バイヤー業務が属人化すると、サプライヤ情報が社内に蓄積されないほか、調達状況が見えにくくなるなどの問題が生じます。それを解消するためには、情報をデータ化し一元管理することが重要です。
本記事では、バイヤー業務の属人化を解消する方法や、脱属人化に役立つ調達支援システムを紹介します。
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バイヤーが属人化することで起こる問題
多くの業務で属人化にはデメリットがありますが、バイヤー業務はとりわけ属人化する傾向があり、さまざまな弊害が生まれてしまいがちです。そこでここでは、バイヤーの属人化によって起こる問題を3つ紹介します。
サプライヤ情報が会社に蓄積されない
属人化が起こると、サプライヤの情報が会社に蓄積されません。過去の購買経緯や交渉内容、発注量に応じた適正価格などの情報がバイヤー個人に蓄積されるのが当たり前の状況では、社内での共有が難しくなってしまいます。
経験豊富なバイヤーなら、自らに蓄積されたノウハウや知識をもとに業務を進められるため、それほど支障はないかもしれません。しかし、経験の浅いバイヤーの場合、サプライヤ情報が社内で共有されていないと適切な業務を遂行できず、熟練バイヤーとの能力の差は縮まりません。その結果、思わぬ機会損失が発生する可能性もあります。
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担当変更時の引継ぎが大変
属人化によって、担当変更時の引継ぎにも支障が出ます。なぜなら、バイヤー個人しか商談情報を知らない状態では、引き継ぐべき内容が膨大になるからです。その中には、商談のプロセスや時期、商談履歴、取引先や商品の情報、発注数量、納品情報など、商談するうえで欠かせないあらゆる情報が含まれています。
商談情報が属人化＝ブラックボックス化していると、引き継ぐべき事項を漏れなく正確に伝えることは困難です。前任者も後任者も現在の業務に追われているため、引継ぎが不十分なまま担当変更せざるを得なくなってしまいます。
調達状況がわからない
属人化していると、調達状況が把握できない点もデメリットです。調達業務においては、はじめにどこから仕入れるのかを決め、仕入価格を交渉します。次に調達した資材を企画・開発・製造など他部門に適切に引き渡すため、これらの部門と種類や数量、納期などについて調整する必要があります。そして、調整を経てつくったスケジュールをもとに見積・発注し、資材が届いた際には検収もしなければなりません。
属人化が起きていると、こうした複雑な調達業務の状況を担当者以外の社員が把握できなくなってしまいます。そのため、たとえば他の部署から調達状況について問い合わせがあった際に、確認に時間がかかったり、正確な情報を伝えられなかったりする可能性があります。
以上のように、属人化にはさまざまな問題がありますが、これらを解消するためにどうすればいいのでしょうか。次章では、属人化解消のために必要なことを紹介します。
属人化を解消するために必要なこと
属人化を解消するために必要なことは、主に以下の3つです。
情報のデータ化
1つ目は情報のデータ化です。これにより、各サプライヤ情報などが属人化している状態を解消できます。しかし、バイヤー業務が属人化していると、担当者ごとに異なる発注プロセスをとっていることがあるため、いきなり情報をデータ化・蓄積することは困難です。そのため、まずは各担当者間の発注プロセスを標準化する必要があります。
情報の蓄積・一元管理
2つ目は、情報の蓄積と一元管理です。担当者変更時の引継ぎを円滑に行うためにも、情報を一元化し、誰が見ても商談情報や調達状況がわかる状態にする必要があります。しかし、業務や部門ごとに別々の管理システムを利用したままでは、情報の一元管理は困難です。
そこで導入したいのが生産管理システムです。生産管理システムを使えば、全ての業務工程における情報を一元的に管理・蓄積でき、属人化の解消につながります。それにより、全社単位での業務の効率化も期待できます。
調達状況の可視化
3つ目は調達状況の可視化です。見積や発注、受入など、調達の進捗状況が見えにくい状態になっていたり、過去の見積履歴が参照できなかったりすると、納期遅れや在庫の発生などの不都合が起きやすくなります。それを解消するためには社内全体での情報共有を徹底し、調達状況を可視化することが重要です。
一方で、可視化を進めるために担当者から各関係者へのやり取りが増加することで、確認への時間がかかったり情報伝達の際にミスが発生したりしてしまう可能性もあります。こうした事態を避けるために、調達業務のシステム化を検討する必要もあります。
上に挙げたような方法で属人化を解消するためには、調達・購買部門のシステム化が重要です。そこで次章では、調達・購買のシステム化により調達業務を支援するサービス「PROCURESUITE」を紹介します。
まずは調達・購買のシステム化の検討を
属人化を解消するためには、調達・購買のシステム化を進めることが不可欠です。調達支援システム「PROCURESUITE」なら、見積から検収まですべての調達プロセスを可視化し、一元管理できるため、迅速で効率的な調達・購買が可能となります。また、従来は紙やメール、FAXなどさまざまな手段で情報伝達していた業務をWeb上で統一することで、省力化とスピードアップを図れるのも特長です。
下記の資料では、調達支援システムを導入し、進捗の可視化をはじめとする脱属人化に成功した事例などを紹介しています。調達コストや業務工数の削減にも結びついた事例も紹介しており、導入効果を具体的にイメージできる内容ですので、購買管理システムにご関心のある方や、導入検討をしている方はぜひご覧ください。
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