購買業務では膨大な数の書類をやり取りするため、関係する部署も多岐にわたります。
複雑化した購買業務には書類の管理や部署間の連携などに課題があり、これらを解消するために注目を集めているのが電子契約です。本記事では、電子契約のメリットや電子契約システム導入の注意点についてご紹介します。
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購買業務における課題
紙ベースのアナログな購買業務にはさまざまな課題があり、多くの企業が悩まされています。
ここでは、購買業務における主な４つの課題とその解決方法についてご紹介します。
書類の管理ができていない
契約書や注文書などさまざまな種類の書類を扱う購買業務では、多くの書類を保管・管理する必要があります。
これらの書類の保管するためは相当なスペースを確保しなければなりません。専用のキャビネットや倉庫で保管した場合、管理が難しく、どこにどの書類を保管しているか分からなくなることもあります。
このような状況下では、管理する書類の劣化や破損のリスクもあることから、保存方法への配慮も必要となってきます。
取引文書においてヒューマンエラーが起きやすい
企業間での取引では大量の請求書を取り扱います。大量の請求書を手作業で発行している場合、発行漏れや金額の間違いなどのヒューマンエラーが発生してしまうことも多くあります。
部署間の連携が難しい
購買業務は部署間の連携によって成り立っています。しかし、連携する部署が多ければ多いほど業務は複雑になり、連携を取ることが難しくなってしまいます。
部署間の連携を効率化するためのシステムを導入したものの、システム間の連携不足により片手落ちになってしまい、人手に頼った業務となってしまっているケースも増えています。
取引文書に印紙税がかかる
印紙税法によって、課税対象となっている契約書には、印紙を貼ることが義務付けられています。
印紙の代金は課税文書を作成した者が負担することになっているため、これらを削減したいと考えている企業も多く存在します。
電子化・ペーパーレス化によって課題を解決。DXも推進
先程ご紹介した購買業務における課題は、電子化・ペーパーレス化で解決できます。
電子化・ペーパーレス化が実現すれば、検索性が向上するため、煩雑な書類管理の効率化を図れます。また、書類作成時のヌケ・モレといったヒューマンエラーを防ぐことも可能です。
同時にDX推進にも寄与することから、電子化・ペーパーレス化に取り組む企業も増えています。
昨今では、脱ハンコ推進やテレワークの増加に伴い、契約書の電子化にも注目が集まっています。
電子契約による5つのメリット
企業間のさまざまな契約、受発注に使われてきた「押印された紙文書」を「電子署名が付与された電子ファイル」に置き換え、インターネット経由で取り交わすことを『電子契約』と言います。
本章では電子契約によるメリットを5つご紹介します。
契約書の管理が容易
電子契約に切り替えるメリットとして、書類管理が容易になることが挙げられます。
従来は紙の書類を管理・保管する必要がありましたが、電子契約に切り替えることで保管場所の確保や契約情報を探す手間を削減し、欲しい時にすぐに情報を作成したり取り出したりできます。
ヒューマンエラーを回避
電子契約では、紙の書類で発生していた印刷や製本、郵送といった手順が不要になります。
そのため、金額の記載ミスや請求書の発行漏れ、送付漏れといったヒューマンエラーを回避することが可能です。
業務スピードが向上
電子契約に切り替えることで、注文書、請求書の作成、郵送時間を大きく削減できます。
基幹システムと連携すればこれらの時間をほぼゼロにできるため、業務スピードの向上に加え、部署間での連携も容易にできます。
印紙税を削減
電子契約の場合、印紙税を削減できることもメリットとして挙げられます。
印紙税は紙の契約書に対し課税されるため、電子契約書の場合は収入印紙が不要となり、コスト削減の期待ができます。
収入印紙代や印紙税削減のメリットを最大化させるにはこちらの記事もご覧ください。
電子署名・タイムスタンプによる高い完全性
作成された電子文書には高い完全性が証明されることもメリットの1つです。
電子契約では、電子署名やタイムスタンプを付与することで、完全性が証明されます。電子文書の完全性が証明されることで、文書の改ざんを防止でき、改ざんが発生してしまった際にもその事実を検証できます。
多くのメリットがある電子契約ですが、電子契約システムを導入する際には注意点も存在します。
次章では、電子契約システム導入の際の注意点についてご紹介します。
電子契約システム導入の際には電子帳簿保存法の要件に注意
電子契約システムを導入する際には、電子帳簿保存法にも対応しているかを確認することが重要です。
電子帳簿保存法は契約書や領収書などの書類を電子データとして保存する際の要件が定められています。中でも「真実性の要件」と「検索性の要件」を満たしている電子契約システムであるか確認するようにしましょう。
また、電子帳簿保存法は2022年１月に改正し、タイムスタンプやスキャナ保存などの要件が緩和されて運用がしやすくなっています。改正ポイントの詳細はこちらの記事もご覧ください。
購買業務DXに向けて電子契約システムの導入を！
電子化・ペーパーレス化を行うことで、購買業務によくある課題を解決することができ、かつDXの推進もできます。また、購買業務の電子化・ペーパーレス化の際には電子契約システムの導入も検討していきましょう。
電子契約システムの導入に際し、進め方や導入のポイントは以下の記事で詳しく解説していますので、合わせてご覧ください。
大興電子通信では、電子帳簿保存法にも対応した電子契約システム「DD-CONNECT」を提供しています。導入から運用支援、アフターサポートまで、電子契約の運営に必要なサービスを一括で提供することが可能です。複数の支援メニューがあるため、購買業務電子化・ペーパーレス化を最小限の業務負担で実現できます。
「DD-CONNECT」についての詳細は以下リンクにて解説していますので、業務効率化やコスト削減も図れる電子契約システムの導入を検討されている方は、是非ご覧ください。
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