購買管理

購買管理システムを導入する4つのメリットと3つの選び方

業務に必要な資材を調達する購買部門では、日々の業務の効率化を図ることと、他部門との連携が大切です。

ここでは、購買管理システムの役割や導入する4つのメリット、自社にあったシステムを選ぶための3つの注意点を紹介します。

購買管理システムとは?

購買管理システムが企業で果たす役割と、主な機能を紹介します。

購買管理システムの役割

購買管理システムとは、業務用システムの一種で、資材などの購買を効率的に行うために使用するものです。購買管理システムは、システム内で注文伝票や仕入伝票の作成を行うことができます。

さらに、支払締めや振り込依頼書の作成など、購買業務に付随する面倒な作業を効率化することも購買管理システムの役割です。

購買管理システムの仕組み

購買管理システムは、単独で販売されているものもあれば、ERPシステムの一部として提供されているものもあります。

しかし、単独で販売されている場合でも、購買業務は生産や資材管理など他の業務とも密接に関わるため、他の機能やシステムと連携して運用することが一般的です。

購買管理システムを導入する4つのメリット

購買管理システムを導入することで、企業にどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、代表的な4つのメリットを取り上げます。

メリット1.発注業務のコスト削減

購買管理システムを導入すると、複雑な発注業務を一元化することができます。発注先ごとの帳票を探して様式にあわせて手書きで記入するなど、非効率的な業務を省略できるため、業務時間の短縮が可能です。さらに帳票をデータで管理できるため、紙書類の印刷や保管にかかるコストも削減できます。

メリット2.購買実績を管理できる

データを一元的に管理できるため、過去の購買実績を簡単に確認することができます。取引状況を正確に把握できるため、仕入れ先との交渉をこれまでよりもスムーズに進めることができます。

メリット3.ミスや不正を防げる

購買管理システムでは、発注履歴や納期、実際の納入状況を確認できます。そのため、複数の部門で同じ部品を発注したり、違う取引先を選んだりするミスを防ぎ、データ改ざんなどの不正も防ぐことができます。

メリット4.資材や在庫を「見える化」できる

資材と仕掛在庫の正確な数量を把握できることも、購買管理システムのメリットです。ものの流れを把握することで、在庫切れや過剰な発注を防ぐことができます。

購買管理システムの選び方

購買管理システムですが、機能が不十分だと効果を最大限に発揮することができません。そこで、自社にあった購買管理システムを選んでもらうために、3つの注意点を紹介します。

1.部門間の連携が取れるか

購買管理は、資材管理や生産管理とも密接に関わる業務です。そのため、購買管理システムを導入するときは、他部門と連携が取りやすいシステムを選ぶことが重要です。他部門のシステムと連携できる、もしくは部門は違っても共通して使うことができるシステムを選び、リアルタイムの情報連携が取れる体制へ変えていきましょう。

2.業種や製品に適しているか

企業ごとの業種や取り扱っている製品によって、適したシステムが違っています。扱っている製品数が少ない企業なら、シンプルなシステムでも十分です。しかし、多品種を扱うなら、それぞれの製品や部品にあった設定ができるシステムを選ぶ必要があります。

3.導入実績が多いかどうか

導入実績が多いということは、さまざまな企業にあわせて導入を行ってきたということです。そのため、導入実績が多い購買管理システムは、対応できるカスタマイズやサポートの幅も広くなります。さらに実績が多ければ、それだけ導入した企業を参考にしやすいため、自社にあったシステムかどうか判断がしやすくなります。

購買管理システムを導入して業務を効率化しよう

購買管理システムを導入すれば、資材の調達をより効率的に行い、コストや発注ミス、在庫の不足や過剰を防ぐことができます。自社にあった購買管理システムを導入して、日々の業務をより効率化していきましょう。

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