調達業務の改善事例！ システム化で効率化・コスト削減した「パイオニア株式会社様」

グローバル化やデジタル化の進展にともない、いまや調達業務のあり方一つで企業の業績が大きく左右される時代といえます。そうした中、間接材の調達業務プロセスと調達コストに着目し、業務工程を半分以下に削減、間接材コストも50%近くまで削減したのが「パイオニア株式会社様」。

果たしてどのようなポイントに注力し、このような成果を収めたのでしょうか。本記事では４つのポイントからその背景を解き明かしていきます。

パイオニア株式会社様の課題は「間接材調達におけるコストの削減」

映像・音響機器の専業メーカーとして知られるパイオニア株式会社様。同社では、以前より間接材調達に関わるコスト削減・業務効率の向上について議論が重ねられてきました。

間接材というと、一般的には事務用品などが該当します。しかし、同社では機器のリース代、生産設備、業務委託費なども間接材に含められています。そのため間接材に含まれる品目数が多い傾向にあり、その影響範囲は全国の拠点に及ぶことから、当該業務の改善によって大きなコスト改善効果が期待されていたのです。

そして、そこで改善すべき課題は次のように具体化されていきました。

調達支援システム導入で「4つの課題」が改善

①購入データを精査、購買コストの割高化を解消
②見積～納品確認をシステム化、業務コスト50％削減
③購買履歴のデジタル化で、購買プロセスを可視化
④蓄積された購買データをもとに、ノウハウを体系化

①の購買コストに関しては、データをもとに適正な購入価格（市場相場）や取引先の選定ができるようになったため、選定の過程で発生する非効率さも省くことができたといえます。

また、②の業務コストについては、物品購入コストと人件費、伝票代を抜本的に見直すことができ、金額的にも大きなインパクトをもたらしました。

続いて、③の業務プロセスについては、見積り依頼から実際の発注、納品状況チェックまでをシステム上で行えるようになったことで、以前は25工程あった作業が11工程にまで減少しています。

最後に、④にあるノウハウの体系化については、誰もが同じ条件で発注を行えるようになったことに加えて、他拠点の購買記録を把握することも可能に。複数の拠点が自ら共同一括購入を行ったり、空き設備をリースし合ったりするなど、新たな連携も生まれるようになりました。

このように様々なメリットがもたらされたわけですが、必ずしも全てが何の不安なく実現できたとは限りません。そこには必ず何らかの懸念事項が生まれてくるもの。だからこそ、一つひとつ向き合うことが求められます。

「システム化」にともなう”懸念事項”と”解消方法”

本事例のシステム化において懸念されたこととしては、次の2つが挙げられます。

購買業務の「システム化」にともなう”懸念事項”

1つ目は、拠点に即した調達ができなくなるというものです。例えば顧客からの急な要望に応えられるのか、という点はどの企業も初めに抱く懸念事項といえるでしょう。そして２点目は、長年の紙ベースの管理からの移行に漠然とした不安があったことが挙げられます。

しかし、これらの懸念事項は大興電子通信の「PROCURESUITE（プロキュアスイート）」によって解消されていきました。

購買業務のシステム化を推進。PROCURESUITE

パイオニア株式会社様でも導入された購買管理システム「PROCURESUITE」は、今回ご紹介したグローバルな調達・購買業務に最適な製品です。

このシステムでは過去の見積や単価情報を一元管理できるため、過去のデータをもとに価格のみならず、最短の納期情報も踏まえた交渉が可能になります。結果、急な要望にもデータを踏まえた最適な一手を選び出すことが可能になります。また、購入申請からサプライヤーへの発注、検収に至るまでをシステム化・可視化できることで、不要な業務プロセスの見直し・効率化も可能になるでしょう。

紙ベースの管理からの移行された企業でも、PROCURESUITEの直感的に扱うことができる画面であれば、各購買担当者の学習コストを最小限に抑えることができるはずです。また、各購買担当者別に「仕掛件数」「未処理件数」が画面に表示されるため、紙ベースの管理以上にシンプルな業務進行が可能になります。

調達業務の改善により効率化・コスト削減をお考えの企業様は、購買管理システム「PROCURESUITE」の活用をご検討ください。