購買のコストダウンを図る上で、比較購買という視点は欠かすことができません。しかし、そのノウハウは社内でも意外と形式化されていないものではないでしょうか？
そこで本記事では、比較購買のメリットやそのポイントを整理し、どのように社内で取り組むべきかをご紹介します。
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「比較購買」をなぜするべきか？メリットを整理しよう
品質の良いものを、より低コストで買い入れるためには、さまざまなアプローチがあります。その一つである「相見積もり」はバイヤーにとって欠かせないテクニックです。そのメリットとしては、次の2つが挙げられます。
適正価格の選定と競争によるコストダウン
1つ目は、複数業者の見積もりを比較することで、市場の適正価格を把握したり、理想的な条件を引き出したりするための交渉を円滑化できることです。
そもそも市場の相場は、需要と供給のバランスが変わる中で日々変化しています。その適正値を見極めることは極めて重要と言えます。また、仮に高値が付きやすいタイミングであっても、業者間の価格競争を促すことによってコストダウンを導ける可能性もあるのです。
内部統制の強化
2つ目は、不適切な取引の防止による内部統制の強化です。サプライヤーへの発注量が増え、関係性が深くなるほど、不適切な取引が行われる恐れは高くなります。企業間や担当者間での癒着が見られる場合、顧客への提供価値や経済合理性の追求が疎かになり、個々人のメリットが優先されるリスクも出てくるのです。
こうした背景があるからこそ、比較購買にきちんと取り組むことが大切です。
「比較購買」のメリットを最大化する3つのポイント
では、比較購買のメリットを最大限に引き出すためには、どのようなポイントがあるのでしょうか。主なものとして挙げられるのは、次の３点です。
見積の比較は３～４社程度で行う
1つ目のポイントは、相見積もりを取得する社数です。より多くの企業から見積もりを取得したほうが、より低い価格の見積もりを取得できる可能性が高まります。一方、取得する社数が多ければ多いほど、比較するための時間や工数がかかることも事実です。それぞれの企業に得意分野や強みがあることを踏まえると、３～４社程度から見積もりを取得することが最適と言えるでしょう。
見積の比較をすることはあらかじめに業者へ伝える
2つ目のポイントは、相見積もりをすることをあらかじめ業者に伝えることです。見積もりを作成する行為は、サプライヤー側にも負担を強いることになるため、マナーとして事前の連絡を欠かさないようにしましょう。また、これによって価格競争を促すことも可能になるため、重要なポイントの一つと言えます。
いつも同じサプライヤーで比較しない
３つ目のポイントは、新規の業者を1社は入れてみることです。これまでに取引があるサプライヤーだけで 過去の実績や習慣、お互いの友好関係などがあり、一定の信頼関係において見積りが行われるものです。そのため、見積価格が市場価格に近い適正価格であるかどうか、なかなか判断がつかないケースが多いのです。そこで、比較するサプライヤーを思い切って変えてみたり、新規の業者を1社加えてみる、といった工夫が求められます。
そして、こうした相見積もりを効率的に行えるようにするためには、過去の見積もり情報を一元管理できるシステムが有効といえます。
担当者が変わってもサプライヤーを管理・比較しやすい「購買管理システム」
比較検討するサプライヤーを開拓する際には前任者や他の担当者が行った取引や交渉履歴を残せることが重要となります。これらの履歴を業務ノウハウとして蓄積できることが、効率的なサプライヤー選定を行える組織づくりにつながるといっても過言ではありません。
大興電子通信が提供する購買管理システム「PROCURESUITE（プロキュアスイート）」であれば、過去の見積もり履歴をセキュアなクラウド上で一元化することができます。購買実績データの傾向値分析を行うことで、コスト削減の次の一手を見出すことも可能です。
各担当者が過去に行った見積もりや交渉履歴の一元管理すれば、社内への業務ノウハウを蓄積し、人材育成に活用することもできます。購買業務の経験が少ない人材であっても、適切な資材調達を進めることが可能になるでしょう。
適正価格を知り、比較購買によるコスト削減を進めるために、PROCURESUITEを是非ご活用ください。
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