電子帳簿保存法では、電子取引に関するデータ保存が義務化される改正が2022年1月から施行されています。2023年12月31日までは宥恕期間ですが、2024年1月からは電子取引を行っている事業者は必要な対応をしなくてはなりません。（※）
本記事では、電子帳簿保存法とは何か基礎知識から、今回の改正による変更点、改正で対応すること、電子帳簿保存を行うメリット・デメリットなど、わかりやすく解説していきます。
※令和5年度税制改正大綱で設けられた2024年1月からの猶予措置に該当する事業者は対象外
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電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法は、税法で保存が義務付けられている帳簿・領収証・請求書などの書類を電子データで保存する際のルールを定めた法律です。
従来の紙ベースでの管理から電子データでの管理に移行を促進して、処理・管理にかかる負担を軽減したりデータの信頼性・保存期間を向上したりすることを目的としています。
法律自体は1998年から施行されており、その後改正を繰り返してきました。
2022年1月から施行された改正では、電子取引に関するデータ保存が義務化されることになり注目を集めるようになりました。
電子取引をした際の電子データ保存義務については、2023年12月31日まで猶予期間が設けられていますが、2024年1月1日以降は義務となるため注意が必要です。
例外として、令和5年度税制改正大綱で新たに設けられた2024年1月からの猶予措置に該当する事業者は、引き続き緩和された要件でのデータ保存も認められます。
猶予措置の内容については下記から詳細をご覧ください。
電子帳簿保存法 改正の背景
社会のIT化が進み、「DX推進」などにみられるように多くの企業でも業務のデジタル化が進んでいる昨今。それでも日本ではまだまだ紙ベースでの業務も多いといわれていますが、これからの時代に対応していけるよう、事務・経理の在り方を見直して電子化を進めていくことが法改正の背景となります。
2020年度の電子帳簿保存法の改正内容について知りたい方は、下記記事をご覧ください。
電子帳簿保存法 改正による変更点
改正による変更点はいくつかありますが、ここでは主要なポイント4つを解説します。
より詳しく知りたいという方は、国税庁のホームページで公開されている資料・動画をご覧いただくことをおすすめします。
電子取引情報を電子情報のまま保存することが義務化した
電子取引に関するデータは、これまでも原則として電子データでの保存が必要でしたが、書面出力して保存することも認められていました。しかし、今回の改正以降は紙での保存が廃止され、電子データによる保存が義務化されました。
電子保存の保存要件が緩和された
帳簿書類を電子データ保存する際に必要とされていた検索項目が削減され、「取引年月日」「取引先」「取引金額」の3項目のみに変更となりました。
これによって、従来よりも少ない項目で電子データ保存に対応できることになりました。
電子保存の届出が不要になった
改正前（2022年1月1日の施行前）は、電子データ保存やスキャナ保存を導入する際、事前申請をして税務署長による事前承認の手続きを取る必要がありました。しかし、今回の改正でそれらの手続きが廃止され、電子保存の導入がより簡単におこなえるようになりました。
違反時の罰則規定が強化された
罰則の強化も今回の改正におけるポイントの1つです。
電子データに隠蔽や改ざん等の違反が発覚した場合、申告漏れで生じる「重加算税」の額に10%の金額が上乗せで加算されることになりました。加えて、猶予期間を過ぎても電子データの保存に対応しておらず、従来のように紙ベースでの保存を続けているなどした場合は、青色申告の承認取り消しとなる可能性もあります。
電子帳簿保存法 改正で対応すること
まず、前提情報として電子帳簿保存法におけるデータ保存には、以下3種類が存在します。
■電子帳簿等保存 ・・・電子データで作成した帳簿書類を、電子データのまま保存する
■スキャナ保存 ・・・紙で受領した請求書等の書類を、スキャナを用いて電子データ化し保存する
■電子取引データ保存 ・・・電子的に受領した取引情報を、電子データとして保存する
このうち、改正によって義務付けられたのは「電子取引データ保存」で、「電子帳簿等保存」と「スキャナ保存」は任意となります。
これを踏まえ、改正によって対応することは大きく3つあります。
電子取引の現状を把握する
1つ目は、現在行っているすべての取引が電子取引に該当しているかどうか状況を把握することです。
電子契約・取引サービスを介して交付・受領した請求書や領収書だけでなく、メールへの添付で受領したPDFの請求書、クレジットカード利用時の明細書、インターネットバンキングでの振込等の取引情報なども電子取引に該当します。
まずは、自社の取引情報をすべて洗い出し、1つ1つ電子取引に該当しているかどうか確認しましょう。
保存方法・場所・ルールなどを定める
2つ目は、電子データの保存方法・場所・ルールなど、運用方法を定めることです。
電子取引のデータは、そのデータが「削除・改ざんされていないこと」「検索・表示できる状態であること」が担保されていなければなりません。
それを担保するための要件としては、以下の4つの保存要件があります。
１.タイムスタンプの付与
次のいずれかの措置を行うこと
- タイムスタンプが付された後の授受
- 授受後遅延なくタイムスタンプを付す
- データの訂正削除を行なった場合にその記録が残る or 訂正削除ができないシステムを利用
- 訂正削除の防止に関する事務処理規定の備付け
→ 国税庁のホームページからサンプルをダウンロードできます
２.電子計算処理システムの概要書類の備付け
（※自社開発のプログラムを使用する場合に限る） 利用しているシステムの概要を記載した書類を備え付けること
３.見読可能装置の備付け等
電子データの保存場所に、電子計算機・プログラム・ディスプレイおよびプリンタと、ならびにそれらの操作説明書を備え付けること
また、記録情報をディスプレイの画面や書面に、整然かつ明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと
４.検索機能の確保
電子データを、以下の条件で検索できるようにしておくこと
- 「取引年月日」「取引先」「取引金額」の3項目
- 「取引年月日」または「取引金額」の、範囲指定による検索
- 複数項目の組み合わせによる検索
出典：国税庁ホームページ 「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」の「Ⅱ 適用要件【基本的事項】」
システムを決める
上記の保存方法・場所・ルールなどを定めたら、改正電子帳簿保存に対応したシステムの導入、あるいは自社開発の準備を進めます。
もしも不明なことが多く、選定方法や自社にあった製品の選び方に不安を感じる場合は、信頼できるベンダーに相談して一緒に検討を進めることをおすすめします。
弊社でもご相談を受け付けておりますので、お気軽にご相談ください。
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電子帳簿保存を行うメリット・デメリット
メリット
1つ目は、書類管理のスペースを削減できることです。
これまで紙ベースでの管理では、書類を保管するファイル・キャビネットなどが必要で、書類保管に必要なスペースがどんどん増えてしまう問題がありました。大きい企業であれば、書類管理のための専用の部屋が設けられていたこともあるでしょう。それらのスペースを削減できることは、電子保存のメリットの1つです。
2つ目は、書類管理の手間を削減できることです。
電子データであれば、取り出したいデータを検索してすぐに閲覧することができますが、紙の保存では書類を探すだけでも大幅な時間がかかることがしばしばありました。
また、電子データであればネットワークを通じて離れた拠点からアクセスすることができるため、書類を取るためだけにオフィスに出社したり、出張などで担当者が遠方にいるので業務が進められないといった問題も解消されます。
3つ目は、書類管理のコストを削減できることです。
こちらは上記の1つ目・2つ目によってコストが削減できるという点もありますが、それ以外にも、紙ベースで管理していたら必要だった印刷代・インク代・保管用の備品（ファイル・バインダー・キャビネット・付箋など）を削減できたり、書類処理にかかっていた事務的な業務も効率化できるので人件費を削減できたりと、さまざまな面でコスト削減につながります。
4つ目は、セキュリティの強化につながることです。
「電子化してネットワークに接続してしまうと、セキュリティリスクが高くなるのではないか」という懸念もあるかと思いますが、紙ベースから電子保存に移行すると、書類の置き忘れ・盗難などによる漏洩や、火災などの万が一の自体で紛失してしまうような事態などを回避することができます。
また、ネットワークも外部からはアクセスできないローカルなものに限定すれば、利便性は低下しますがセキュリティを一定担保できますし、書類を電子管理するためのITシステムの多くはユーザーアカウント毎に権限設定できる機能がついているので、限られた人しか書類を閲覧できないようにすることも可能です。
デメリット
1つ目は、導入コストがかかる点です。
帳簿書類を電子保存するためには、そのためのITシステム（ソフトウェアやクラウドサービスなど）が必要になります。電子保存に移管する際の初期費用だけでなく、導入後のランニングコスト（サービスを利用するための年間費用など）も発生するので、そのための予算を設けることが必要となります。
2つ目は、システム障害などが発生し得ることです。
例えば、電子保存のためのシステムにクラウド側のサービスを利用していて、提供元で障害が発生した場合、復旧までの期間は書類にアクセスしたり書類の処理を行ったりすることができない、といった事態が発生するリスクがあります。ケースとしては稀ですが、障害によってデータが失われてしまうこともあるかもしれません。障害発生の頻度が少なく、もし障害発生しても復旧やアフターフォロー等の対応が迅速かつ信頼できるサービスを選定したり、自社でもバックアップを取っておくなどしたりして対策していくことをおすすめします。
改正した電子帳簿保存法に対応できる「EdiGate DX-Pless」
これまでで解説したように、2024年1月以降は電子データとして送付している帳票や受け取っている国税関係書類なども、すべて電子帳簿保存法への対応が必要になります。
この動きに適切に対応するには、あらゆる帳簿の電子データを漏れなく管理し、かつそれらの運用をスムーズに実施する社内体制を構築することが必要です。
大興電子通信は、改正した電子帳簿保存法に対応できるサービス「EdiGate DX-Pless」を提供しています。
「EdiGate DX-Pless」では、受取書類や発行書類を問わず文書保管が可能なサービスと、システム連携や読み取り依頼機能を備えたサービスにより、ペーパーレス化と業務効率化の両方を実現します。これにより、貴社の電子帳簿保存法改正に向けた体制移行をサポートいたします。
「EdiGate DX-Pless」については、以下の資料で詳しく解説しています。具体的な機能や導入効果を一度確認してみたいとお考えの方は、ぜひご覧ください。
改正した電子帳簿保存法に対応！「EdiGate DX-Pless」
