購買管理

購買業務を効率化するカタログ購買とは?間接材のコストを下げる方法

調達コストの削減と業務の効率化を目指すときに注目したいのが、間接材のカタログ購買です。今回は多くの企業が間接材購買で抱えている問題点と、その問題点を解決するカタログ購買の重要性、そしてカタログ購買の導入でおすすめのシステム「PROCURESUITE」の特徴について解説します。

間接材購買の問題点

カタログ購買のメリットについて考える前に、まずは間接材の問題点を確認していきましょう。

間接材の種類と問題点

試作研究品や修理保守サービスなどの「件数は少ないが、金額は多い項目」と、サプライ品や事務用品などの「金額は少ないが、件数は多い項目」の2つです。企業のコストダウンで、特に注目が必要なのは後者です。こうした項目は、不定期に販売代理店などから購入している企業が多く、コストダウンが図りづらいという問題があります。また、各部門からの購買依頼は紙やFAXなどさまざまな手段で伝達されるため、事務手続きが煩雑になりやすいことも問題です。

こうした問題を解決するために、「カタログ購買」のメリットに注目する必要があります。

間接材購買にかかる費用と手間を省けるカタログ購買

購買管理

間接材の購買コストを下げられる手段が、カタログ購買の導入です。ここではカタログ購買の特徴とメリットを確認していきましょう。

カタログ購買とは

カタログ購買とは、購買する製品の情報を電子カタログにまとめ、そのカタログを元に発注できるようにするシステムやサービスのことです。あらかじめ買い手と売り手の間で購買する製品の規格や単価を定めておくことで、購買業務をスムーズに進めることができます。さらにカタログ購買に対応したシステムを導入すれば、さらなる効率化が可能です。

カタログ購買化・システム化により、次のような利点が得られます。

カタログ購買の利点

コスト削減

カタログ化・システム化により類似製品の確認や、複数企業での相場価格、購入頻度の高い項目などの把握がしやすくなります。さらに、見積りの比較検討が容易になるため、正確な購買計画を立てることができます。

業務効率化

紙、メール、FAXなど社内での購買依頼の手段をWeb(電子化)に統一することで、業務の効率化を図ることができます。これにより、依頼から発注、納品までの進捗確認など、購買に関連する人的コストの削減が可能です。さらにカタログに登録した製品以外を購買させないことで、品質やコストのバラつきを抑えることができます。

カタログ購買をサポートするPROCURESUITE

PROCURESUITEは、間接材の購買管理をサポートする調達支援システムです。PROCURESUITEが持つ3つの優れた特徴について解説します。

PROCURESUITEの特徴

特徴1.3つの購買方法を提供している

カタログ購買、都度購買、請求書実績払いの3つの購買方法に対応しているため、仕入れるものにあわせた購買が可能です。何度も購買するものは、カタログ購入による業務効率化・スピード化を図ることができます。そして、単価が高かったり、都度、見積をとって購入したりするものは、見積もりの比較分析をして交渉を試み、コスト削減を図ることもできます。

また、リース契約など注文書を使わない取引では、請求書実績払いを選べるため、購買方式にあわせた購入が可能です。

特徴2.カタログメーカーとの連携

カタログ購買を行うためには、仕入先企業との間で契約を取り交わしてカタログを作成する必要があります。しかし、PROCURESUITEは多くの製造業業者と取引している有名メーカーのカタログサイトと外部連携を取り、標準カタログを用意しています。そのため、一からカタログを準備せずとも効率的なカタログ購買を開始できます。

もちろん独自の内部カタログが必要な場合でも対応できるため、取引先との契約にあわせた正確な購買が可能です。

特徴3.仕入先との情報管理の一元化・見える化

依頼元(要求元)部門と購買部門だけではなく、仕入先との情報もインターネットでやりとりすることができます。これにより購買情報の一元化・見える化を実現でき、購買業務の見落としや納期遅れなどといったトラブルを未然に防ぐことが可能です。

さらにシステム上で、上長への購買許可申請と承認ができるため、現場の手間を削減しながら確認ミスも防ぐことができます。

特徴4.コンプライアンス(内部統制)強化のための機能が充実

購買プロセスを標準化・可視化し、「購買管理サイクル」を実現することは結果として内部統制の強化にも繋がります。購買業務の設計において考えられるリスクの洗い出しや、その対応を文書化することで、発生するリスクを低減いたします。PROCURESUITEでは内部統制のための機能として

承認ワークフロー

  • 履歴管理
  • 利用者・業務別の権限設定
  • マスターデータの一元管理
  • 購入依頼から検収までの変更状況の管理

などを搭載しているため、導入を進めることでコンプライアンスの強化に繋げることが出来ます。

PROCURESUITE|購買業務のコンプライアンス(遵法)強化

カタログ購買で効率的な調達業務を

適切にカタログ購買を導入することができれば、より効率的な調達が可能になり、社内の作業工数と調達コストの削減を見込むことができます。そしてカタログ化を実現するためには、扱いやすいシステムの導入が欠かせません。

カタログ購買の新規導入、あるいはさらなる効率化を目指しているなら、ぜひPROCURESUITEの導入をご検討ください。

購買業務の削減・コンプライアンス強化
PROCURESUITE(プロキュアスイート)|間接材調達支援システム

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