働き方改革やテレワークの推進により、ペーパーレス化の必要性が高まっています。しかし、ペーパーレス化の実現にはさまざまな課題があり、ためらう企業も多いです。
本記事では、ペーパーレス化が進んでいない企業の課題とペーパーレス化を容易にする、EDIと呼ばれる電子データ交換システムについてご紹介します。
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帳票のペーパーレス化が求められる時代に
働き方改革や新型コロナウイルスの感染拡大によって、社員がオフィスだけでなく自宅や取引先などの場所で仕事を行うことが当たり前になりつつあります。このような働き方に対応するために、ペーパーレス化に取り組む企業が増えています。
企業のペーパーレス化を後押しするかのように、令和4年1月1日より改正電子帳簿保存法が施行されました。今回の改正には、事前承認制度の廃止やタイムスタンプ要件の緩和が含まれています。このような流れから、今後ますますペーパーレス化への取り組みは加速していくと考えられます。
また、昨今ではSDGsなど環境問題への取り組みが重要視されており、紙資源の削減といった観点からも帳票のペーパーレス化を実現する必要性が高まっています。
一方で、ペーパーレス化の必要性は広く認知されていますが、実際に業務内容に反映できている企業は多くありません。次章では、このような企業が抱える課題についてご紹介します。
ペーパーレス化が進んでいない企業の業務・電子化における課題
ペーパーレス化が進んでいないことで企業にはどのような課題があるのでしょうか。ここでは、ペーパーレス化が進んでいない企業の業務・電子化における4つの課題をご紹介します。
取引先のみがペーパーレス化しており、対応が煩雑に
自社がペーパーレス化を実現できておらず、取引先のみがペーパーレス化している場合には、取引先にかかる負担が課題です。
請求書や支払い明細などのやり取りに際して、自社と取引先の双方がペーパーレス化を実現できていれば手間無くスムーズにやり取りができます。しかし、自社が対応できていない場合、取引先に紙面で手続きをしてもらう必要があるため、取引先の工数を増やす結果となってしまいます。
データの入出力や送受信に手間がかかり、ミスが起きやすい
ペーパーレス化が一部のみ行われている、もしくはペーパーレス化していないなど、不十分であった場合の課題として、無駄な工程が増えてしまうことによるミスが挙げられます。
紙でのやり取りが残っている不十分なペーパーレス化では、紙で受け取った書類をスキャンしたり、データで受け取った書類を印刷したりする手間が生まれてしまいます。このようにデータ化のための工程が多いほど手間が多くかかり、数字の記入や保管でのミスも発生しやすくなってしまいます。
電子化の手間やコストに対し、ペーパーレス化のメリットが見合うか不明
ペーパーレス化を実現するためには多くの手間やコストがかかるため、ペーパーレス化のメリットが曖昧であると実現は難しくなってしまいます。
複合機やモバイル端末などの導入やクラウドサービスなどの導入の際には費用だけでなく費用対効果も算出しておく必要があります。しかし、費用は把握できても効果（メリット）は具体的に算出しにくいため、ペーパーレス化を躊躇してしまうケースもあります。
法改正への対応が面倒
改正電子帳簿保存法では要件が緩和されたこともあり、ペーパーレス化を促進する内容となっています。一方で、電子取引データの紙出力等保存の廃止により、電子での保存が義務づけられるデータもあります。
このように、法改正の内容を正確に把握したうえで電子帳簿を採用することは心理的ハードルが高く、法改正への対応が面倒だと感じてしまう方も多いのが現状です。
このような課題を解消し、ペーパーレス化を実現するためにはEDI（Electronic Data Interchange）を活用することが重要です。次章ではEDIについて詳しく説明します。
ペーパーレス化を容易にするEDI
EDIを利用すれば、前章でご紹介したような課題を解消しつつ、ペーパーレス化を実現することが可能です。
EDIとは、Electronic Data Interchangeの略称で、電子データ交換とも呼ばれます。EDIは企業間の商取引を電子的に行えるシステムで、以下の4つの条件を満たしている必要があります。
- 「商取引のためのデータ」であること
- 「通信回線」を使うこと
- データは「標準的な規約」に基づいてやり取りすること
- 「コンピュータ（端末を含む）間で交換」すること
EDIを導入することで、企業間のメール・FAX・郵送などによる帳票のやり取りを自動化できるため、ペーパーレス化を容易に進めることができます。
EDI導入の4つのメリット
EDIを導入するメリットは主に4つあります。
取引先との容易なデータ共有
EDIを導入すると、作成した帳票類は電子データとしてやり取りを行うため共有が容易になります。また、基幹システムと連携することで帳票を自動作成でき、データの素早い受け渡しが行えます。
このような容易かつ円滑なデータ共有は、自社と取引先のタイムラグがなくなり、リードタイムの短縮が期待できます。
データの入出力や送受信の省略によりヒューマンエラーを防止
EDIでは手作業での帳票記入やデータ入力が不要です。取り込んだデータの送受信も自動で行うため、ヒューマンエラーを防げます。このようにEDIによる処理は、データの品質や信頼度の向上にも寄与します。
リードタイムの短縮による生産性向上とコストの削減
EDIはリードタイム短縮が期待できるため、在庫の増加を抑制しながら滞留在庫を減らし、生産性を向上させます。
また、紙での書類をやり取りする際にかかっていた印刷または郵送のコストを削減できます。印刷なら機器と用紙代・インク代、郵送の場合なら郵送代や封筒の費用、これらの作業に割く人件費を削減でき、業務効率化が可能です。
法改正への素早い対応
EDIは情報システムでデータを管理している場合が多いため、業務プロセスが明確です。今回のように法改正があった場合も、電子帳簿保存に対応したEDIシステムを活用することで素早く対応することができます。
次章ではこのようなメリットを持つEDIシステムの中で、ペーパーレス化を実現するおすすめのEDIソリューションを詳しくご紹介します。
ペーパーレス化のために「EdiGate for INVOICE」の導入を！
「EdiGate for INVOICE」はインボイスの保存や電子請求データの配信など、ペーパーレス化に対応したソリューションです。
改正電子帳簿保存法へ対応していることはもちろん、同シリーズの「EdiGate/POST」と連携すれば、取引先毎への自動配信も可能です。また、PDF形式のほかCSV形式にも対応しているため、多くの取引先とのシステム連携も容易に実現できます。
「EdiGate for INVOICE」についての詳細は、以下URLでも解説していますので、ペーパーレス化を検討中の方は是非ご覧ください。
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