間接材は、生産や売上に直接関係しない資材の総称です。単価が低いことが多く、適切に管理する重要性が認識されにくいですが、業務を見直すことで企業のコスト削減や業務効率化に大きく貢献する可能性があります。ここでは、間接材の購買調達でよくある課題や、在庫を最適化するポイントをお伝えします。
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間接材とは？直接材とは？
製造業では、生産に関わる資材を、「直接材」と「間接材」の2種類に分類します。直接材とは、製造に直接使われる資材のことで、製品の原材料や部品のことを指します。
一方で、間接材とは、製品に直接使われない消耗品や備品のことを指します。代表例としては燃料や治具・工具、事務用品などが挙げられ、これら間接材は「副資材（MRO）」とも呼ばれます。
なお、製造原価を算定する簿記の分野では、間接材は、「補助材料費」「工場消耗品費」「消耗工具器具備品費」のいずれかに仕訳されます。簿記上の区分については、以下をご覧ください。
＜簿記上の区分＞
間接材の調達方法
間接材の調達は、主に部門や個人単位で行います。間接材は調達計画が立てられないことが多く必要になった時点で都度発注をかけることが多いですが、1度の購買調達で動く金額が比較的小さいことから、各品目の管理水準が厳密でないケースが大半です。 例えば、同じ品目を調達する場合でも、部門によって仕入れる時期や仕入先、仕入量、また仕入価格などが異なる場合があります。
なお、直接材の場合は生産計画に従って計画的にまとまった量を調達するため、基本的に会社や各拠点単位で調達します。 また、直接材は生産や企業の売上に直接関係するため、間接材に比べると管理水準が厳密であることが一般的です。品目ごとに適切な仕入時期や仕入先、仕入量、また仕入価格が慎重に検討されることが多く、またそれらの情報を一元管理している企業も多くあります。
間接材の購買調達における主な課題
間接材の購買調達で課題を抱えている企業は多いですが、間接材が売上に直接影響しないことから、対応が後回しにされるケースもあります。 ここでは、間接材の購買調達で発生しやすい2つの課題について見ていきます。
在庫・仕入先の管理が煩雑になりやすい
1つ目の課題は、品目の管理が煩雑化しやすいことです。間接材は種類が多く、用途も多岐にわたります。仕入先も基本的に部門毎に異なるため、全ての品目の情報を漏れなく把握しようとすると手間がかかります。また、発注も不定期であるため、最新の在庫状況を正しく追うことが難しい点が特徴です。
この他にも、毎回の支出金額が小さくなりやすいため、各品目にかかるコストの全体像・重要性を担当者が認識しにくい傾向があります。これらの理由から、現場での品目の管理は煩雑化してしまうケースがあります。
管理が煩雑化すると、在庫量やコストに無駄が生じやすくなります。例えば、正しい在庫数を把握できておらず、余分な追加発注を行ってしまうケースが考えられます。また、仕入先が分散しているために、全ての発注を最安値でかけられておらず、無駄なコストがかかっているケースも考えられます。
1つひとつの品目にかかる支出は小さかったとしても、積み重なれば大きな支出となるため、間接材の品目は適切に管理することが重要です。
購買調達プロセスが曖昧になりやすい
2つ目の課題は、購買調達プロセスが曖昧になりやすいことです。もしも間接材に関する内部統制が曖昧だと、万が一不正な発注やミスがあった場合でも見過ごしてしまう恐れがあります。
先述の通り、間接材には調達計画がないことが多く、部門や個人単位で発注をかけることが一般的です。この時、間接材の購買調達のルールが整備されていないと、部門や個人が独自の判断で調達を進めることになり「注文書が発行されているか」「信頼できる取引先から調達しているか」などを購買・調達部門が確認できなくなります。そのため、間接材の購買調達についても規定を定め、内部統制を行っていくことが重要です。
ここまでで間接材の購買調達における課題を解説しましたが、これらの課題を解決するためには、購買調達の業務を最適化することが必要です。以降では、業務を最適化するメリットと、最適化のポイントをお伝えします。
間接材の購買調達を最適化することで得られるメリット
購買調達の業務効率化
例えば、これまで部門や個人単位で担っていた間接材の調達・管理業務を特定の部門に集約することで、煩雑だった品目の管理を一元化することができ、各現場担当者の手間削減や業務効率化を実現できます。
仕入先選定によるコスト削減
間接材の仕入先が分散しており、部門や個人で仕入価格が異なる場合は、仕入先を最適な1社に統一することで、調達にかかっていたコストを最小限に抑えることができます。この際、一括購入によって割引が適用され、さらにコストを削減できる可能性があります。
購買調達における不正の防止
社内の業務標準化を進めたり、請求・承認の手順や規則を明確に定めたりすることで、水増し請求といった不正な発注を防止する効果も期待できます。
間接材の購買調達を最適化するポイント
では、購買調達業務を最適化するためには、具体的にどういったポイントを押さえるべきなのでしょうか。
間接材のコストを下げるために、4つのポイントに注目していきましょう。
①在庫やコストを見える化する
まずは、間接材の在庫状況や、購買調達で使用している支出について、社内全体で把握することが大切です。在庫管理に不行き届きがあると、不要な購買調達や、必要な期日までに品目が届かず業務の能率を下げてしまうといった弊害が起こりかねません。
そのため、「どの品目」の在庫を「どれほどの数量」抱えているのかをはじめに把握しておくことが重要です。
そして、在庫状況を把握した後は、各品目の仕入価格の確認を行います。もしも、同じ品目で仕入先が分散しているものがあった場合は、仕入先の見直しや集約を行うことが有効です。
この他にも、在庫やコストを見える化する際に、発注にかかる作業コストも調査することで、間接材の購買調達業務の効率化や、調達コストの削減につながります。
②間接材の範囲を見直す
間接材の範囲を見直し、再定義を行うことも必要です。まずは管理すべき間接材が見落とされていないかを確認しましょう。例えば、製造に関係する消耗品しか間接材として扱っていないケースや、間接材の品目によって管理する部門が異なっているケースがよくあります。
また、物品に限らず、広告費や機械の修理費用といった「無形のサービス」も間接材に含まれますが、見落とされやすいため注意しましょう。
この他にも、不要な品目を調達していないかを調査することも重要です。該当品目があった際、これ以上の購買調達が行われないようにすると余計なコストを削減できます。
③購買調達の業務を標準化する
間接材の発注手順や仕入価格を標準化し、購買調達業務の無駄を削減することも重要です。特に、発注書の作成をはじめ、毎回の発注業務で行う手続き作業を簡略化・標準化することで業務の効率化が期待できます。
また、発注手順が標準化されたとしても、社内での請求や承認フローが整備・統一されていないと作業に無駄が生じたり、不正やミスが起こったりする恐れがあります。そのため、業務の標準化に加え、正しい請求・承認フローを定めて業務効率化や内部統制の強化を図りましょう。
④複数の業者を競合させる
間接材を仕入れる際に、いくつかの業者を競合させることも重要です。1つの業者だけを見て選ぶのではなく、仕入先の新規開拓や相見積を行うことで、最安値での仕入によるコスト削減につながります。
複数の業者を競合させる際は、これまでの仕入価格や今後の仕入予定などを正確に把握した上で比較することが重要です。
このように、間接材の購買調達を最適化するためには、「在庫・コストの見える化」や「間接材の再定義」「業務の標準化」「仕入先の競合」といったポイントを押さえることが有効です。しかし、これら全てを部門や個人で実施する場合でも、購買・調達部門が全てを担当する場合でも、多くの手間や時間がかかってしまいます。
このような場合は、購買管理システムを活用することでまとめて解決することが可能です。次章では、効率的に購買調達を最適化できる方法として、購買管理システム「PROCURESUITE」をご紹介します。
間接材の購買調達を最適化するにはシステムの導入がおすすめ
大興電子通信の購買管理システム「PROCURESUITE」は、間接材をはじめ、資材全般の購買調達や、在庫管理業務の改善を一挙に行うことができます。
部門や個人単位で管理していた間接材の品目を、特定の部門でまとめて管理できることに加え、資材のリアルタイムな在庫状況を把握できたり、過去の購買調達データから仕入先を比較できたりします。これにより、手間のかかりやすい購買調達業務の効率化、そして最適化につなげることが可能です。
以下では、「PROCURESUITE」の機能や導入効果について詳しくご紹介しています。間接材を含めた資材の管理を徹底していきたいという方は、ぜひご覧ください。
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