人事・給与

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源泉徴収票を電子交付すると、コストダウンと従業員の利便性向上を両立できます!

平成31年4月以降の確定申告の提出分から、給与所得者が確定申告を行う際、企業が交付した源泉徴収票の原本添付は基本的に不要になりました。
源泉徴収票の交付を電子化すると、企業は用紙や印刷のコストを削減することができます。従業員側でも、紛失の恐れがなく、手元のパソコンやスマートフォンでいつでも内容を確認できます。

本記事では、源泉徴収票の電子化について、大興電子通信のソリューション「i-Compass」の導入事例や留意点を交えながら、わかりやすくご紹介します。

確定申告時の源泉徴収票の原本添付は原則不要に

源泉徴収票の電子交付は、平成18年度の税制改正により、従業員の同意があれば平成19年1月以降から認められていました。
ただし、あくまで源泉徴収を行った内容を電子的に従業員に通知する点が認められただけで、従業員が確定申告を行う場合には、勤務先の企業が交付した源泉徴収票が必須だったため、源泉徴収票の電子化は普及しませんでした。

その後、ペーパーレス化への社会的要請や、マイナンバー活用による源泉徴収の把握が容易になったことなどを背景に、平成31年4月1日以後の申告書提出では、源泉徴収票等の添付が不要となりました。

参考:国税庁 パンフレット
https://www.nta.go.jp/publication/pamph/pdf/0019003-121_01.pdf

電子交付には従業員の同意が必要

前章でご紹介した経緯により、確定申告では源泉徴収票の添付は不要になったものの、源泉徴収票の交付を電子化する場合には引き続き従業員ごとに同意を取得する必要があります。
電子交付に対応するIT機器を所有していないなど、何らかの事情がある従業員から要求があった場合には、書面による源泉徴収票の発行が必要です。
(所得税法第226第4項、第231条第2項)

参考:国税庁 パンフレット・手引
(従業員からの同意取得については「2.事前承諾」に説明あり)
https://www.nta.go.jp/publication/pamph/hotei/denshikofu-qa/answer.htm

なお、大興電子通信が提供する「i-Compass|WEB給与明細」の例では、従業員毎の初回ログインにて電子交付を受けるための利用環境が整ったことを確認のうえ、必須としている初期パスワード変更画面にて同時に同意を取得できる仕様としています。

企業のメリット:コストダウン

源泉徴収票の交付を電子化した場合の、企業側のメリットは用紙代、配送費用などのコストダウンです。以下は従業員1,000名、30カ所の拠点を持つ企業が、1回当たりの書面交付にかかっているコストの試算例です。

分類 金額 備考
用紙コスト 30,000円

用紙代+インク代@30円 
1,000人分で試算

労務コスト 21,000円

源泉徴収票仕分け、封入など。
時間単価3,000円×7時間で試算

配送コスト 12,000円

1拠点あたり400円
30拠点分で試算

63,000円  

なお、給与・賞与明細書を紙で交付している場合には、上記と同じようなコストが支給回数分発生していることが想定されます。

源泉徴収票の電子化にあわせて、給与・賞与明細書の交付も電子化することで、上記の例では年間約80万円のコストについて、削減に取り組むことができます。

従業員のメリット:利便性向上

現在、従業員が確定申告をする場合、企業交付の源泉徴収票の添付は不要になっています。ただし、それを参照しながら所得税の確定申告書を作成する必要があります。
書面交付のデメリットは、万一紛失した場合には、企業に再交付依頼が必要になる点や、またそれを受け取るまでに時間がかかるといった点です。
一方、電子交付であれば、パソコンやスマートフォンで必要な時にいつでも源泉徴収票の内容が確認できます。

ここまでは源泉徴収票交付の電子化について、留意点や主なメリットをご紹介しました。

次章では、既存の人事給与システムを利用しながら源泉徴収票や給与・賞与明細書の電子化を実現する「i-Compass|WEB給与明細」をご紹介します。

「i-Compass」なら既存の人事給与システムを入れ替えせず、源泉徴収票を電子化できる!

大興電子通信が提供する「i-Compass|WEB給与明細」は、現在利用している人事給与システムに連携させ、源泉徴収票や給与・賞与明細書発行の電子化が可能です。システムの大規模改修や入れ替えを伴わず、低いイニシャルコストで交付の電子化を実現できます。

また、「i-Compass|WEB給与明細」のランニングコストとなるサービス利用費用は、従業員1人当たり月額50 円(給与明細30円+源泉徴収票オプション20円)です。
書面交付における用紙代や配送コストを削減できます。
作成・封入作業の時間やミスも大幅に減らすことができます。

「i-Compass|WEB給与明細」の詳細につきましては、以下のリンクから詳しい資料がダウンロードできますので、ぜひご覧ください。

給与明細から年末調整の申告を従業員のスマホ・PCで対応
i-Compass WEB給与明細

詳しくは下記からご覧いただけます
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三上 哲章
この記事を監修した人
SMB向け業務システムのセールスエンジニアとしてキャリアをスタート。
400社以上の企業さまの販売管理・会計・給与システム導入に関与。
その後、さまざまなBtoB向けソリューションの企画・販促に携わり、SEO、MEOにも精通。
多くの企業さまの課題とその解決策をわかりやすくご紹介します。
大興電子通信株式会社
ビジネスクエスト本部
マーケティング推進部
マーケティング企画課
三上 哲章

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