいと言えます。
ERPの詳細は以下記事にまとめていますので、あわせてご覧ください。
情報系システムとの違い
基幹システムに対して、情報系システムという言葉が使われることがあります。言葉だけでは分かりにくいですが、基幹システムは基幹であるため「これがなければ困る」というものである一方、情報系システムは「なくても良いがあれば便利」というものです。言い換えれば、基幹システムはトラブルで停止すると非常に困りますが、情報系システムは停止しても基幹システムと比べると影響は少ないです。
情報系システムには、例えばスケジュール管理システムやグループウェア、メールシステムが含まれます。導入することで業務効率化が図れる点は同じですが、基幹システムと比べると業務への影響度が低いため、導入障壁は基幹システムよりも下がります。
| 項目 | 基幹システム | 情報系システム |
| 定義 | 組織の主要な業務プロセスをサポートし、管理するために設計されたシステム | 情報に関連する一般的な業務プロセスをサポートするシステム |
| 主な焦点 | 主要な業務プロセスとその効率的な実行 | 情報の処理、保存、伝達、アクセス、分析など情報のライフサイクル全般 |
| 重要度 | 高い トラブルで停止すると被害は甚大に |
低い トラブルで停止しても、基幹システムと比べて影響は少ない |
| 例 | 販売管理システムや購買管理システム、在庫管理システム、会計システム、人事給与システムなど | スケジュール管理システムやグループウェア、メールシステムなど |
基幹システム導入の２つのメリット
基幹システムを導入することで得られるメリットは、大きく以下の2つにまとめられます。
業務の効率化、標準化
基幹システム導入における大きなメリットの1つが、業務の効率化です。例えば在庫管理システムであれば数値をコンピュータに入力するだけで入出庫の管理ができるようになり、手間が大幅に削減されます。購買管理システムと連携できれば、仕入れがあったときに自動的に在庫管理システムの数値も更新されます。
業務効率化により、業務内容がシンプルになれば新人が覚えるべき内容も少なくなり、新人とベテランの質の標準化にもつながります。
経営状況の可視化
基幹システムを導入すれば、購買や在庫、生産、販売といった情報がデータで閲覧できるようになるため、経営状況の可視化につながります。基幹システムではリアルタイムに情報を更新・共有することが可能なため、状況に変化があったときにも素早い経営判断につながります。
基幹システムの主な種類
ここでは基幹システムの機能について、種類別にご紹介します。
| 種類 | 中分類 | 詳細 |
| 生産管理システム | ー | 生産計画、製造プロセス管理、品質管理、資材調達など、製品生産に関連する業務プロセスを効率化し、追跡 |
| 販売管理システム | 見積管理 | 見積の作成 |
| 受注管理 | 注文の受け入れと処理 | |
| 売上管理 | 売上記録と請求書発行 | |
| 購買管理システム | 発注管理 | 発注の処理と納品スケジュールの管理 |
| 出荷管理 | 出荷・納品の管理 | |
| 在庫管理システム | 在庫検索 | 製品や管理場所の在庫数を管理し、検索可能に |
| 棚卸 | データと現物の数量の管理 | |
| 在庫調整 | 抱える在庫を出荷量に合わせて調整、最適化 | |
| 会計システム | ー | 取引情報の管理および経営最適化のための財務情報の管理 |
| 人事給与システム | ー | 採用管理や人事評価、給与計算など、従業員の一連の人事情報を管理、人的資源の活用、最適化 |
| 労務管理システム | ー | 勤務スケジュールの作成、労働時間記録、有給休暇管理など、労働者の勤務と給与に関連する業務を効率的に管理 |
生産管理システム
生産計画、製造プロセス管理、品質管理、資材調達など、製品生産に関連する業務プロセスを効率化し、追跡するためのシステムです。
販売管理システム
見積管理、受注管理、売上管理など、販売に関連する業務を処理・管理するためのシステムです。
購買管理システム
発注管理や出荷管理など、組織の発注から支払いまでの購買に関する一連の業務を管理・効率化するためのシステムです。
在庫管理システム
在庫の過不足をなくすために、正確な在庫品目と数量を追跡し、在庫の受け入れ、出荷、品質管理、棚卸などを把握・管理するためのシステムです。
会計システム
取引情報や財務情報など、企業のお金のやりとりを管理するシステムです。財務諸表を作成して企業の財務状況を明確化し、経営判断に必要な情報を管理するなどの機能があります。会計システムだけでなく、販売や人事給与のシステムと連携できるものもあり、業務効率化につなげることができます。業務連携を可能にする会計システムは下記URLからご覧いただけます。
人事給与システム
人事給与システムとは、採用管理や人事評価、給与計算など、従業員の採用から異動、退職までの一連の人事情報を管理するためのシステムです。近年、この管理システムを導入し、人的資源を活用した経営戦略を進める企業が増えており、電子化することで業務効率化やコスト削減を実現しています。システムの詳細は下記からご覧ください。
労務管理システム
勤務スケジュールの作成、労働時間記録、有給休暇管理など、労働者の勤務と給与に関連する業務を効率的に管理するためのシステムです。
基幹システム導入前に知っておくべきポイント
基幹システムは便利なシステムですが、現在の業務フローをデジタルに置き換える作業が必要なため、気軽に導入できるものではありません。また、いくつかのシステムがパッケージになっているタイプや業種に特化したタイプ、ERPなど、システム導入にもさまざまな選択肢があるため自社の環境と改善したい課題に適したシステムをよく吟味することが大切です。
自社に合った基幹システムが選定できるよう、次章では、基幹システムの製品タイプと特徴、費用をご紹介します。
製品タイプと費用
オンプレミス型とクラウド型の違いと費用について詳しく解説します。
オンプレミス型
自社でサーバーを購入し、サーバーに基幹システムをインストールして使用するタイプの製品です。
-
- 良い点：カスタマイズ性があり、機能が充実している
・組織の特定の要件に合わせて高度にカスタマイズ可能 - 悪い点：初期費用が高く、管理やメンテナンスが必要
・サーバーの購入、設置、メンテナンス、セキュリティ管理に責任が伴う
・導入時の初期コストが高く、サーバー、ライセンス、専門家の雇用、設備の保守に多くの資金とリソースが必要 - 費用：
初期費用：1,000万円～
月額費用：数万円～
- 良い点：カスタマイズ性があり、機能が充実している
クラウド型
クラウドプロバイダーを提供する基幹システムを、インターネットを介して使用するタイプの製品です。
-
- 良い点：柔軟性およびコスト効率が高い
・導入時の初期コストが比較的低く、サーバーの購入やメンテナンスが不要
・必要に応じてスケーリングができ、リソースを柔軟に調整できる - 悪い点：カスタマイズ性が低く、定着に時間がかかる
・クラウド型のため、機能カスタマイズできない製品がほとんど
・システムに業務を合わせる必要があるため、現場のシステム定着までに時間がかかる - 費用：
初期費用：0円～
月額費用：1万円～
- 良い点：柔軟性およびコスト効率が高い
オンプレミス型、クラウド型双方のメリット・デメリットを比較し、自社に合っているタイプを導入しましょう。高度なカスタマイズが必要なのであればオンプレミス型、早く安く導入したいのであればクラウド型がおすすめです。
また、両方のアプローチを組み合わせてハイブリッドな基幹システム環境を採用することも可能です。
基幹システムの導入に必要な期間
基幹システムの導入期間は、プロジェクトの複雑性やスケール、選択したシステムのタイプなどによって異なります。一般的に、基幹システムの導入には数ヶ月から数年かかることがあります。
以下は一般的な導入期間の目安です。
-
- カスタマイズ可能な製品：ノンカスタマイズで最低3ヶ月、カスタマイズで通常6ヶ月以上の導入期間が掛かります。
- 小規模な組織：小規模の組織やプロジェクトでは、1年未満の導入期間が一般的です。
- 大規模な組織：大規模な組織やプロジェクトでは、1年以上の導入期間が一般的です。複雑なプロセスの統合、大量のデータ移行、セキュリティ要件への適合などが必要なため、長い時間がかかります。
- クラウド型システム：クラウド型基幹システムは通常、オンプレミス型よりも迅速な導入が可能で、数カ月から1年以内で運用を開始できます。
基幹システム導入の流れと構築方法
基幹システムの導入は、以下のステップで行われます。
①要件定義（導入目的の整理）
成果を最大化するために、まずは組織が何を達成したいのかを明確にすることが重要です。導入目的やゴールを明確にし、業務システムに必要な機能・仕様を決定します。導入目的やゴールを正確に把握し、これまで手作業だった業務をどのようにシステム化するのか、細かく的確にイメージしましょう。
システムの全体像が把握できたら、導入目的や業務フローにおいて取りこぼしが無いかを確認します。すべてがシステムとして動くように、機能の一つひとつを細分化して要件をまとめます。
場合によっては、業務プロセス自体を見直し、より効率的な業務プロセスに修正することも必要です。また、要求内容の全てをシステム化できるとは限らないため、できないことは要件定義の時点で切り分けをしておきます。
この作業は、システム化の成敗を分ける非常に重要な部分ですので、社内で時間をかけて行いましょう。売上が10億を超える企業であれば、ITコンサルタントに入ってもらい要件を整理してもらうとよいでしょう。
②提案依頼書の作成と依頼
要件定義に基づき、システムプロバイダーにRFPという提案依頼書を作成し、提案を求めます。提案依頼書には要件、予算、スケジュール、提供されるサービス、契約条件などが含まれます。複数のベンダーに提案依頼書を送付し、提案を受け取りましょう。
③システムの選定
提案依頼書の作成には専門知識を必要とするため、IT経験者でないと作成が困難です。IT経験者がいない場合は、最低限パワーポイントやExcelで課題や要件を整理してから提案依頼するとより精度の高い提案をもらえるようになります。曖昧な要件だと見積金額も高くなるので注意してください。
各ベンダーの提案を受け取ったら、自社の要件にマッチしているか評価をし、最適なシステムプロバイダーを選定します。選定の際には提案の適合性、コスト、信頼性、サポート、実績などを考慮します。
評価する主なポイントとしては以下になります。
-
- 機能
- スケジュール
- 費用
- 契約内容、支払条件
- システム的な誓約
- 会社情報（実績や会社規模）
- プロジェクトマネージャー（経験豊富か）
④実装・テスト
システムの実装プロセスでは、システムを設定し、データを移行、不具合がないかテストを行います。業務プロセスの処理やデータ連携に問題がないか確認し、問題が発見された場合、修正と再テストを繰り返します。
⑤運用・保守
システムが導入されると、運用と保守の段階に進みます。社員が新しいシステムに慣れるために、教育やトレーニングをしていきます。また運用開始後に、不具合や新機能の必要性に気づく場合があります。その場合は、定期的に保守・修正を行っていきましょう。
基幹システムを選ぶポイントは？
プロジェクトの成功基盤を築く重要なステップです。組織の要件と目標に最も合致する基幹システムを選択しましょう。先ほどご紹介した自社に合ったシステムを選ぶこと、以外の選定ポイントを解説します。
使いやすいこと
基幹システムはユーザーにとって使いやすい必要があります。社員のトレーニング期間を最小限に抑え、生産性を向上させるためにも、ユーザビリティが高いシステムを選択しましょう。インターフェースである作業画面や操作性は、デモやユーザーテストで確認することができます。
使いづらいシステムを選んでしまった場合、社員の定着までに時間がかかり、社内からもストレスや不満の声が上がることも少なくありません。
安定稼働するためのサポート体制が十分か
基幹システムは長期間にわたって安定的に運用される必要があります。テクニカルサポート、保守、アップデート、トラブルシューティングなど、安定稼働するためのサポート体制や、プロバイダーの対応能力を確認しましょう。他社の評判なども参考にするとよいでしょう。
強固なセキュリティか
基幹システムの多くは、自社の社員や顧客の個人情報、自社の機密情報など、重要な情報を取り扱っています。情報漏えいによる企業ダメージは甚大ですから、強固なセキュリティを実現しているシステムを選ぶ必要があります。プロバイダーのセキュリティポリシー、データ暗号化、アクセス制御、セキュリティ監査などを評価し、コンプライアンスに適合しているか確認しましょう。
自社に最適なシステムを導入しよう
基幹システムは長らく大企業を中心に使用されてきましたが、安価に導入できるクラウド型の基幹システムが増加してきていることもあり、中小企業でも導入しやすくなっています。上手く導入できれば業種の効率化、標準化、経営状況の可視化などさまざまなメリットがあるため、ぜひ最適なシステムを探してみてください。
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