拠点ごとに購入価格が異なる…分散購買でも価格統制する方法とは？

企業活動のグローバル化が進展し、購買手法の工夫一つで調達コストが大きく変動する時代になりました。
そうしたなか、分散購買を続けながらも「拠点毎に資材の購入価格が異なる・・・」という点に頭を抱える購買担当の方が多くなっています。
しかし、全社的に集中購買は極めて難しいことも事実。
では、価格統制の実現に向けて、どのようなアプローチを検討すべきなのでしょうか。

「分散購買」は価格交渉が難しい

「分散購買」とは、拠点ごとにバラバラで行う購買方式のことを指します。JIS（日本工業規格）の定義によると、「購買の発注契約又は業務を必要とする場所ごとに分散して購買する方式」とされています。

一方で、複数の拠点や事業所で扱う資材等を本社で一括して購買する方式を「集中購買」と呼びます。この方式では、本社の購買部門が一貫した方針に沿って購買活動を行うことが特徴です。

前者の「分散購買」は、各事業所の状況に合わせて機動的に購買活動を展開できることがメリットといえます。一方、発注ロットが小さくなりがちであるため、価格交渉で不利な側面があることは否めません。しかし、それ以外にも知っておくべき事実があります。

「価格交渉」以外にもさまざまなデメリットが

「分散購買」における価格交渉以外のデメリットとして挙げられるのが、「原価意識の低下」です。定価での仕入れが日常的に行われるようになると、いつの間にかそれが定着してしまう恐れがあるのです。この状態が続くと、気付けば原価率が必要以上に利益を圧迫していることも。

また、本社の方針とは異なる資材の購買が増えると、拠点ごとのバラツキが大きくなり、全社的な購買方針にもブレが生じてきます。では、分散購買を中止して集中購買を目指せばよいかというと、必ずしもそうとは限りません。

「集中購買は難しい」という現実も

分散購買を中止すると、各拠点の近くで事業展開している企業からの購買ができなくなることで、さまざま なデメリットが生じます。例えば、運搬費用が余計にかかってしまったり、サービス面での優遇が受けられなくなったり、といった具合です。そして、これまで仕入れ先と築いてきた友好関係が途絶えることで、万が一の際の迅速な購買ができなくなってしまうリスクも考えられます。

これらの点を踏まえると、集中購買への切り替えは決して容易ではありません。そこで検討したいのが、次にご紹介する２つの方法です。

方法1. 一部品目のみ「集中購買」に切り替える

1つ目の方法は、購買品目を精査し、一部品目のみ「集中購買」へ切り替える方法です。例えば、高額資材や輸入資材、全事業所共通で使用する資材などは、集中購買に向いています。ボリュームディスカウントによるメリットが大きな品目を選定することに加えて、交渉次第で納期までの期間が圧縮できるものがないか、探ってみましょう。

方法2. 全拠点で「購買管理システム」を共通にする

2つ目の方法は、全拠点で共通の購買管理システムを利用し、購買データを可視化する方法です。そもそも、分散購買のデメリットが生じる原因の一つは、各拠点が必要とする発注量を正確に把握しづらいことにあります。そこで全社共通のシステムを導入すれば、同じ品目は拠点をまたいで一括で調達できるため、価格交渉も進めやすいのです。

また、サプライヤーごとの情報や過去の見積 情報や購買履歴を遡って参照できれば、市場相場に関する情報格差もなくすことができ、最安値での購買を進めやすくなります。蓄積したデータを活用した購買活動の推進は、属人化の解消や人材教育プロセスの効率化など、さ まざまなメリットが期待できます。

そして、これらの方針を実現する上で欠かせないのが、複数拠点の購買管理に対応し、見積から検収までの一連の購買プロセスを一気通貫で管理できるシステムです。

分散購買でも価格統制でコストダウンを実現する「PROCURESUITE」

購買・調達支援システム「PROCURESUITE（プロキュアスイート）」は、各拠点に分散した購買情報を一元管理し、集中購買と分散購買の双方を効率化できるシステムです。それぞれの工場や事業所で必要とする資材（特注品、短納期で必要な資材など）は分散購買を行いつつ、承認ワークフローを利用することで適正な購買を促すことができます。

また、購買分析に役立つ機能も搭載しており、過去の見積情報や発注記録を変更履歴まで含めて管理が可能。カタログ購買・都度見積購買をいった購買方法に加えて、会計システムへの連携が必要な支払い請求処理にも対応することができます。

見積から検収に至る一連の業務を「一気通貫で可視化・効率化」し、分散購買・集中購買の最適化を実現するために、購買・調達支援システム「PROCURESUITE」の活用を是非ご検討ください。