顧客ニーズの多様化や産業技術の高度化・複雑化に伴い、購買部門が担う役割が一層重要になってきています。そうした中、購買管理の使命もアップデートする必要性が出てきているようです。そして、そのポイントは、調達先の企業選定の軸に「コスト」以外の様々な視点を加え、最適なサプライヤを選び出すことにあります。
これはどんな視点なのか、具体的な評価軸も踏まえてみてみましょう。
拠点ごとに仕入価格が異なりコストがかさむ
仕入価格が高まりがちな企業では、多くの場合、拠点ごとに購買を行っています。もちろん、各拠点で最適な取引先を選ぶことには複数のメリットが存在します。地元企業から調達を行うことで、ある程度取引上の無理を聞いてもらえることもあるでしょう。その反面、担当バイヤーの能力によって価格交渉の結果が大きく異なる点は悩みどころになっているのではないでしょうか。
バイヤーの能力の違いが顕在化するのは、ベテラン従業員の異動や退社、病欠などが発生したタイミングが考えられます。うまくいっている時は気付きにくいものの、購買業務が属人的になってしまうと、思わぬコスト増を招く可能性があります。こうした課題に対する解決策として挙げられるのが、本社による集中購買の実践です。
購買業務をまとめた集中購買でコストを削減！
購買の方法は大きく分けて、２つあります。
１つは、それぞれの事業所や工場で購買・調達を行う「分散購買」。この方法のメリットは、必要な時にスピーディーに対応でき、運搬費用も少なくできることです。また、直接顔を合わせやすい近隣企業から購買を行えば、密な関係性を築きやすくなるでしょう。一方で、購入単価が高くなってしまう傾向にある点はデメリットといえます。業務プロセスが標準化しづらかったり、電話やFAX利用によってアナログ化してしまったりする点も短所となります。
もう一つの方法は、本社で集中して必要な資材を購買する「集中購買」です。この方法のメリットは、ロット買いやまとめ買いにより価格交渉力を最大化できる点です。場合によっては大幅な値引きも期待できるため、仕入にかかるコストを削減し、利益率を向上させることも可能となります。ここでは運搬費や管理費の増大が見込まれますが、それを上回るコストメリットは得られるはずです。
このように大きなメリットを生み出す集中購買ですが、この方法に向いていないケースも存在します。
集中購買に向いていないケースとは
集中購買に向いていないケースとして挙げられるのは、次の２つの場合です。
１つ目のケースは、納入日数を少なくしなければならない場合。例えば、資材の在庫を切らしてしまい、数日以内に納品が必要な時には、本社の対応を待っていては納期に間に合わないこともあるでしょう。だからこそ、状況や資材の特性に応じて購買方法を使い分けすることが求められます。
例えば、高額資材や全事業所で使用される汎用資材、輸入資材といったものであれば、集中購買が最適といえます。価格交渉や在庫管理の観点からも、本社の購買部門に一元化したほうが、大きなコストメリットを生み出せるといえるでしょう。
２つ目のケースは、各拠点がサービス面での優遇を受けていた場合。従来利用していたサプライヤから手厚いサポートを受けていたり、独自の支援体制を組んでもらっていたりする場合には、他社で代替しにくいこともあるはずです。そのような場合には、資材の特徴などを見極めた上で、再度検討をする必要があるでしょう。
このように集中購買と分散購買は資材の種類や状況によって使い分けが求められます。そして、企業組織として、この使い分けをスムーズに行えるようにするための仕組みが「購買管理システム」です。
集中購買を実現する「購買管理システム」
購買管理システムを導入すると、各拠点で分散して行っていた購買情報の一元管理が可能になるため、過去の購買データを元に最適な購買方法を検討することができます。また、購買履歴や取引先の情報をデータベース化することで業務の属人化を解消し、業務フローの平準化を図ることも可能でしょう。
大興電子通信が提供する購買管理システム「PROCURESUITE（プロキュアスイート）」であれば、紙やメール、FAXなどの情報伝達手段をWebに統一して、データを一元化することができます。購買実績データの傾向値分析を行うことで、コスト削減の次の一手を見出すことも可能です。
また、各担当者が過去に行った見積もりや交渉履歴の一元管理を行うことで、社内への業務ノウハウを蓄積。購買業務の経験が少ない人材であっても、適切な資材調達を進めることができます。 拠点ごとに生じる仕入価格の差をなくし、購買部門のコスト削減を進めるために、PROCURESUITEを是非ご活用ください。
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