人事・給与

/

 

従業員の安否確認はスマホ対応とLINE連携で迅速化しよう!

従業員の安否確認は、企業のBCP(事業継続計画)の基礎として必要になりますので、非常時にできるだけ速やかに完了できる体制を整えておく必要があります。本記事では従業員がスマートフォンからLINE認証で安否を登録できるシステムとそのメリットをご紹介します。

安否確認はBCPの基礎

BCP(事業継続計画)とは、企業が自然災害、大火災、テロ攻撃などの緊急事態に遭遇した場合において、事業資産の損害を最小限にとどめつつ、中核となる事業の継続あるいは早期復旧を可能とするために、平常時に行うべき活動や緊急時における事業継続のための方法、手段などを取り決めておく計画のことです。

中小企業庁の特設サイト「中小企業BCP策定運用指針」には、緊急時のBCP発動フローが以下のように紹介されています。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

図表出所:中小企業庁「中小企業BCP策定運用指針」

初動対応として、従業員の安否を確認し、無事で可能なメンバーには参集してもらい(逆に2次災害の危険がある地域や事業所には出社しないよう指示)、後続の各種対策に従事していただき、自社の操業の早期復旧を図ることになります。
このことから、迅速な従業員の安否確認体制構築は、BCPの検討にあたって最重要項目の1つになります。

参考:中小企業庁「中小企業BCP策定運用指針」
https://www.chusho.meti.go.jp/bcp/

安否確認の方法

通常、従業員の緊急時連絡先は、入社時に住所に加えて電話番号とメールアドレスを取得している場合が多いと考えられます。

ただ、実際に緊急事態が発生した場合、電話で安否を確認しようとしても、多くの場合、電話回線の音声帯域が輻輳(著しく混み合う状態)し、つながりにくくなります。また、電話が可能だった場合でも、電話によって行った安否確認結果を迅速に取りまとめることは難しいと思われます。
パケット帯域は比較的つながりやすいとされているので、メールによる安否確認は相当程度有効と考えられます。ただし、慌ただしい中での個別のメールのやりとりを正しく精査して迅速に安否確認結果を取りまとめるのは、やはり困難と思われます。
パケット帯域を活かせるという点を踏まえるとSNSの活用も考えられますが、SNSは基本的に従業員がプライベートで利用している場合が多いと想定されるので、安否確認に利用するには相当な課題があるように思われます。

そこで、特に従業員数が多い場合は、一斉連絡や回答の自動集計機能などを備えた、安否確認システムの利用が現実的になります。

安否確認システム例のご紹介「i-Compass安否確認」

ここからは、大興電子通信が提供する「i-Compass安否確認」を例に、安否確認システムによる安否確認の運用イメージをご紹介します。

まず、緊急事態が発生した場合、電話や個別にメールする方法では、安否確認のために管理者が何らかのアクションを起こす必要があります。
これに対して「i-Compass安否確認」は、地震・気象情報自動連携を追加することで震度5弱以上の地震または津波警報発生時、気象庁(気象業務支援センター)と連携し、地震・津波の情報をメールで自動配信します。
事前に配信条件を設定しておけば、地震発生時に管理画面にログインするなどのアクションは不要です。
メールの配信先については、会社のメールアドレスに加えて、従業員個人のメールアドレスも登録しておくことができますので、会社が支給したスマートフォンでも、個人のスマートフォンでも緊急時の自動配信メールを確認できます。

次に、自動配信メールを受け取った従業員は、メール中に記載されているURLまたはあらかじめブラウザにブックマークしているURLにアクセスします。
URLにアクセスすると、通常はID、パスワードによる認証を行いますが、「i-Compass安否確認」はあらかじめLINE連携によるログインを設定しておくことができます。これにより緊急時には個人のスマートフォンからLINE連携でログインして迅速かつスムーズに安否登録を行うことができます。。
「i-Compass安否確認」では、スマートフォンに最適化された画面で、プルダウン選択など、数タッチで安否登録が行えるようになっています(パソコンからログインして安否登録を行うことも可能です)。

従業員が登録した安否情報には自動的に集計され、システムが提供する安否確認画面で確認することができます。

まとめ

以上、本記事では従業員がスマートフォンからLINE認証で安否を登録できるシステム「i-Compass安否確認」をご紹介しました。

「i-Compass安否確認」は、790社 82万ID の導入実績の実績を持つ「i-Compass WEB給与明細」を基に開発されたソリューションです。以下から詳しい資料がダウンロードできますので、ぜひご覧ください。

給与明細から年末調整の申告を従業員のスマホ・PCで対応
i-Compass WEB給与明細

詳しくは下記からご覧いただけます
この記事を読んだ方に
おすすめのお役立ち資料はこちら↓
【導入事例付き】給与明細 / 年末調整の工数・コストを削減。i-Compassとは

給与明細・年末調整申告書のWEB発行化を低コストで実現。 経理・総務担当者の手間・コストを削減可能に。

【導入事例付き】給与明細 / 年末調整の工数・コストを削減。i-Compassとは

ダウンロードページへ
三上 哲章
この記事を監修した人
SMB向け業務システムのセールスエンジニアとしてキャリアをスタート。
400社以上の企業さまの販売管理・会計・給与システム導入に関与。
その後、さまざまなBtoB向けソリューションの企画・販促に携わり、SEO、MEOにも精通。
多くの企業さまの課題とその解決策をわかりやすくご紹介します。
大興電子通信株式会社
ビジネスクエスト本部
マーケティング推進部
マーケティング企画課
三上 哲章

関連記事

  1. 人事・給与

    年末調整に必要な書類と各項目の概要

    年末調整は所得税を確認し、納税額を再計算するために必要な書類です。…

  2. 人事・給与

    給与明細は保管する必要がある?保管期限と保管方法を解説

    会社で従業員を雇用している場合、毎月必ず作成する給与明細。この給与…

  3. 人事・給与

    年末調整とは?申告の目的と仕組みを理解しよう

    毎年会社で行われる年末調整ですが、書く内容も単純なので本当に提出し…

  4. 人事・給与

    2024年4月以降に必要な勤怠管理の再点検

    働き方改革の一環として2019年4月に規定された「時間外労働の上限…

  5. 人事・給与

    雇用契約も電子化できる!クラウド利用でこう変わる!

    労働基準法により、従来、労働契約を締結する際に義務付けられていた労働条…

  6. 人事・給与

    クラウド型情報配信ソリューションで人事業務の効率化から人材管理までを支援

    ※こちらの記事は発行時(2022年1月)の文章のまま掲載を行っておりま…

人気記事ランキング

注目記事

業界別・部門から探す

業務から探す

トピックから探す

ホワイトペーパー

製品カタログ

  1. 新着記事やイベント情報。
    ホワイトペーパーのご案内等お役立ち情報を
    お届けします。

本記事に関連するタグ