人事・給与

給与明細をWeb化してペーパーレスにするのは常識?導入のポイントや注意点をご紹介します

紙で配布する給与明細と、webで管理可能な給与明細は、どのような点が違うのでしょうか。

給与明細の管理方法の違いによって起こるメリットとデメリットを、ご紹介したいと思います。

給与明細を配布する意味

給与明細は、毎月ほぼ全ての会社が発行しています。社員が多くなれば給与明細の管理業務は膨大になります。なぜそこまで多くの労力を使って給与明細を発行する必要があるのでしょうか。

その理由を考えていきましょう。

働いた社員の重要な情報

給与明細は、どれだけ働き、その結果として、どれだけの給料が振り込まれているかを確認する重要な書面です。記載されている内容は基本給だけでなく手当や保険料などの控除額も表示されていて、様々な情報を確認することが出来ます。

本来、給与明細を企業が発行する義務はありません。しかし、法律によって、保険料などの控除額に関しては通知をする義務があります。このような理由により、給与明細は給与や控除額について計算した金額を社員に通知するために作られています。

給与明細をwebで配布する場合のデメリット

webで給与明細を発行するシステムの導入を考えた場合、今までと比較して運用のデメリットが気になると思います。扱うのは社員の個人情報なので、個人情報保護の視点からも慎重になるのは当然です。給与明細を発行する会社側と、受け取る社員の立場でそれぞれ考えてみましょう。

会社側のデメリット

給与明細をシステムで運営・管理する場合は、問題なく運用が稼働するまでを考える必要があります。

社員への対応依頼

web上のメール、もしくはクラウドで管理するときに、どのようなソフト・サービスを選択するのかで運用方法が変わります。使い方や管理方法が複雑になったり、毎月パスワードの変更が必要な場合もあります。

またPC操作が苦手な社員に対しても確実に利用可能な状態にする必要があります。

発行した書面も用意できる状態でなければいけない

書面管理からデータ管理へ移行する場合には社員の許可が必要になります。こうした場合には許可を得られなかったり、今までと同様に書面でも欲しいと言われる場合には、印刷した給与明細を用意しなければいけません。そのためwebでの確認と書面での確認の両方を満たす必要があります。

情報漏洩の危険

webで給与明細を管理するということは、第三者に漏洩してしまう危険性も考えられます。そのために定期的なパスワードの変更や対応ソフトの導入など、最新の対策を常に考える必要があります。

給与明細を受け取る側のデメリット

申請を行わないと印刷された給与明細が手に入らない

給与明細は紙で管理したいという人は必ずいます。今まで申請しなくても紙で受け取っていたのに、毎回申請する必要が出てくると面倒に感じてしまうためです。会社も紙の明細が必要な人を把握して管理することは非常に大変です。

デバイス(端末機器)がないと確認できない

若い世代は、スマートフォンやPCが自宅にあり、好きなときに給与明細を確認することが出来ます。しかし、上の世代になると確認できるスマートフォンやPCを持っていない人もいます。こうした人達は必要なときに確認ができない可能性があります。

自分の都合で破棄できない

紙の給与明細の場合、個人の意思で破棄することができました。webで管理するということは、自分の意図でデータの破棄ができません。個人情報の管理が全て会社任せになってしまいます。

給与明細をwebで配布するメリット

導入時や運用面でのデメリットに触れて来ましたが、メリットも考えていきましょう。会社や従業員にとって導入するメリットはどこにあるのでしょうか。

会社側のメリット

会社側からは管理の面で考えると、いくつかのメリットがあります。

ペーパーレス化

大きなメリットの1つは、給与明細のペーパーレス化です。社員が100名いたら、毎月100枚の給与明細を発行しなければいけません。システムを導入することでペーパーレス化となり経費を削減できます。

管理の簡易化

システムで管理をすると税率が変動した場合も自動で対応が可能になります。そのため、エクセルなどを使って手動で計算をした場合の打ち間違いや数式のミスなどが減り、数字を打ち込むだけで給与計算が簡単に終わります。

対応の簡易化

発行した給与明細を紛失した場合や、過去分の発行をするときに、データで管理をしていれば対応が簡単で社員からの要望にすぐ応えることができます。

受け取り側のメリット

いつでも明細を確認できる

紙での管理ではなくwebで管理をした場合は、スマートフォンなどでいつでも確認が出来ます。

管理が楽になる

Web化している場合は、いつでも必要なときに確認が出来て、最低でも2年間は保管をするので確定申告の場合も役立ちます。

リスクの軽減

紙の給与明細を自分で管理する場合は紛失してしまうことがあります。記載の内容が個人情報になるので紛失すると悪用される恐れがありますが、データで管理をしていれば紛失することがないので安心です。

i-Compass|WEB給与明細 製品ページ:https://www.daikodenshi.jp/solution/i-compass/payment_slip/

メリットとデメリットを把握して導入しよう

給与明細は発行されたものを手渡した場合も、web上で管理した場合も、メリットとデメリットは必ず存在します。管理する側と、受け取る側の両方を考えて、どのようなシステム導入が良いのかを考えましょう。

大事なのは社員の大事な情報をどのように扱うかということです。多くの社員にとって便利であり、安心して任せられるような管理体制が会社には求められます。

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