見積査定とは、見積りの評価と、提示された見積り金額をチェックし購入価格を決めることを指します。利益向上の手段の１つである原価低減がうまくいかない理由には、その「見積査定が機能していないこと」が挙げられます。
では、見積査定がうまくいかない理由にはどのようなものがあるのでしょうか？本記事では、原価低減や見積査定の課題と解決方法について解説します。
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原価低減（コストダウン）できない理由
原価低減とは、生産活動の中で発生するあらゆるコストを削減することです。購買・調達部門では原価低減のために購買・調達のコストダウンを行っていますが、実際には原価低減ができていないケースが多くなっています。ここでは原価低減できていない理由を2つご紹介します。
価格交渉が属人化している
原価低減ができていない理由として価格交渉の属人化があります。会社に価格交渉のノウハウを蓄積・共有する仕組みがないため、担当者が変わる際に業務がうまく引き継がれません。そのため価格交渉がうまくいかなくなり、以前よりコストがかかってしまう場合があります。
購買・調達業務のノウハウを継承する仕組みについては、以下リンクの記事でご紹介していますので、あわせてご覧ください。
査定がうまく機能していない
購買・調達部門では、購入を検討する際に資材や部品について、複数のサプライヤに要件を伝えて見積をとります。サプライヤごとに加工費や材料費といった各費用が異なるので、それぞれを比較して条件と価格が妥当なものを検討します。
この査定時に見積データを比較するためのフォーマットが統一されていないことが多々あります。拠点ごとにばらばらに調達を行っているため、フォーマットが統一されていなければ、サプライヤごとの正確な横比較が困難になり、購買価格の統制や最適化ができません。このように、購買価格を決定する際の査定がうまく機能していないという課題があります。
次章では、見積査定がうまくいかない理由を詳しく解説します。
査定がうまくいかない理由とは？
見積査定がうまくいかない主な理由として、以下2つが挙げられます。
サプライヤとの取引が残っていない
見積査定の際、サプライヤから受け取った見積を過去の取引記録と照合を行い、適切であるか検討します。しかし、サプライヤとの取引記録が残っていないため、照合できるものがなく、適切かつスムーズな査定ができません。
また取引記録を残している場合でも、手書きやFAXなど紙ベースであることが多いです。したがって書類を管理する手間が発生したり紛失したりする可能性があり、見積査定時に膨大な時間と工数がかかってしまいます。
ドキュメントが属人的に管理されている
見積データや仕様書などのドキュメントが属人的に管理されているケースもあります。この場合、担当者が変わったときに過去の見積履歴を参照できず、頻繁に見積の取り直しをすることになります。これにより担当者に負担がかかり、無駄なコストやケアレスミスが発生する原因になります。
さらに、ドキュメント管理が属人化していると購買・調達プロセスが見えず、不正購買やコンプライアンス違反のリスクも高まってしまいます。
このように、過去の取引記録がない場合や属人的な管理が常態化している場合、見積査定に無駄な工数がかかります。そのため、十分に検討できず価格交渉に入ってしまい、原価低減ができません。
調達業務の課題を解決するシステム化・ペーパーレス化
先述したような購買・調達業務における課題を解決するためには、過去の取引情報や見積をデータ化して一元管理するシステム化およびペーパーレス化が有効です。
価格交渉履歴など過去情報の蓄積が可能に
システムを導入すると価格交渉履歴が社内に蓄積され、価格交渉の属人化を避けられます。これにより担当者が誰であれ、最適な価格での調達が可能です。また、見積から検収まですべての調達プロセスを一元管理することで、内部統制・コンプライアンスの強化にも寄与します。
システム化による相見積の徹底でコストダウン
システム化により外部のカタログサイトとの連携が可能になれば、相見積を徹底的に行え、コストダウンが実現できます。また、全社共通のカタログを簡単に共有・利用することもできるため、拠点ごとの購買価格のばらつきをなくすことができます。
ペーパーレス化で人為的なミスや工数を削減
情報伝達手段をシステムに統一することでペーパーレス化を実現できます。ペーパーレス化により伝票の起票やサプライヤへの発送、納品後の検収といった煩雑なプロセスを簡素化し、人為的なミスや工数を削減できます。
システム化・ペーパーレス化による調達コストの低減・効率化実現へ
ご紹介したように、購買・調達プロセスをシステム化・ペーパーレス化することで、購買・調達コストの低減・効率化し、原価低減を実現できます。そこで、購買・調達業務を効率化できるシステムである大興電子通信の「PROCURESUITE」をご紹介します。
PROCURESUITEは購買・調達プロセスを可視化する購買・調達支援システムです。PROCURESUITEによる情報伝達手段はWebに統一されているため、伝票の起票や発送、管理といった煩雑な業務は必要ありません。カタログサイトと連携することで、間接材コストや業務コストの大幅削減を実現し、企業の調達革新を実現します。
また、購買情報はデータベースに一元化され可視化される他、さまざまな購買方法に対応しており、事務工数の大幅な削減も可能です。
実際に導入したある企業では調達コストを60％削減し、カタログ購買によりさらなるコストダウンも期待されています。また、内部統制や下請法に対応した機能もあるため、購買業務に関するコンプライアンス強化にも寄与します。
以下のリンクから、製品の詳細およびカタログを閲覧できます。PROCURESUITEに興味のある方はぜひご覧ください。
購買・調達部門におけるコスト削減を目指したい方へ
当社の購買管理システム「PROCURESUITE」については、下記よりご覧いただけます。
