企業の競争力に関わる品質、コスト、納期を左右する立場にある購買部門。業務に必要な資材を正しく、期日通りに、安定的なコストで調達しなければならない購買部門では、日々の業務の効率化が欠かせません。
そこで本記事では、購買部門の業務効率化に役立つ購買管理システムの役割や導入する4つのメリット、自社にあったシステムを選ぶための注意点をご紹介します。
購買管理システムとは？
購買管理システムとは、購買物品の見積依頼から検収までの購買プロセスを管理し、購買業務に付随する面倒な作業を効率的するシステムです。一般的に注文伝票や仕入伝票の作成、支払締めや振り込依頼書の作成をWeb上で行うことができます。
購買調達業務では業務の非効率化といった課題の他にも、適正価格での購買や不正の発生といった課題が起こりやすいです。購買管理システムを導入すると、購買状況の可視化・一元管理が可能なため、コスト削減や不正防止も実現できます。
システム導入のメリットは3章で詳しくご紹介していきます。
購買管理システムの仕組み
購買管理システムは、単独で販売されているものもあれば、ERPシステムの一部として提供されているものもあります。
しかし、単独で販売されている場合でも、購買業務は生産や資材管理など他の業務とも密接に関わるため、他の機能やシステムと連携して運用することが一般的です。
購買管理システムの機能
購買管理システムには、代表的な機能が8つあります。
① 購買計画機能
購買計画機能は、将来の需要を予測し、購買活動を計画するのに役立ちます。製品の生産計画に基づき、「どの企業から、いつまでに、どのくらいの量を、いくらで購買するか」を計画し、過去のデータ、需要予測、在庫レベルなどを考慮して購買計画を立案できます。そのため、発注のタイミングや数量を決定するのに活躍します。
また、製品生産計画に対して漏れなく材料や部品が発注できているかを把握することもできます。
② 仕入先管理機能
仕入先管理機能は、適切な仕入先情報の管理を行うために使用されます。過去の実績から、供給業者やベンダーのデータ、評価、価格情報、納期などを追跡し、適切な仕入れ先情報を管理することにより、購買管理全体のコストの最適化につながります。
システムによっては最低価格を比較して新規購入先を提案する機能がある場合もあります。
③ 取引契約機能
取引契約機能は、契約内容を電子化し、システム上で管理します。契約書には価格、支払条件、納期、品質基準などの契約条件が記載されている必要があります。
システム上で管理していれば、過去の取引をいつでも検索、閲覧することができるため、取引契約を結ぶ際の迷いや不備の発生を防ぐことができます。
④ 発注管理機能
発注管理機能は、仕入先に発注した商品の発注情報を管理する機能です。商品の入庫時に、発注した品番や数量で送られてきているかを確認する際に使われます。
発注先は一つではありませんし、発注する商品は種類・個数共に毎回違うことがほとんどであるため、自社に届いた商品の種類・個数の検品を正しく実施するためにも欠かせない機能です。
⑤ 価格管理機能
価格管理機能は、購入する材料や部品の価格情報を管理し、コストの最適化に貢献します。価格設定、割引、交渉、価格変更の履歴などを記録できるため、次回仕入れる際の参考となるデータを蓄積することができます。
購入する材料や部品の購入価格は、一つひとつは小さくとも総額で考えると企業経営に大きなインパクトを与えるものです。急な価格の変更があった際も気づくことができ、仕入価格を可能な限り安く、適正に保ち続けられるよう支援できます。
⑥ 納期管理機能
納期管理機能は、発注した商品や材料の納期スケジュールの追跡、納期遅延の通知などが受け取れます。納品までの進捗がステータスで可視化されているため、納期に遅れが出る場合は社内での素早い情報共有や、代替生産計画の立案に役立てることができます。
⑦ 品質管理機能
品質管理機能は、受領した商品の品質を管理し、品質基準に合致するかどうかを評価できる機能です。品質が悪い場合、その個数や状態を把握することで、以後の生産工程の調整を速やかにできるようになります。
また、問題のあった仕入れ先がどこであるかも後から確認できるので、次回以降の発注時に別の仕入先を選ぶことが可能です。
⑧ 検収支払管理機能
検収支払管理機能は、発注した商品納品後の検収プロセスを管理し、支払いまでの流れを管理します。受領の確認後は、支払期日までに支払条件を満たした状態で支払いを実施しなければなりません。漏れなく支払いをするために、案件毎の現在のステータスがひと目で分かり管理でき、支払いの自動化などをサポートしてくれます。
購買管理システムで必要とされる機能について、以下資料でもまとめておりますのでぜひお気軽にご覧ください。
購買管理システムを導入する5つのメリット
購買管理システムを導入することで、企業にどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、代表的な5つのメリットを取り上げます。
メリット 1．購買業務の効率化
購買管理システムを導入すると、複雑な発注業務を一元化することができます。発注先毎の帳票を探して様式にあわせて手書きで記入するなど、非効率的な業務を省略できるため、業務時間の短縮が可能です。これまで時間がかかっていた過去の見積や履歴の確認作業も、電子データなら簡単に検索することが可能です。
時間とリソースの節約により、従業員の生産性を向上できます。
メリット 2．購買に関わるコストの削減
購買実績データの傾向値分析により、取引先との価格・納期交渉や、社内の購買業務改善に貢献し、購買コスト削減の次の一手を見つけることが可能です。これまで部門毎に行っていた購買を、一つの窓口に集約することで、集中購買による購買コスト低減が見込めます。
メリット 3．購買実績を管理できる
データを一元的に管理できるため、過去の購買実績を簡単に確認することができます。取引状況を正確に把握できるため、将来の調達戦略立てや、仕入れ先とのよりスムーズな交渉を実現できます。
また、仕入れ先の質が悪い場合、別の購入先を検討するのに役立ちます。
メリット 4．ミスや不正を防げる
購買管理システムでは、発注履歴や納期、実際の納入状況を確認できます。そのため、複数の部門で同じ部品を発注したり、違う取引先を選んだりする人為的なミスを防ぎ、正確な発注と検収を実現します。また、アクセス制御や承認プロセスを通じて、データ改ざんなどの不正行為も防ぐことができます。
メリット 5．資材や在庫を「見える化」できる
資材と仕掛在庫の正確な数量をリアルタイムで把握できることも、購買管理システムのメリットです。在庫レベルや需要予測を正確に把握することで、在庫切れや過剰な発注を防ぎ、効果的な在庫管理ができます。
ここまで導入メリットを解説しましたが、実際にどのように改善されたかイメージがつきにくい方もいらっしゃるのではないでしょうか？以下資料ではシステムを導入したことで課題を解決した企業さまの事例を掲載しているので、お気軽にご覧ください。
購買管理システムの選び方
購買管理システムですが、機能が不十分だと効果を最大限に発揮することができません。そこで、自社にあった購買管理システムを選んでもらうために、3つの注意点を紹介します。
① 部門間の連携が取れるか
購買管理は、資材管理や生産管理とも密接に関わる業務です。そのため、購買管理システムを導入するときは、他部門と連携が取りやすいシステムを選ぶことが重要です。他部門のシステムと連携できる、もしくは部門は違っても共通して使うことができるシステムを選び、リアルタイムの情報連携が取れる体制へ変えていきましょう。
② 業種や製品に適しているか
企業毎の業種や取り扱っている製品によって、適したシステムが違っています。扱っている製品数が少ない企業なら、シンプルなシステムでも十分です。しかし、多品種を扱うなら、それぞれの製品や部品にあった設定ができるシステムを選ぶ必要があります。
③ 導入実績が多いかどうか
導入実績が多いということは、さまざまな企業にあわせて導入を行ってきたということです。そのため、導入実績が多い購買管理システムは、対応できるカスタマイズやサポートの幅も広くなります。更に実績が多ければ、それだけ導入した企業を参考にしやすいため、自社にあったシステムかどうか判断がしやすくなります。
購買管理システムを導入して業務を効率化しよう
購買管理システムを導入すれば、資材の調達をより効率的に行い、コストや発注ミス、在庫の不足や過剰を防ぐことができます。自社にあった購買管理システムを導入して、日々の業務をより効率化していきましょう。
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