若手バイヤーが育たない！ 調達・購買業務のノウハウを継承する仕組み

グローバル化が進展し続ける現代において、調達・購買業務は企業の競争優位を左右する重要な要素です。しかし、その業務を支えるバイヤーの育成は簡単ではありません。 多くの企業で属人化が進む今、どのようにすればそのノウハウを引き継いでいけるのでしょうか。

本記事では、購買業務にまつわるノウハウ継承の仕組み化についてご紹介します。

若手バイヤーが育たない…その原因とは？

昨今、調達・購買部門における若手バイヤーの育成は各社共通の課題といえるでしょう。その背景にあるのが、組織における次の３つの原因です。

中堅が多忙で「教育の時間」を取れない

1つ目は、教育に要する時間不足です。 購買業務では社内外の関係者とのやり取りに多くの時間を割く必要があり、急な対応や期日に追われる業務も多々存在します。だからこそ、購買業務に関する教育に十分な時間を割くことは難しい傾向にあるといえます。

ノウハウ・育成フローが「体型化」されていない

2つ目は、人材育成フローの体系化不足です。 購買プロセスやそのルールは担当者の暗黙知に頼る部分が多く、その詳細が明文化されていないケースも多々見受けられます。また、価格や納期交渉などのノウハウも共有されていない傾向も多いといえるでしょう。

最終プロセスが「中堅に属人化」している

３つ目は、プロセスの属人化です。 前述のノウハウとも関連しますが、契約締結段階で中堅の人材が出ていかざるを得ない状況を変えるのは至難の業です。特に、一度の購買で大きな金額が動くような場合、属人性は一層高まる傾向にあります。

こうした原因の解消は時間の経過に伴って難しくなるものです。そこで、一日でも早く検討したいのが、購買業務のシステム化。中堅バイヤーと若手バイヤーの業務ノウハウの差やスピード、品質のギャップを埋めるための仕組みです。

調達・購買業務のノウハウを継承するための仕組み

購買業務のシステム化を考える時、次のような本質を押さえることが大切です。個別機能の利便性だけに目をとらわれず、これら複数のメリットをいかにして最大化するかが最大の論点になります。

購買業務のノウハウを蓄積、中堅の業務をデータ化する

最初に考えるべきは、中堅バイヤーの業務をデータ化することです。過去の購買情報をシステムに取り込み一元化できれば、過去の購買経緯や交渉内容、発注量に応じた適正価格を可視化することができます。また、ベストプラクティスをデータ化することで、ノウハウの標準化を図ることも可能です。

情報共有を強化、若手をサポートしやすい環境に

データ化がもたらすもう1つのメリットが、情報共有を強化できる点です。例えば、若手バイヤーがサプライヤーとの交渉内容をシステム上で速やかに共有することで、中堅バイヤーは適切なタイミングでサポートに入ることが可能になります。資材の価格や発注量に応じて適時判断を下すことで、若手バイヤーの裁量を増やし、人材育成を加速させることもできるでしょう。

評価指標を明確化、モチベーション向上を狙う

購買業務をシステム化する副次的なメリットとしては、評価指標の可視化も挙げられます。購買業務のプロセスを見える化することで、誰が・いつ・どのような業務を行ったかわかるようになり、組織への貢献度も明確になるのです。評価を適正化は人材のモチベーション向上にもつながるため、若手人材の成長を活性化することも可能になるでしょう。

購買業務のシステム化で得られる、その他のメリット

ここまででご紹介したほかにも、購買業務のシステム化によって得られるメリットは多数存在します。

例えば、一連の業務がシステム上で完結できる点。購入申請からサプライヤーへの発注、検収に至るまでをシステム化することで、不適切な購買を抑制することもできます。また、電子化に伴う帳票類の削減によって大幅な工数・コストの削減も実現できます。

そして、大きなメリットとして忘れてはならない点が、価格統制を図ることができる点です。拠点ごとに購買を行う「分散購買」を行っている場合には、発注ロットの少量化に伴って価格交渉が不利になったり、原価意識が低下したりする恐れがあります。そこで、全拠点共通の購買管理システムを活用することで、発注ロットを増やす工夫をしたり、拠点ごとの情報格差を埋めたりすることができるのです。

大興電子通信が提供する購買管理システム「PROCURESUITE（プロキュアスイート）」は、今回ご紹介した調達・購買業務のノウハウ継承に最適なソリューションです。

PROCURESUITEでは過去の見積や単価情報を一元管理できるため、若手担当者も過去の経緯を踏まえた価格交渉を行いやすくなります。 登録した購買情報は、各担当者のリアルタイムな進捗状況と合わせて共有が可能。「見積中」「承認中」といったステータスと共に可視化されるため、次のアクションが滞っている場合に中堅バイヤーがサポートを行う、といった組織的な運用も行いやすい仕組みです。

また、利用者ごとのID/パスワードを発行し、業務権限を分けて運用することもできます。この機能を利用すれば、各自の業務内容に応じた評価を行うほか、内部統制・コンプライアンスの強化を行うことも可能になるでしょう。急な増員に対応した仕組みづくりにも最適といえます。

若手バイヤーの育成やノウハウ継承に課題をお持ちの企業様は、購買管理システム「PROCURESUITE」の活用をご検討ください。