発注業務の標準化・進捗の可視化を実現！「株式会社ワコム様」の改善事例

サプライヤーまたはパートナー企業への「発注業務」。定形の雛形がないために発注作業が煩雑化していたり、発注業務が属人化していて「○○さんが不在にしていると、発注進捗がわからない…」などといった問題が起こったりしていないでしょうか。

イラストレーターや写真・動画編集者など、数多くのクリエイターたちに使用されるペンタブレットのトップメーカーである株式会社ワコム様では、同様の課題をITシステムを活用して解決することに成功しています。

本記事では、どのようにして発注業務の「標準化」「進捗の可視化」を実現したのか、詳しく解説します。

発注業務において「課題だったこと」

株式会社ワコム様では、コストパフォーマンスを高めるためにEMSを活用した生産方式を採用しています。EMS（Electronics Manufacturing Service）生産とは、メーカーからの受託によって電子機器の生産を行うサービスのことです。

同社は海外の協力企業にEMS生産を委託しており製品の設計から製造を一任していますが、この「海外EMSへの発注業務」において、次の2つの課題が発生していました。

①EMSごとに発注方法がバラバラで、担当者が不在だと状況がわからない

海外EMSとのやりとりでは、これまでEメール・FAX・電話といった手段で連絡を取っていました。しかし、担当者ごとに発注書の雛形・発注業務のプロセスが統一されていなかったり、EMSごとに社内の窓口担当が異なっていたりといった事情から、窓口担当が不在にすると発注状況がわからなくなってしまうという課題がありました。

似たような理由で担当者が不在だと発注状況を確認できなくなってしまうケースは他社でも多いのではないでしょうか。

②上司の海外出張で、承認プロセスが滞る

また上司の海外出張が多く、その度に社内の承認フローが滞ってしまうという課題もありました。類似する課題として、ワコム様の例ではありませんが昨今は在宅ワーク化にともない、書類の押印・捺印のためだけに出社をしているケースも多いと聞きます。出張・在宅ワークなどの要因で、承認プロセスが滞ってしまっていないでしょうか。

システムの導入で「標準化」「情報共有」が改善

以上2つの課題を解決するべく、ワコム様は新システム導入を決定。7社のITベンダーからの提案を検討した結果、大興電子通信が提案する調達支援システム「PROCURESUITE」を導入いただきました。主な導入効果は、次の3点です。

”電子発注”で発注業務が標準化

まず、Eメール・FAX・電話といった手段で行われていた発注業務が定型フォームでの「電子発注」になりました。これまでは担当者によって発注書の雛形・発注業務のプロセスが異なっていたため、周囲が発注状況を確認することができない状態となっていましたが、決まった雛形で入力された発注情報が電子情報として一元化されるようになったため、発注業務の「標準化」が実現されました。

「発注状況」や「在庫状況」をリアルタイムに共有

発注情報が電子化・一元化されたことで、海外企業も含めたリアルタイムな情報共有もできるようになりました。従来は、EMS企業に発注していた製品の納品日などを確認する場合、社内の担当者がEMS企業の担当者に問い合わせて、さらにEMS企業の担当者が製造現場に問い合わせをして…といった手間がかかっており、状況確認だけでも時間を要していました。

システム導入後は、発注状況を社内だけでなくEMS企業と双方にリアルタイムで共有できる環境になったため、作業効率が大幅アップしました。また、製造工程に入っていない発注品の発注状況や在庫状況の把握も合わせてリアルタイムに共有されるようになったので、部品の在庫・見通しといった生産計画に必要な情報がすぐに取り出せるようになりました。

承認プロセスが電子化、リモートでも承認可能に

発注情報・在庫情報の電子化にともない、承認プロセスも電子化されたことで2つ目の課題であった「上司の海外出張で、承認プロセスが滞る」という問題も解消されました。システム導入により、出張先など遠隔地からでもシステム上で承認作業を完結できるため、よりスピーディに業務を進めることが可能となっています。

調達支援システム「PROCURESUITE」が解決すること

ワコム様で導入していただいた「PROCURESUITE」は、発注業務・承認フローの電子化（ペーパーレス化）、リアルタイムでの情報共有による作業効率アップを実現します。

また、その他にも調達業務の「コスト削減」「調達プロセスの可視化」「コンプライアンス強化」を同時に実現できるソリューションです。煩雑化している事務処理を大幅に削減し、担当者がサプライヤーの発掘・選定などのより付加価値の高い業務に集中できる環境を作ります。

PROCURESUITEについて、詳細は以下の動画やサービスページでご説明しています。もしご興味がある方がいらっしゃいましたら、ぜひご覧ください。