人事・給与

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年末調整に必要な書類と各項目の概要

年末調整

年末調整は所得税を確認し、納税額を再計算するために必要な書類です。何度も書く書類ではないため、書き方を覚えていないという方もいらっしゃるかもしれません。そこで今回は、年末調整で必要な書類の概要と、それぞれの書き方についてご紹介します。
※「個人番号(マイナンバー)」の記載については、すでに勤務先に提出している場合は記入しない場合もあります。勤務先の指示に従い、記載をしてください。

年末調整で必要な書類

年末調整で必要となる書類は「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」、「給与所得者の保険料控除申告書」、「給与所得者の基礎控除申告書 兼 給与所得者の配偶者控除等申告書」です。それぞれの書類の概要を確認してみましょう。

給与所得者の扶養控除等(異動)申告書

一般に扶養控除申告書と呼ばれ、年末調整を行う際、給与の支払いを受ける給与所得者が勤務先に提出します。提出することで、勤務先から支払われる給与について、扶養控除を含めたさまざまな控除が受けられます。申告する記入内容によって所得税の金額が決定します。また、個人住民税の「給与所得者の扶養親族申告書」と統合された様式になっているため、翌年度の住民税の根拠ともなる書類です。

  • 源泉控除対象配偶者
  • 控除対象扶養親族(16歳以上)
  • 障害者、寡婦、寡夫又は勤労学生
  • 他の所得者が控除を受ける扶養親族等
  • 16歳未満の扶養親族

給与所得者の保険料控除申告書

加入している保険ごとに申請項目が分けられているので、自身の該当する内容を記入します。項目としては下記になります。

  • 生命保険料控除
  • 地震保険料控除
  • 社会保険料控除
  • 小規模共済等掛金控除

給与所得者の基礎控除申告書 兼 給与所得者の配偶者控除等申告書

令和2年より配偶者控除の年末調整の書類様式が変更されました。配偶者控除等申告書には「配偶者控除」と「配偶者特別控除」という二種類の控除について記載します。

平成30年以前までは配偶者控除に給与所得者の所得制限はありませんでしたが、平成30年以降は、1,000万円の制限が設けられており、所得金額も控除額に関係するようになりました。

しかし、配偶者控除の適用範囲も拡大されており、以前までは38万円~76万円未満の配偶者に適用されていたものが、38万円~123万円以下までに変更され、適用範囲が拡大されています。この書類は配偶者がいない場合でも空欄のまま提出する場合もあるので、提出する勤務先の担当者へ確認をしましょう。

給与所得者の扶養控除等(異動)申告書の書き方

扶養控除申告書

給与所得者の扶養控除等(異動)申告書は、あなたの氏名や勤め先などの基本情報と、上記に記載した5項目から該当する箇所を記入します。具体的な書き方を確認していきましょう。

基本情報

書類の上部には会社名や会社所在地、法人番号、自分の氏名を記入します。「配偶者の有無」の項目にも忘れずに◯をつけましょう。個人番号(マイナンバー)の記入については勤務先の指示に従いましょう。

また、左上には勤め先の所在地を担当している税務署名を記入する項目がありますが、一般的には会社が印字しています。自分の住んでいる地域ではなく、勤め先の所在地となるので、よくわからない場合は一旦空欄にしておき、担当者に確認しましょう。自分の住んでいる地域は税務署長の記入欄の下にある「市区町村長」の項目に記入しましょう。

法人番号に関しては、会社の担当者が記入する項目となるので、空欄にします。個人番号は会社によって扱いが異なります。既に申請書類以外の方法でマイナンバーを収集している場合は、記載しない可能性もあるので、担当者の指示に従ってください。扶養家族や控除対象となる配偶者がいない場合は、この基本情報の欄を記入するだけで構いません。

源泉控除対象配偶者

こちらの控除には申請者と配偶者それぞれに条件があります。

【申請者の条件】
  • 所得の見積額が900万円以下(給与年収約1,120万円以下)の人
【配偶者の条件】
  • 申請者と同一生計の配偶者
  • 所得の見積額が85万円以下(給与年収約150万円以下)の人
  • 青色事業専従者として支払いを受ける人や白色事業専従者でない人

所得は収入から必要経費を差し引いた金額ですが、パートやアルバイトの場合は収入から給与所得控除となる55万円を引いた額を記入してください。

控除対象扶養親族(16歳以上)

扶養親族は年齢によって控除額に変動があります。

  • 16歳~18歳:38万円
  • 19歳~22歳(特定扶養親族):63万円
  • 23歳~69歳:38万円
  • 70歳以上:同居老親等58万円、その他48万円

大学生に当たる年齢の19~22歳は控除額が大幅に手厚くなっています。記入する際には対象者の氏名、生年月日だけでなく「特定扶養親族」というチェック項目に「レ」をつけてください。対象者が70歳以上の場合は、同居しているか別居しているかによって「同居老親等」か「その他」のチェック項目に「レ」をつけます。

その他の対象者に関しては一般の控除対象扶養親族となるため、氏名と生年月日、所得の見積もりといった情報のみで構いません。注意する点として、扶養親族になるにはパートやアルバイトなどで収入が103万円を超えないようにする必要があります。

障害者、寡婦、ひとり親又は勤労学生

枠内に障害者、寡婦、ひとり親、勤労学生といったチェック項目があるので、まずは該当する項目にチェックをつけます。この項目は令和2年分の申告書では「寡婦・特別の寡婦・寡夫・勤労学生」となっていましたが、令和3年分で変更されました。障害者に該当する場合はさらに一般の障害者、特別障害者、同居特別障害者の3つの区分と、本人なのか扶養親族なのかを分ける区分があります。こちらも該当する項目にチェックをつけてください。

その後、チェック項目の右側にある枠に障害の内容を記載します。必要な情報は、対象者の氏名、障害の程度(身体障害者3級など)、交付を受けている手帳などの種類と交付年月日です。障害者手帳のコピーを求められることもあるので、事前に確認しておきましょう。

他の所得者が控除を受ける扶養親族等

夫婦共働きで、16歳以上の扶養家族がいる場合に、申告者か妻(又は夫)のどちらの扶養に入れるかを記入する欄になります。記入するケースは少ないですが、記入する際は対象となる扶養親族の氏名と生年月日、住所といった基本情報を記入し、その右に控除を受ける他の所得者、妻(又は夫)の情報を記入してください。

16歳未満の扶養親族

16歳未満の扶養家族がいる場合に記入します。こちらは所得税ではなく、住民税の計算に関わる項目です。住民税の非課税基準額の判定をするのに利用されますが、所得合計額が基準額を超えている場合は記入しても住民税額に変化はありません。記入する時は子供の氏名と個人番号、生年月日や住所などの情報が必要です。

給与所得者の保険料控除申告書の書き方

保険帳控除申告書

保険料控除申告書は、生命保険料や地震保険料などの保険料の控除を受ける場合に提出します。該当する保険料の支払いがなくても、会社によっては空欄のまま提出する場合もあるので、担当者の指示に従ってください。また、書き方は、氏名や住所といった基本情報と該当する保険の種類や金額を記入していきます。

基本情報

「扶養控除等(異動)申告書」と書き方はほとんど変わりません。違いは世帯主や配偶者といった項目の表記がないことです。

生命保険料控除

生命保険料控除は「一般の生命保険料」「介護医療保険料」「個人年金保険料」の3つの区分があります。どの区分かは保険会社から送付される控除証明書に記載されています。書き方はどの項目もあまり差はありません。今回は一般の生命保険料を例にご紹介します。

【生命保険料控除の書き方】
まず保険会社等の名称を記入します。正式名称が長くて入り切らない場合は略称でも構いません。保険等の種類には「定期」や「終身」などが該当します。期間の項目には「◯年」もしくは「終身」と控除証明書の内容を転記してください。

保険金等受取人の項目は控除証明書に記載されていない場合、保険証券に記載されているので、そちらを確認しましょう。他の項目も控除証明書や保険証券の内容をそれぞれ転記します。

【注意点】
注意する点として、「本年中に支払った保険料等の金額」という項目があります。年間保険料額や配当金額と間違えないように、控除証明書に記載されている申告額を記入してください。

また、保険料控除には、保険料を計算式に当てはめて記入する項目があります。計算式は新保険料・旧保険料や、保険料の金額によって異なりますが、記入箇所の下に「計算式I」・「計算式II」と記載があるので、しっかりと確認して記入しましょう。

【個人年金保険料のみの項目】
生命保険料控除の3つの区分のうち、個人年金保険料の場合のみ、他の保険料と違って「年金支払が始まる日」を記入する項目があります。日付は控除証明書に記載されていますので、そちらを転記してください。

このように保険料控除は、基本的に保険会社から送られる控除証明書か保険証券の内容を確認しながら該当項目を転記します。証明書は送付書類として必要になるので、紛失しないよう注意しましょう。

地震保険料控除

地震保険料を支払っている場合に記入します。基本的には生命保険料の記入方法と変わりません。保険等の種類の項目には地震(建物)や地震(家財)と記入しますが、地震のみでも構いません。

他の保険料控除と違う点として、地震保険には昔の保険制度である「旧長期損害保険料」が該当する場合があります。地震・旧長期とどちらかに◯をつける項目があるので、控除証明書に記載されている区分に◯をつけてください。

社会保険料控除

こちらの項目は、会社で入っている社会保険以外に、個人で社会保険に加入している場合に記載します。保険の種類は、国民年金や国民健康保険が該当します。支払先の項目は国民年金なら、日本年金機構です。国民健康保険の支払先は、お住まいの市区町村となるので○県◯市となります。保険料や氏名などの項目は控除証明書を確認しながら記入しましょう。

見落としがちな点は、ご家族の社会保険料です。大学生になったお子さんが国民年金を支払っている場合など、扶養配偶者や親族の社会保険料は全額控除対象となるので、忘れずに記入しましょう。

小規模企業共済等掛金控除

こちらは企業共済や個人型確定拠出年金など、小規模企業共済法に規定する掛金を支払っている人が対象となります。種類については既に項目として記載があるので、種類に応じた金額を記入して完了です。

給与所得者の基礎控除申告書 兼 給与所得者の配偶者控除等申告書の書き方

当申告書の場合も、一番上の枠に申告者の氏名や会社の情報を記載します。その他に、申告者の本年中の所得金額の見積額と、控除の対象となる配偶者の氏名、個人番号の記入が必要です。

配偶者控除を受けるには条件を満たす必要があります。
配偶者控除・配偶者特別控除の控除額を割り出すためには、まず申告者の「基礎控除申告書」で算出される控除額による「区分Ⅰ」が必要となります。
次に、「配偶者控除等申告書」で配偶者の所得金額を計算し、判定の欄で配偶者の年齢と所得金額で「区分Ⅱ」を決定します。
最後に適用の欄で「配偶者控除」か「配偶者特別控除」かを確認し、該当の欄に金額を記入します。

判定区分の見間違いがないように確認してから記入をしましょう。

配偶者控除等申告書と扶養控除等申告書の違い
扶養控除等(異動)申告書にも配偶者に関わる情報を書くので、「似たような情報を二枚に渡って書く必要はあるのか?」と感じるのではないでしょうか。
配偶者控除等申告書と扶養控除等(異動)申告書は役割が異なるので注意が必要です。配偶者控除等申告書は今年分の年末調整の情報で、配偶者に関わる情報に限られます。
その一方で、扶養控除等(異動)申告書は来年の月々の給与から源泉徴収をする所得税を決めるための土台といった役割があります。源泉徴収税額も扶養状況で増減します。扶養控除等(異動)申告書には、配偶者だけではなく子供などの扶養親族の情報も記載します。
また、提出義務があるのは扶養控除等(異動)申告書だけです。配偶者控除等申告書は、対象外となるなら提出する必要がありません。
※勤務先によっては、配偶者控除等申告書には申告事項がなくても未記入のまま提出を求められることもあります。提出の有無については勤務先に確認しましょう。

書き間違えた場合の修正方法

書き間違いの場合は、修正液や修正テープを使わずに二重線を引いて、余白に新しい情報を記載しましょう。毎年間違えてしまう方や、不安な方は鉛筆で下書きをしてから清書する方法も良いでしょう。

年末調整は書き方を覚えれば簡単!

年末調整は申告者本人と勤務先情報と、控除申請の各項目を記入します。保険料控除に関しては、加入している保険会社から控除証明書が送られているので、そちらを確認しながら記入すれば難しくありません。

また、扶養控除申請書は、対象ごとに区分が分かれているので、記入箇所を間違えないよう注意が必要です。もし、書き間違えた場合には、二重線を引いて正しい情報を記載することで修正は可能です。申告書と合わせて記入例を配布する会社もあるので、今回ご紹介した書き方と合わせて確認して漏れがないように書き進めましょう。

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