不要なモノは買わせない！ 「調達コストの削減」と「相互牽制」の実現方法

消費者ニーズの多様化、グローバル化の進展により、企業へのコスト削減要請は厳しさを増しています。その一方、購買プロセスの不透明さを解消できず、調達コストの増加や不正購買に悩む企業が存在することも事実です。 コスト削減とコンプライアンス順守を徹底すべく、企業はどのような対策を行うべきでしょうか？ 今回は、こうした課題解決を実現するためのアプローチをご紹介します。

ムダが多発…コスト高になってしまう購買部門

複数の営業拠点や工場を持つメーカーにとって、購買コストの最小化や購買プロセスの効率化は重要な課題です。複数拠点を展開している場合、発注書や見積書を郵送・FAXでやり取りするケースも珍しくないでしょう。

こうした一連のプロセスがトラブルなく進行している間は、何ら問題のない業務のように思われるかもしれません。 しかし、多くの場合、次のような問題が発生し始めることで、自社の購買業務が抱える課題に気付かされます。

発注ミスで必要以上の資材が届く

例えば、発注数を誤ったり、重複して発注を行ったりすることで、後に異変に気付くケースです。こうした事態は、担当者ごとの業務状況を共有できていなかったときに発生しがちです。

この他にも、急な仕様変更が入りやすい個別受注生産の製造業などでは、必要資材が変わったタイミングで迅速に対応することが求められます。ここで情報共有が遅れたり、対応に時間を要したりしていると想定以上のコスト高につながるため、組織的な対応策が必要といえるでしょう。

依頼部門が直接サプライヤに発注してしまう

本来は調達部門が一括で発注すべきところを、各依頼部門が直接サプライヤに発注してしまうこともトラブル発生の原因になり得ます。依頼部門は「安価な製品だし、直接発注しても問題ないだろう・・・」と安易に発注したものであっても、それがやがて部門内の慣習となり、やがて大きなコスト高につながる恐れもあります。 また、購買プロセスが明確化されていないと、担当者が変わったタイミングで運用ルールが守られなくなることもあるため、注意が必要です。

不正購買が起きているケースも…

最も危険なケースは、原因不明の不正購買が発生しているケースです。よくあるのは、発注金額が決まるまではシステムに０円で仮登録しておき、正式な発注価格が決まってから正式な金額を入力する、というものです。そして、これらの取引はやがて金額が大きくなってから明らかになることが多いもの。こうした場合に備えて、購買情報は更新者や更新日時を保存できるようにしておくことが重要でしょう。

しかし、本質的な原因は一つひとつの仕組みや仕様ではなく、別のところに存在します。

問題は発注ミス/コンプライアンス違反に気付けない管理方法

コスト高や不正につながる購買が起きる最も大きな原因は、組織としての管理体制・管理方法にあります。つまり、購買プロセスのブラックボックス化を解消しない限り、同じような問題が際限なく発生するリスクを抱えることになるのです。

例えば、発注情報の保存形式。これらがメールや書類、FAXという具合に複数ある場合、その分だけ情報が埋もれたり、不正の原因が紛れたりするリスクが増大します。 また、書類の管理を一元化した場合でも、発注ステータスの確認や変更に時間がかかり、顧客の変更要望に対応できなくなる恐れもあるため、決して望ましいとは言えません 。

購買情報の一元管理、登録・変更情報の可視化を図るためにも、管理体制のデジタル化は必須命題なのです。

システムで購買プロセスを可視化、ムダなコストを削減

ここまでにご紹介した様々なムダやリスクの発生は、購買管理専用のシステムを導入することで解消できます。その一番のポイントとなることは、次の点を記録し、関係する担当者・関係する部門間で閲覧可能範囲を決めて共有できることにあります。

①購買情報の登録・更新を
②だれが
③いつ
④なぜしたかを記録できる

こういったシステムを活用することで購買情報のブラックボックス化を防ぎ、発注ミスによる無駄な 調達コストの削減、過去の記録に基づいた適正取引（相互牽制、組織牽制）が実現します。 そして、データに基づきサプライヤとの適正な価格交渉を行うことで、購買コストの抑制や購買リードタイムの短縮にも繋げる ことができるのです。

大興電子通信が提供する「間接材調達支援システム”PROCURESUITE（プロキュアスイート）”」は、今回ご紹介した調達業務に関する課題を解決するソリューションです。

PROCURESUITEでは、販促ツールや資材・部材といった「都度見積購買」や、オフィス用品・事務機器といった「カタログ購買」、データ通信料やレンタル費用・光熱費といった「支払い請求処理」、それぞれの特性に応じて調達プロセスの可視化、コスト削減を進めることができます。

また、購買分析に役立つ機能も搭載しているため、定型業務化された「パーチェシング業務」にかかる労力を最小化し、蓄積されたデータに基づき戦略的なサプライヤの発掘を目指す「ソーシング業務」への工数シフトが可能となります。

見積から検収に至る一連の業務を「一気通貫で可視化・効率化」し、組織として最適な購買業務を実現するために、間接材調達支援システム「PROCURESUITE」の活用を是非ご検討ください。