購買管理

在宅勤務できない…「ハンコ文化」を脱するデジタル購買管理とは?

在宅勤務できない...「ハンコ文化」を脱するデジタル購買管理とは?

新型コロナウイルス対策の一環として、テレワーク(在宅勤務)の実施が急務になっている昨今。最近では、日本独自の「ハンコ文化」が障壁となって、書類の押印のためだけに出社を余儀なくされる人が続出していると話題になりました。

企業の購買活動において、ハンコ文化を脱するためにはどのような策を講じるべきなのでしょうか?

在宅勤務の障壁に…ハンコ文化と購買業務

緊急事態宣言が発令されてからも、毎週ハンコを押すためだけに出社している――。

在宅勤務(リモートワーク)の活用が増える今、「捺印・押印業務」はフルリモートワークを阻む障壁になっています。物品の購入申請や各種契約書など、上司や担当部門の印鑑がもらえず困っている方も多いことでしょう。

なかでも、日々、大量の見積書・発注書を紙ベースで処理しなくてはならない購買部門では、週に複数回オフィスに出社せざるを得ない状況が続いているようです。

一般的な承認フローでは、申請書に依頼部門側で承認印(=上司印)が押されたうえで購買部門へと申請が上がってきますし、発注書(契約書)には社判の捺印が必要です。納品物の検収時には別途、検収印も求められます。

こうした状況を打破するためには、購買の承認ワークフロー・および購買管理のデジタル化が欠かせません。

ハンコ文化を脱する、デジタル購買管理とは?

企業の購買活動における、社内の承認ワークフローおよびサプライヤとのやり取りを電子化することで購買業務はリモートワーク化できます。

このような購買業務の電子化、つまり「デジタル購買管理」を実現するためのシステムは多数存在します。まずは、デジタル購買管理が一体どのようにリモートワーク化を推進するのか、具体的にみていきましょう。

承認ワークフローをデジタル化、脱ハンコ文化を進める

まずは社内フローの脱ハンコ文化を目指すために、承認ワークフローのデジタル化が求められます。 これは、承認フローをデジタル化できる機能を備えた「購買管理システム」などのシステムで実現できます。

システムでは、社員のアカウントを発行して承認権限を持つアカウントを設定するだけで、印鑑がなくても決済権を持つ人物がボタンひとつで「承認」ができるようになります。これは、紙の書類を手渡ししていた従来よりも迅速にフローが進む、というメリットもあります。

デジタルであれば、依頼者はリモートで承認依頼を出せますし、承認者も通知が届いたらシステム上で承認・非承認を選択するだけです。紙の書類のように管理の手間・紛失のリスクもありません。

いきなり紙ベースの運用(捺印・押印)を辞めてデジタル化するのは大変そう…と感じるかもしれませんが、実はとても簡単にデジタルシフトできるばかりか、紙ベースでの書類管理・承認作業よりも省力化・効率化が図れるというメリットがあるのです。

購入依頼~承認~発注~検収までWebで完結

社内フローの脱ハンコ文化に続き、次に注目したいのはサプライヤとの発注書および検収時の検収印といった業務からの脱ハンコ文化です。

調達支援システムや購買管理システムでは、部門の壁を越えて購入依頼から検収に至るまでの業務を一気通貫でデジタル化することができます。

また、デジタル化によって購買進捗を可視化したり、履歴管理を行ったりすることもできるため、各購買担当者別の仕掛件数、未処理件数なども一目で確認できるようになります。各自が在宅勤務で連携しにくいなかでも、購買業務を滞りなく進めることができます。

取引先への発注、納期管理がEDI(Web)で可能

調達管理システムや購買管理システムのなかには、サプライヤへの発注・納期管理をWebで完結できる製品があります。「都度見積購買」「カタログ購買」「支払請求処理」といった自社に必要な購買方法にも対応しており、WEBーEDIと連携した納期管理もできる製品がおすすめです。

また、外部カタログサイトと連携できるシステムであれば、間接材のような発注頻度が高く・単価が少額なものを購買する際の煩雑な書類処理が不要になるため、調達・購買部門の工数削減になります。

デジタル管理でコスト削減・内部統制のメリットも。

購買業務をデジタル化するメリットは、在宅勤務体制の推進だけではありません。購買管理を電子化することによって、次のようなメリットも得られます。

購買価格を適正化、コストを削減

過去の購買実績をデータとして蓄積して、横断的に把握できるようになるため仕入先との価格交渉を優位に進めるうえで役立ちます。

また、複数拠点で分散購買している場合、同じ品目でも拠点毎にサプライヤが異なるため価格統制ができていなかったり、1回当たりの発注ロット数が少なく割高で購買してしまっていたりと課題が発生しがちですが、購買管理をデジタル化すれば全拠点で価格統制したり、同一品目をまとめて発注してコスト削減したりといったことも簡単になります。

購買業務の「内部統制」を実現

購買情報をデジタル管理することで、ブラックボックス化しがちな購買情報を「見える化」でき、相互牽制・組織牽制が行えます。これにより、オフィス勤務・在宅勤務問わず、適正な内部統制を実現することが可能です。

属人的なノウハウを体系化

これまでは属人化していた購買業務も、デジタルで蓄積された購買実績データの活用によって体系化することができます。

例えば、購入頻度の高い品目を把握しカタログ化することで教育コストやオペレーションコストを削減したり、サプライヤの実績データから優良なサプライヤの選定・発掘ができるようになったりします。

在宅勤務の拡大も想定したシステム選びが鍵

新型コロナウイルス対策で在宅勤務が推進されている今、多くの企業に変革が求められています。

しかし、今求められている変革は決して一過性のものではありません。 人手不足が深刻化して、在宅ワークや時短勤務、クラウドソーシングによる人材確保など多様な働き方が当たり前となるこれからの時代に向けて、購買業務のデジタル化はますます必要とされるでしょう。

弊社でも、購買業務のデジタル化やリモートワーク化を可能にする購買・調達支援システム「PROCURESUITE」を提供しています。

脱ハンコ文化を進めるだけでなく、現場負荷の最小化やコスト削減なども実現できる機能を多数取り揃えており、以下のこともすべて可能です。

  • 購入依頼~承認~発注~検収までWebで完結
  • 取引先への発注、納期管理がEDI(Web)で可能
  • 承認ワークフロー搭載
  • 内部統制対応(履歴管理)

この他にも購買業務に役立つさまざまな機能を揃えていますので、興味がある方はぜひこちらのページもご覧ください。

煩雑化する購買業務を効率化
PROCURESUITE(プロキュアスイート)|間接材調達支援システム

未曽有の危機を乗り越え、企業組織を今よりも一歩前に進めるためにも、購買管理システムを活用した無理のない業務プロセス変革をぜひご検討ください。

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