購買管理はモノづくりの起点となる業務です。資材の購買が滞っていては、予定通りに製品を作り上げることが難しくなります。必要なときに、必要な品質で、必要な量を、コストと時間のバランスを考えて購買管理をスムーズに進める方法を考えてみましょう。
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購買管理とは
まずは、購買管理の定義と業務の基本についてご紹介します。
購買管理の定義
JIS規格では購買管理について「生産活動に当たって、外部から適正な品質の資材を必要量だけ、必要な時期までに経済的に調達するための手段の体系。」と定義しています。
つまり、モノづくりの一環として、生産に必要な資材や部品を要求された品質、価格、期日で調達するための業務や取り組みを指しています。そのためには仕入先の開拓と選定、検収支払管理、内外製区分の確認も購買管理業務に含まれます。
購買管理の5原則
購買管理業務を進める上で「購買管理の5原則」と呼ばれる基本原則があります。目的としては以下のとおりです。
- 適切な取引先を選定し確保する
購買業務では、資材の供給先となるサプライヤーの働きが重要となります。サプライヤー都合で納品が滞るようでは生産計画に大きな影響があるため、適切なサプライヤーの選定することも購買管理として重要なポイントです。 - 適正な品質を確認し確保する
納期通りに納品しても、品質が不十分であれば顧客への信頼に関わるため、納品された資材の品質を厳しくチェックし、悪ければ是正勧告などをして対策することも購買管理として行う必要があります。 - 適切な数量を確認し確保する
購買業務では、購入した資材が生産計画に足りないことはもちろん、購入しすぎて在庫過多になることも予算管理や在庫管理に大きな影響を及ぼします。購買管理を徹底し、常に適切な量の資材を確保することが大切です。 - 的確な納期を設定し確保する
購買業務においては、サプライヤーとの協力体制が重要となります。納期が遅れがちであれば、部員を派遣して改善活動を支援するなどして納期を遵守してもらうことも必要となります。 - 適切な価格を決定し履行する
資材を安く購入することで営業利益を高めることができるため、原価低減活動は重要な業務のひとつとなります。しかし安く購入することを重視しすぎた結果品質が損なわれるようなことはあってはなりません。品質を維持しつつコストダウンを図っていくことも購買管理の重要なポイントです。
購買管理規定とその必要性
企業の中でも重要な役割を担う購買業務は、お金が絡むことから不正が起きやすい部門だともされています。内部統制を行い不正が起きないようにするためには、購買管理規定が必要となります。
購買管理規定は購買業務を進める中で禁止事項や業務フローを記したルールであり、企業自身が社内の実情に合わせて制定します。購買管理規定は主に総則、購買計画、取引先、発注、検収、支払いなどの項目に分けられます。
購買管理規定は不正を防止するために制定されますが、業務を効率化する目的としても重要です。規定がなければ担当者は自身の裁量で業務を進めることがあり、効率を犠牲にしていることがあります。購買管理規定では適切とされる品質、量、納期、金額設定、承認フローなどが記されるため、整ったルールの中で業務を進めることが可能となります。また、初めにルール化していれば効率化のための改善活動も行いやすくなります。
購買管理の必要性
中小企業製造業の『製造原価に占める材料費』は平均として、40～50％だといわれています。原価の約半分を占める資材原価を下げることができたのなら、当然利益は向上するでしょう。そのためには仕入先を選定して、最適な品質とコストで調達する必要があります。
仕入れは安ければ良いというわけではなく、一定水準の品質が求められます。コストと品質のバランスを考え、仕入先を選定するのも購買管理の仕事になります。
また、価格だけでなく管理によるリードタイムの削減も可能です。原材料・部品の調達から製造、販売までモノづくりの流れは鎖のようにつながっています。仕入れに時間がかかってしまうと、製造が予定通り進められません。逆に仕入れを予定より早く済ますことができれば、納期を短縮することも可能です。
購買管理は、モノづくりの起点として重要な役割を持っています。
購買管理の業務フロー
代表的な購買管理の業務では、「見積・発注」、「受入・検収」といった業務フローが発生します。それぞれの内容を簡単にご説明します。
見積・発注
まずは仕入先を選定し、見積を依頼、届いた内容を比較検討し条件の良い取引先に資材を発注します。その際、適切な取引をするために契約書を送付し、相互に取引条件の確認をした上で、取引期間や納期、支払い条件などを明記した書面を取り交わします。資材を発注した後、納品が遅れた場合には、必要に応じて催促を行います。
この段階で、購買方法が担当者ごとに異なっていると、業務が属人的になり情報の共有や引き継ぎでトラブルが生じます。担当者が変わってもスムーズに購買業務ができるよう、方法の統一・標準化をすることが重要です。
受入・検収
届いた資材が注文通りの品質、数量であるかを確認します。もし、届いた資材に問題がある場合は、仕入先に連絡し代替品を送ってもらうなどの対応が必要です。検収後に問題がなければ、契約に基づき仕入先に支払いを行います。
品質や仕入先の対応の早さといった「購買データ」も、企業の財産となります。情報を一元管理して担当者がいつでも見られる環境にあると、次回以降の発注で事務工数の大幅な削減が可能です。
モノづくりを滞りなく行うための購買業務のポイント
購買業務においては、次にご紹介する3つのポイントが重要となります。
チェックフロー、承認フローの設定
お金が絡み不正の起きやすい購買業務においては、あらゆる面でチェック体制を作ることが大切です。発注書や納品書、検収報告書などを照合するフローを設け、不正があっても第三者が発見できる体制を作ります。
また、所定の責任者の承認フローを作ることも重要です。値引きや割戻しなどは不正のきっかけになることもあるため、担当者の一存ではなく、規定に基づいた内容になっているかどうかを責任者が承認するフローを構築します。
職務分掌の徹底
職務を適切に配分し、担当者ごとの担当業務と責任の所在をはっきりさせることを「職務分掌」と言います。購買業務においては、例えば発注業務と検収業務がそれぞれ独立した職務であり、分掌することが大切です。これらの業務を1人の担当者が兼任すると、サプライヤーに発注して納品された資材が適切かどうかを確認する検収も同じ人が行うことになり、不正のしやすい環境となります。
サプライヤーとの癒着の防止
お金が絡む業務であり、サプライヤーの営業担当から営業を受けることから、サプライヤー側から不正を持ちかけられるケースも考えられます。このような癒着を防ぐためには、定期的な人事異動が最も基本的な対策となります。
購買管理が適切に行われることで、スムーズな生産、コスト削減に取り組むことが可能になります。ただし、事業規模が大きくなるほど、管理は難しくなります。さらに、購買には自社だけでなく仕入先の状況も影響します。
早めに管理業務の改善に取り組まなければ、ムダな作業の増加、ミスの発生が大きな問題となるかもしれません。そのため、購買管理業務をサポートするためのシステム導入が必要になる可能性もあります。
常日頃から情報を共有し、購買管理を適切に行うことができれば企業の収益力拡大も可能です。トラブルを防ぎ、モノづくりのプロセスをスムーズに行うためにも、ぜひ購買管理の改善・強化を進めていきましょう。
また、下記記事では、購買管理システムを導入する4つのメリットと3つの選び方もご紹介していますので、ご興味のある方は是非ご覧ください。
![「購買・調達業務効率化」 完全ガイド<br>～購買管理システムのベストプラクティス～](https://www.daikodenshi.jp/daiko-plus/wp-content/uploads/2023/09/9_購買管理__購買_調達業務効率化_完全ガイド_購買管理システムのベストプラクティス.png")
