日本では購買DXに取り組んでいる企業が少ない状態です。複雑で多岐にわたる業務の特性や、バックオフィス的な立ち位置であることを理由に後回しにされがちな購買DXですが、実現すれば多くのメリットをもたらすことをご存知でしょうか。
本記事では、購買DXのメリットや購買DXを進めるポイントなどについて解説します。
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購買DXで変わる購買・調達部門
少子高齢化による人材不足や新型コロナウイルスによる多様な働き方が叫ばれる昨今では、業界を問わずデジタルトランスフォーメーション（DX）に取り組むことが必要です。製造業においては製造部門のDXが注目されがちですが、企業全体でのコスト削減や生産性向上、競争力強化を図るためには、購買・調達部門でもDXを進めていく必要があります。
サプライヤとの交渉や資材の発注など、社外とのやり取りが多い購買・調達部門でDXを進めることができれば、QCD（Quality：品質、Cost：コスト、Delivery：納期）の改善ができ、企業全体での生産性向上や企業力強化が可能です。
しかし、購買・調達におけるDXはなかなか進んでいないのが現状です。では、なぜ日本の購買・調達におけるDXが進まないのか、その背景について次章で解説します。
購買DXが進まない2つの理由
購買DXは企業のQCDに大きな影響を与え、利益を出すためにもぜひとも進めたいものですが、下記のような2つの理由があることから取り組めていない企業が多いです。
アナログで属人的な業務が多い
購買・調達部門では、設計や製造など各部門から要求・調達依頼を受け、それに見合ったサプライヤの選定や、納期や価格の交渉、適切な契約など、多くの関係者とやり取りする必要があります。このようなやり取りはメールやFAX、電話などアナログな手段を使い、その管理をエクセルで行っている企業が多いです。
また、上記の一連のやり取りは煩雑で多岐にわたるため、ベテランの裁量や経験に依存しがちです。属人的な業務の場合、データを整理・活用する準備やノウハウが蓄積されていないため、従来のやり方から脱却するのが難しく、DXを進めるという判断ができなくなってしまいます。
DXの優先順位が低い
日本の企業では、購買・調達部門を専任で所掌する役員がいないというケースはよくあります。そのため、購買・調達部門への投資が後回しされ、DXを進めるにしても優先順位が低くなってしまうことが多くあります。
また、営業やマーケティングなどと違い、直接的な利益を生まない購買・調達部門は裏方のような立ち位置で認識されることも多いです。そのため、直接的な企業への貢献度が小さいとみなされることも珍しくなく、購買・調達部門におけるDX推進の投資の優先順位が低くなりやすい傾向にあります。
このような背景から購買DXはなかなか進められていませんが、購買DXを進めることは大きなメリットを企業にもたらします。次章では購買DXの4つのメリットについてご紹介します。
購買DXによる4つのメリット
メリット①：業務を効率的に進められる
購買DXで業務を一元化・見える化することで、これまで手作業・FAXで行ってきた事務業務の手間が省け、管理が楽になるため、効率的に作業を進めることが可能です。ムダな業務を省くことで業務フローの改善や再構築にもつながるため、従業員の能力を活かした適切な人材配置もしやすくなります。
これにより、従業員の満足度向上に寄与することができます。
メリット②：ムダなコストを削減できる
購買DXのメリットとして、コスト削減も挙げられます。前述したような業務効率化により、1つの作業にかかる人数を減らせるため人件費の削減につながります。
購買・調達業務においてはサプライヤや他部門とメールやFAX、電話でやり取りするケースが多いです。そこで、見積や価格交渉などの業務を一元化・見える化することで、過去の購入データを基に適切な購買方法を検討できるため、コスト削減が可能です。また、一元管理によって、集中購買も実践しやすくコストを抑えることができます。
以下では、コスト削減のための集中購買について詳しく説明しています。ぜひご覧ください。
メリット③：属人化を解消できる
上述したように、購買・調達業務は電話やメールなどアナログな手段を用いることが多く、複雑で多岐にわたることから属人化しがちです。他部門から調達部門への依頼内容や、購買・調達部門からサプライヤへの発注内容、サプライヤの選定方法など一部の担当者しか把握していない状態が起きてしまいます。
しかし、購買DXを行うと、そういった過去の情報が蓄積されるため、担当者が変わったとしても情報を基に業務を進めることが可能です。また、見積や発注、受入など、現在の調達状況も可視化されるため、進捗状況を誰でも確認できます。このように、業務の見える化を実現できれば、業務に必要な情報を誰でも常に把握・利用できる状態が作れるため、属人化を解消することが可能です。
属人化を解消するための具体的な方法は以下でご紹介していますので、あわせてご覧ください。
メリット④：人的ミスと工数の削減につながる
購買DXを進めることで人的ミスと工数の削減を図ることができます。属人化しがちな購買・調達業務をDX化することで、進捗状況の見える化が図れるため、対応の遅れや漏れをいち早く発見することができます。また、見積業務といったヒューマンエラーが起こりやすい業務も自動化することで、精度の向上を図ることができます。
工数のかかりがちな、受発注処理や請求、入金といった一連の業務もDX化することができれば、まとめて効率化が図れます。これにより、空いた時間は価格交渉やボリュームディスカウントの提案など、注力したい業務へ充てることも可能です。
購買DXを効果的に推進する2つのポイント
DXに着手してもご紹介したメリットを享受できず、失敗に終わってしまうケースもあります。以下では、購買DXを成功に導く2つのポイントについてご紹介します。
データの蓄積・活用を意識する
多くの関係者と情報をやり取りし、細かい調整業務も求められる購買・調達部門においては、データに基づいて正確に業務を遂行することが求められます。そのため、データを整備・蓄積し、有効活用できる仕組み作りがDXを進めるうえで非常に重要です。
パーチェシングだけでなく、ソーシングもシステム化する
購買・調達業務は取引先の選定・交渉などの段階「ソーシング」と、その後の発注や検収、支払いなどの段階「パーチェシング」に分類されます。
DX化を進める多くの場合は、パーチェシングに重点を置いて進めてしまう傾向にありますが、プロセス全体を変革するという目的を果たすためには、受注側・発注側ともにソーシングもシステム化し、工数削減に努めることが重要です。
購買DXを推進し企業の競争力を高めよう！
日本における購買DX推進は遅れがちです。しかし、企業の生産性を向上し、競合他社に勝ち抜いていくためには、他社に先立って購買DXを進めることが重要です。
そこで、大興電子通信が提供する調達支援システム「PROCURESUITE（プロキュアスイート）」の導入がおすすめです。「PROCURESUITE」は、発注のペーパーレス化や調達プロセスの可視化、カタログサイトとの連携などにより、間接材コスト削減や業務コストの大幅削減を実現し、企業の購買・調達部門のDXを推進できます。
「PROCURESUITE」の詳細は以下リンクで詳しく解説していますので、
購買のDXを検討中の方はぜひ一度ご覧ください。
