電子帳簿保存法が改正！デジタル時代に適したシステムはどう選ぶ？

令和4年1月1日に電子帳簿保存法の改正が施行されました。今回の改正で電子帳簿保存法はどのように変わったのでしょうか。

本記事では今回の改正のポイントと電子帳簿保存法に対応したEDIシステムの選び方などについてご紹介します。

電子帳簿保存法が改正！ポイントを紹介

令和3年度税制改正において、電子帳簿保存法の改正が行われました。今回改正の対象となるのは、以下の3種類です。

1.電子帳簿等保存
会計ソフトなどPCを用いて作成した国税関係帳簿（仕訳帳や現金出納帳など）及び国税関係書類（賃借対照表や棚卸表）などの電子データが対象となります。

2.スキャナ保存
紙で受領や作成された書類をスキャナやカメラなど画像データとして保存する場合に対象となります。

3.電子取引データの保存
メールやWeb上での取引情報も対象となります。

今回の改正によって帳簿書類を保存する際の手続きが根本的に見直されます。

上記のような電子データでの取引がある全ての企業が対象となるため、今回の改正によってどのような変更があり、どのような対応があるのか不安に思っている企業も多いのではないでしょうか。

そこで、今回の改正のポイントとなる【承認制度の廃止】【タイムスタンプ要件・検索要件の緩和】【電子取引データの紙出力等保存の廃止】についてそれぞれ説明いたします。

ポイント1：承認制度の廃止
1つ目のポイントは承認制度の廃止です。

従来の電子帳簿保存法では運用を開始する3ヶ月前までに税務署長の承認を得る必要がありました。承認を得るために企業は承認申請書や事務手続き概要などを記した書類を作成し、提出する必要がありましたが、今回の改正によって承認制度が廃止されたことで承認に関わる手続きが不要になりました。

ポイント2：タイムスタンプ要件・検索要件の緩和
2つ目のポイントはタイムスタンプ要件・検索要件の緩和です。

従来の電子帳簿保存法では電子取引によるデータを保存する場合には、作成者と受領者は3営業日以内にタイムスタンプを付与する必要がありました。しかし、「最長約2ヶ月と概ね7営業日以内にタイムスタンプ付与」に変更されました。また、今回の改正によって作成者側がタイムスタンプを付与した後は受領者側でのタイムスタンプ付与は不要になりました。

また、電子データを保存する際の検索要件も緩和され、「取引年月日」「取引先」「取引金額」のみが必須項目になりました。

ポイント3：電子取引データの紙出力等保存の廃止
ポイントの3つ目は電子取引データの紙出力等保存が廃止されたことです。

これまでは不正を防止するため、適正事務処理要件に基づいた定期検査を実施する必要があり、原本の保存が必要でした。今回の改正により、電子取引データが書面と同等であるとの確認が取れた後は原本の破棄が可能となりました。

以上のように、今回の改正では全体的に緩和された側面が強く、ペーパーレス化（デジタル化）の推進を促す改正内容となっています。

詳しい電子帳簿保存法の改正内容についてはこちらをご覧ください。

今後はより多くの企業が書類の電子保存を進めていくことが予想されるため、改正後の電子帳簿保存法に適したEDIシステムを導入する必要があります。

次章では、改正後の電子帳簿保存法に適したEDIシステムを選定するポイントをご紹介します。

EDIシステムを選定する際の３つのポイント

企業間で電子データを用いた取引を行う場合に必要となるEDIシステムを選定する際のポイントは3つあります。

書類の作成から送付までワンストップで行えるか

まずは、EDIシステムを用いて書類の作成から送付までをワンストップで行えるかを確認することが重要です。

書類作成の機能はあるけれど送付は別のシステムを用いらなければならないといった場合には、システム間の連携による手間やトラブルなどが発生する恐れがあります。そのため書類の作成から送付まで1つのシステムで対応できるものが業務効率化や利便性の観点から望ましいと考えられます。

機能が制限されていないか

EDIシステムの中には請求書に特化しているため、そのほかの書類は作成できないといったケースや、書類の受け取りしかできず送付には対応していないなど、機能が制限されているものもあります。そのため、選定の際には機能に制限がないシステムかどうかを確認することが重要です。

顧客の既存システムと連携可能か

顧客の既存システムと連携できるEDIシステムかどうかを確認しておくこともポイントです。顧客の既存システムにあったデータ形式での配信が可能かどうかを事前に確認しておくことで、あらゆる帳票の電子化に対応した電子保管を行うことができます。

次章では、これら3つのポイントを押さえたEDIシステムについてご紹介します。

ペーパーレス化に必要な機能を網羅したEDIシステム「EdiGate for INVOICE」

前章でご紹介した3つのポイントを押さえたサービスとして大興電子通信の提供するEDIシステム「EdiGate for INVOICE」があります。

EdiGate for INVOICEではインボイスの保存や電子請求データの配信など「適格請求書発行事業者」に必要な機能を網羅しており、企業間のあらゆる帳票の電子化、電子帳簿保存法に対応した電子保管サービスの提供が可能です。また、タイムスタンプの付与や検索性の確保が可能となる機能を有しているため、電子帳簿保存法の改正要件にも対応しています。

同システムでは、PDF形式のほかCSV形式にも対応しているため、取引先とのシステム連携も容易に実現できます。

電子帳簿保存法の改正に対応したEDIシステムを検討されている方は、以下よりお気軽にお問い合わせください。

電子帳簿保存法の改正にも対応している「EdiGate for INVOICE」
電子保管サービスEdiGate for INVOICEについては下記よりご覧いただけます。

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