人事・給与

給与明細をすぐに捨てていませんか? 保管期限と保管方法について

毎月、給料の振込み時期が近付くと受け取る給与明細。給与明細の内容は、振込み額は確認しても、他の記載内容はあまり見ないという人もいるのではないでしょうか。給与明細には、給与だけでなく税金などの大切な情報も記載されています。

個人の大切な情報なので、給与明細は、いつでも確認が出来るように保管方法についても考えましょう。

給与明細は残しておく

給与明細は、しっかりと保管をしておかないと、様々な申告などを行う場合に困ってしまうことがあります。会社に再発行を申請することは可能ですが、再発行までは1週間以上かかる場合もあります。こうした時間のロスで申告期間が過ぎてしまうこともあるので、給与明細はしっかり保管しましょう。

捨ててはいけない理由

・確定申告に必要
…税金の支払いの計算など書類作成に必要になります。

・失業給付金の申請に必要
…何かしらの理由で失業した時に、雇用保険に加入していれば給付金の申請ができますが、給付金の計算に必要になります。

・厚生年金の確認
…滅多にないことではありますが、退職を予定している人の厚生年金を企業側が支払わないなどの場合もありますので、自分を守るためにも毎月、内容を確認しましょう。

何年分まで保管が必要?

給与明細は、現在から2年前までさかのぼって保管することが良いと言われています。理由の1つとして、給料・残業代の未払いに関しては2年前までさかのぼって請求が可能なので、給与明細はいつでも確認ができるようにしておきましょう。ローンを申請する場合も、収入の証明になるので、給与明細が必要になります。

確定申告の場合は、5年間の給与明細が必要になることもあるので、しっかり保管をしましょう。

給与明細は情報の宝庫

給与が振込まれる給料日は、自分の頑張りが数字として給与に反映される日でもあります。振り込まれている給与の金額に間違いがないか、控除の金額に問題がないかなど、しっかりと確認をしましょう。

自分の収入と支出を確認できる

給与の全ての金額が銀行などの口座に振り込まれる訳ではありません。支給される給与から保険料や税金を支払わなければいけないからです。一般的には、振込まれる金額は全体の8割程度とされており、残りの2割は保険料や税金などの支払いで給与から引かれます。

収入を確認

給与明細を確認する時は、最初に確認するのは振り込まれている金額だと思います。その時に、自分が働いた時間もしっかりと確認しましょう。自分の基本給や時給、残業などを計算に入れて、内容に間違いがないかを確認することが大切です。

控除される金額を確認

毎月、会社と折半で支払われる保険や年金については、給与から天引きされる形で支払われます。自分の給与が、何にいくら支払われているか、毎月きちんと把握しましょう。

  • 健康保険
  • 厚生年金
  • 雇用保険
  • 所得税
  • 住民税

会社に勤めていると、これらの保険料、年金、税金は必ず支払うことになります。40歳~64歳の期間は、さらに「介護保険料」も加わるので、40歳以上の場合は確認しましょう。

間違いが起こることも

給与は会社のシステムで運用・管理をしているので、ミスが起こることはそうそうありません。しかし、システムを運用・管理をしているのは人間ですから、100%間違わない訳ではありません。給与明細をしっかりと確認して給料の金額に間違いがあれば申請をしましょう。

給与明細の保管方法

給与明細を保管する場合は、保管方法に気をつけましょう。重要な個人情報になるので、いつでも確認が出来て、紛失することがないように管理することが重要です。

まとめて保管する

紙の給与明細は、まとめて管理することでいつでもスムーズに確認ができます。なるべく早めにチェックして保管するようにしましょう。

ファイルにする

給与明細を保管する場合は、ファイリング方法を工夫して時系列ごとにまとめましょう。また、せっかくまとめて保管をしても、保管場所がバラバラの状態では確認が必要な時に見つけるまで手間取ってしまいます。

専用スペースを作る

ファイリングしたものを、どこに保管したのかを忘れることがないように、箱や棚を買って保管場所を作ることも大切です。

データに残す

紙での保管に不安がある人はスマートフォンでの写真保管や、インターネット上のクラウドサービスに残すなど、データでの管理もおすすめです。データとして管理をすれば、ファイルなどは必要がなくなるので場所をとりません。他にもPDFデータで給与明細を保管するサービスもあります。

自分のために書類は保管しよう

給与明細は個人として必ず保管する必要はなく、それに付随する法律や会社の規則もありません。しかし、会社が発行する給与明細を保管しておくことは、何かトラブルなどが起こった場合に自分を守る手段の1つになります。また、自分が働いた証明として2年間程度の給与明細を手元に残しておくことをおすすめします。

給与明細から年末調整の申告は従業員のPC・スマホで対応!その他豊富なオプションも
i-Compass|クラウド型情報配信ソリューション

関連記事

  1. 人事・給与

    源泉徴収票の適正な保管期間は何年?管理の負担を減らす方法

    源泉徴収票は、法律によって決められた期間内の保管が義務づけられてい…

  2. 人事・給与

    給与明細をWeb化してペーパーレスにするのは常識?導入のポイントや注意点をご紹介します

    紙で配布する給与明細と、webで管理可能な給与明細は、どのような点…

  3. 人事・給与

    年末調整の還付金とは?いつ、どのような形で戻ってくるのか

    給与の支払いを受け、源泉徴収を差し引かれている場合に、毎年行う必要…

  4. 人事・給与

    安否確認サービス徹底比較!安否確認で見るべきポイントとは?

    企業と社員の安全を守るためには、普段から緊急時の対策を整えておくこ…

  5. 人事・給与

    年末調整前に必見!生命保険料や扶養控除・配偶者控除の計算方法

    年末調整で、社員が提出した書類に記入漏れや間違いがないか確認するた…

  6. 人事・給与

    給与明細の差引支給額とは?今さら聞けない給与明細の基本

    給与明細は、企業にとっても従業員にとっても重要なものです。内容を正…

ホワイトペーパー

製品カタログ

  1. 新着記事やイベント情報。
    ホワイトペーパーのご案内等お役立ち情報を
    お届けします。