調達業務において、コスト削減と安定供給の肝になるのが「サプライヤ管理」。しかし、そのノウハウを具体策にまで落とし込んでいる企業は決して多くありません。
では、最適なサプライヤ管理を実現する上で、どのようなポイントが存在するのでしょうか。本記事では、サプライヤ管理に必要な観点を洗い出し、調達プロセス改善に効果的な打ち手をご紹介します。
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サプライヤ管理とは
まずは、サプライヤ管理の定義について、おさらいしておきましょう。
サプライヤ管理とは、資材や原材料の購入先であるサプライヤのさまざまな情報を取得し、それらの情報から定期的にサプライヤを評価することで、調達戦略策定に活かす活動の総称です。この活動が疎かになれば、安定的な調達ができなくなったり、必要以上に調達コストがかさんでしまったりします。
一方で、サプライヤ管理のための取り組みを組織的に徹底できている企業は、決して多くありません。こうした背景にあるのが、サプライヤ管理を目的レベルから十分に把握できているかどうか、という点です。
サプライヤ管理の重要性
そもそもサプライヤ管理の目的は、コスト削減・安定供給の実現・良好な関係構築などを実現し、戦略的な購買を実現することにあります。サプライヤ管理が担当者に依存し、評価の方法や評価タイミング、評価結果などが恣意的になってしまったり、そもそも管理ができていなかったりすれば、このような戦略的な購買はままなりません。
そのように考えると、まずは属人性の排除は必要不可欠です。では、サプライヤ管理を自社の利益につなげていくためには、組織としてどのような取り組みが必要なのでしょうか。
サプライヤ管理に必要なこと
サプライヤ管理に必要な観点としては、次の２点が挙げられます。これらの視点を踏まえつつ、一連の流れとして購買プロセスを見直せるかどうかが、サプライヤ管理の成否を左右します。
Point1. 情報の収集
1つ目は、十分な情報収集です。サプライヤ管理を行うためには、まずサプライヤに関する情報を常に収集・蓄積することが求められます。基本となるステップは、「探索」「選定」「評価」の3つです。 第一段階の「探索」は、調達したい物品を提供できる候補の中から、自社が求める基準を満たすサプライヤを探すこと。その上で、そのサプライヤの中から適正な価格・納期で取引できる企業を「選定」し、品質・納期遵守といったサプライヤのパフォーマンス面を「評価」することが大切です。
このプロセスを高い透明性の元で行えるようになることで、一部担当者に依存することのない購買プロセスが実現できます。
Point2. 分析・評価基準を明確化すること
2つ目は、サプライヤを適正に評価すべく、その基準を明確化することです。そのためにも、サプライヤの評価・実績がデータとして蓄積されていることが求められます。
こうした評価・実績データを活用することで、担当者の定性的な評価や印象値だけでなく、担当者が変わったとしても、社内で充分な情報を引き継ぐことができます。評価実績と仕組みを作ることで、適正にサプライヤ管理をすることにつながるわけです。加えて、企業の信用度・信頼性など、あらゆる情報を統合的に分析することも重要になります。
そして、このようなサプライヤ管理を仕組みとして行うための鍵となるのが、調達支援システムの存在です。
調達プロセスの可視化・情報蓄積はITで効率的に
サプライヤの情報収集・分析をExcelによる加工・保存で行っていると、思わぬ業務量の肥大化を招く恐れがあります。そうした非効率がある中では、サプライヤの定期的な評価はままならないでしょう。
適切なサプライヤ管理を行う上では、サプライヤの評価から調達戦略への反映までを、ITを活用しながら行うことが大切です。その上で、少ない労力かつ短いサイクル（月次や四半期）で実施できることが、成果に繋がるサプライヤ管理の肝になります。
大興電子通信が提供するPROCURESUITE（プロキュアスイート）は、調達プロセスの可視化・情報蓄積をITで効率化する仕組みです。紙（購入依頼票）やメール、FAXなどでやり取りしていた情報をPROCURESUITEの購買システムに一元化。Excelでの管理から脱却し、多くの部門や人員が関わってくる都度購買の一元管理を可能とします。
また、「都度購買」のみならず「カタログ購買」にも対応しているため、間接材をはじめとした購買業務にも対応可能。購入実績を把握できるため、相互牽制・組織牽制の役割も果たします。
コスト削減・安定供給の視点から購買業務を見直したいとお考えの企業様は、ぜひ活用をご検討ください。
コスト削減・安定供給につながるサプライヤ管理を実現する「PROCURESUITE」
当社の購買管理システム「PROCURESUITE」については、下記よりご覧いただけます。
