生産管理

シンプルな在庫管理表が重要!正確な入出庫管理に必要なポイント

地味な作業でありながら、その後の生産や売上、企業のキャッシュフローにも大きく影響するのが在庫の入出庫管理です。そのため、入出庫管理が上手くできていないと気づかぬうちに得られたはずの利益を手放していることがあります。

今回は、そんな入出庫管理の基本や在庫管理表の問題点、作り方についてご紹介します。

入出庫管理の基本

製造業など在庫を抱える企業にとって、倉庫にどれだけの商品を入庫したのか、そしてどれだけの商品を出庫したのかを管理することは重要です。特にこの先の受注量を予測して在庫を貯めておく見込み生産の場合は、入出庫管理が上手くいっていないと現品とデータ上の数値が合わず、納品に遅れが出たり倉庫で抱えきれない量の在庫を生産したりといったミスにつながります。

正確な入出庫管理を行う上で欠かせないのが、在庫管理表です。在庫管理表では、入庫した数と出庫した数を在庫管理表に記録し、常に正確な在庫数を把握できるようにします。また、商品の受注と出荷の間にあるタイムラグを管理することも在庫管理表の重要な役割です。

例えば、100の在庫があった場合、50の受注があると、この時点からは残り50の受注が可能な状態となります。しかし、実際に出荷されるまで倉庫には100の在庫が存在し続けるため、この差を管理していないと営業担当が「まだ100の受注が可能」だと勘違いしてしまう可能性があります。そのため、受注があった際には実在庫数から受注数をあらかじめ引いておく「引当」を行います。

入出庫管理にありがちな4つの問題点

このように入出庫管理に欠かせない在庫管理表ですが、その運用が上手くいっていないケースがあります。以下では運用が上手くいかない場合に起こり得る主な4つの問題点をご紹介します。

複雑化して担当者にしか分からない

規模の小さい企業の場合、入出庫管理を担当者1人で行っているケースもあります。こういったケースに起こり得るのが、後から要素を付け足すなどして在庫管理表が複雑化し、担当者本人にしか分からなくなってしまう問題です。属人化してしまうと作業がストップしてしまうリスクが増し、生産や営業活動にも大きな影響が出ます。また、表を作った本人すら分からなくなってしまうケースもあります。

タイムリーな入力ができない

入出庫管理はシステムで行うのが一般的になっていますが、運用の方法によっては一部がアナログのままで、タイムリーな入力ができないケースがあります。例えば、在庫管理表をExcelで作成し、事務所にあるPCに手入力しなければならないケースなどです。また、ハンディターミナルを使って入力を大幅に自動化していたとしても、営業担当や経営者がリアルタイムな数字を確認できないこともあります。

入力ミスが常態化する

在庫管理表の運用が複雑だと、入力ミスが発生しやすくなります。この入力ミスを改善しないまま放置してしまうと、「どうせ棚卸しで帳尻合わせができるから」とミスが常態化してしまうこともあります。現品とデータを常に一致させるという意識が現場から欠如してしまうと、利益を増加させるどころか、維持することも困難になります。

現場を管理できなくなる

入力ミスが起こりやすく、そのミスが放置されている企業では、データだけでなく現場を管理できなくなることがあります。現品とデータの不一致の原因は単純な入力ミスだけでなく、破損や紛失、保管場所の移動、従業員による持ち出しなどさまざまです。原因を特定し改善するフローができていないと、潜在的なリスクに気づけなくなる可能性があります。

使いやすい在庫管理表を作る3つのポイント

以下の3つのポイントを意識した在庫管理表を用いることで、在庫の入出庫管理を最適化することが可能です。

作成者以外にも分かるシンプルな表にする

少ない人数で入出庫管理を行う場合でも、作成者以外の人が閲覧しても簡単に分かるようなシンプルな表を作りましょう。そのためには、担当者1人が作って終わりにするのではなく、上長が定期的にチェックし、過度に複雑化しないような体制を整えます。実際の作成のポイントとしては、商品によっては入力する要素を減らすなどして表を簡素化することも大切です。

重要な数字はひと目で分かるようにする

運用面まで考えると、ただデータを入力できるだけでなく、誰にとっても見やすい仕様であることが大切です。重要な数字はひと目で分かるよう大きいフォントで強調するなどの工夫をしておくと、見るべきデータがすぐに分かるようになり、ミスにも気づきやすくなります。

現品管理を見直す

一見すると使いやすい在庫管理表を作ったとしても、現場の作業フローと噛み合っていなければミスが起こりやすくなります。在庫管理表を見直す場合は現品管理についても見直しを行い、無駄のない体制を作ることが大切です。

入出庫管理が簡潔になるシステム「rBOM」

入出庫管理はシステムで行うことに加え、受注管理や発注管理、生産管理、売上管理などとも連携することが当たり前になってきています。その場合はExcelなどを使うと管理が煩雑になってしまうため、専用のシステムを使用することが一般的です。大興電子通信では、入出庫管理に加え、部門を超えた管理が可能になるシステム「rBOM」を提供しています。

rBOMは製造業に欠かせない部品表をベースにしたシステムで、設計管理や生産管理はもちろん、入出庫管理や受注管理、売上管理なども一気通貫に行います。そうすることでどの部門からも同じ情報をリアルタイムに更新・確認できるようになり、ミスを減らしつつ大幅な効率化を実現することが可能です。

情報をリアルタイム統合管理できる。個別受注向けハイブリッド販売・生産管理システム
rBOM製品ページ:https://www.daikodenshi.jp/daiko-plus/production-control-rbom/

正確な入出庫管理で効率化につなげよう

入出庫管理は売上に直接関わらない作業に思えるかもしれませんが、正確な在庫がいつでも把握できることは受注や生産の効率化・最大化につながります。シンプルで正確な入出庫管理ができるよう体制を整え、企業が売上を伸ばすための土台をぜひ作ってみてください。

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