昨今では、資料をデジタル化して共有するペーパーレス会議が注目を集めています。従来の紙媒体に頼った会議とは異なり、印刷作業などの工数が減る分業務の効率化が図れます。また情報共有がスムーズで、遠隔での打ち合わせや会議にも向いているため、現代のビジネススタイルに好適です。
そこで今回は、「ワークフローを見直したい」・「作業の効率化を向上したい」という企業の方へ向けて、「ペーパーレス会議の概要」・「メリットとデメリット」・「活用例」をご紹介します。
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ペーパーレス会議とは
まずは、ペーパーレス化とペーパーレス会議の概要、注目されている理由についてご紹介します。
ペーパーレス化とは？
ペーパーレス化とは、紙で印刷していた書類や資料をデジタル化し、PCやタブレットなどのデバイスで活用することです。さまざまな企業がペーパーレス化に取り組んでおり、中でも会議資料をデータで閲覧する「ペーパーレス会議」は現代のビジネススタイルにマッチすることからニーズが高まっています。
ペーパーレス会議が注目される理由
ペーパーレス会議が注目されている理由は、以下の2つです。
ペーパーレスの目的に「生産性向上」が加わったため
そもそもペーパーレスという概念は1970年代にはすでにあり、当時は「エコ」や「コスト削減」が主軸で「いかに紙を減らすか」が目下の課題でした。一方、現在のペーパーレスはエコやコスト削減とは別に「ワークスタイル改革による生産性向上」という目的も加わっています。
つまり、データ化した資料を使うペーパーレス会議では、資料の印刷や製本、配布などにかかる作業時間を短縮し、浮いた時間を別の作業に有効活用できることから生産性向上につながると注目されているのです。
企業の課題解決に早急に対応できるため
高度情報化社会において、流動しやすくなった市場の動向にいち早く対応することは企業が生き残るためには必須であり、企業内でいかに速くPDCAを回して課題を解決していくかが重要といえます。
ペーパーレス会議は、資料確認や情報共有が容易になるだけでなく、スピーディーにPDCAを回して課題解決に向けた土台を作れるという利点があることからも、多くの企業で注目されているのです。
ペーパーレス会議の5つのメリット
ペーパーレス会議には、以下のようなメリットがあります。
コスト削減
ペーパーレス会議は紙を使用しないため、紙代や印刷代などのコストを削減できます。その他、不要な紙資料を廃棄する際のコストや、紙資料を保管するスペースなど、付随するあらゆるコストを削減することが可能です。
準備工数の削減
ペーパーレス会議にすることで、会議の準備にかかる時間を削減できます。これまでは、資料作成後に印刷してホチキスでまとめたり、印刷ミスや落丁（らくちょう）がないかを確認したり、席に配布したりという準備や確認の手間がありました。
しかし、ペーパーレス会議はデータ化した資料を使うため、ミスがあってもその場ですぐに修正できるほか、作成したデータを参加者に共有するだけで済むため、会議の準備工数を大幅に削減できて業務効率化を図れます。
資料の管理が簡素化する
ペーパーレス会議なら紙資料がかさばることがないため、保管スペースを確保する必要がありません。また、カテゴリごとに資料をデータで一括管理できるため、管理や検索が容易になります。
セキュリティ面の強化
ペーパーレス会議にすることで、第三者への情報漏えいのリスクを軽減できます。データ化した会議資料はシステム上で一括管理でき、閲覧制限をかけたり、保存期間を設定したり、外部からのアクセス制限をかけたりすることで一定のセキュリティを確保することが可能です。
遠隔会議で情報を共有できる
データ化した会議資料をクラウド上で共有すれば、どこにいてもPCやタブレットで資料を確認することが可能です。また、遠隔会議システムなどと連携させれば遠隔会議もできるため、仮に会議のための出張が多いという企業であれば、出張コストの削減にもつながります。
ペーパーレス会議の3つのデメリット
メリットの多いペーパーレス会議ですが、以下のようなデメリットもあります。
一覧性が低い
紙資料のようにデスクに広げて確認することができないため、PCやタブレットの画面サイズによっては資料が見づらく感じてしまいます。また、ページの切り替えを行わなくてはならないため、資料全体の概要を把握しづらく、複数の資料内容を見比べる際も不便です。
データ化した資料に慣れず、各自で印刷する方も出てくるかもしれないため、解像度の高い大画面のモニターを使用するなど、一覧性の低さをカバーできる対策方法を練る必要があります。
メモが取りづらい
紙資料なら余白にメモを取れますが、データ化した資料だと直接メモすることは難しいためノートやメモ帳、付箋などを用意する必要があります。とはいえ、手書き対応のデバイスを使用すればデータ化した資料に直接メモを書き込むことは可能です。そのため、このデメリットはツールを駆使すれば解決できる問題といえます。
不慣れな人へのユーザビリティが低い
デジタル機器に不慣れな方だと、使い勝手が悪いと感じることがあります。デバイスの扱いには慣れが必要なので、ペーパーレス会議を導入する際は不慣れな方に向けて研修や学習の時間を設けることが大切です。
「思った以上に学習コストがかかってしまった」ということにならないように、社員のデジタル機器の利用スキルがどれくらいあるのかを確認しておきましょう。なお、ITに不慣れな社員でも扱えるシステムを選ぶなど、できる限り社員に寄り添う姿勢を見せるように心掛けましょう。
ペーパーレス会議に導入できるシステムの活用例
ペーパーレス会議では、以下のシステムの活用も検討してみましょう。
ワイヤレス投影の活用
ワイヤレス投影とは、ケーブルを接続せず、PCなどの画面情報をほかの映像機器に投影するシステムです。社内・社外を問わず複数人で同じ画面を共有できるため、ペーパーレス会議はもちろんディスカッションなどでも重宝します。システムによっては幅広いデバイス、OSに対応しているため、各自で持参するデバイスが異なっていても問題ありません。
システムを付与したタブレットの活用
ペーパーレス会議用のシステムを入れたタブレットを使えば、資料をワンクリックで参加者に共有したり、ペアリング機能によってページめくりやスライド切り替えを同期したりすることが可能です。また膨大な資料を持ち運ぶ手間がなく、専用のツールをインストールしておけばどこにいても資料の確認や修正ができるため、流動的なデータを扱う会議などで重宝します。
インタラクティブボード（電子黒板）の活用
インタラクティブボードとは、タッチセンサーを搭載した大型ディスプレイのことです。PCやタブレット、スマートフォンなどのデバイスの画面情報を表示・共有できるほか、タッチペンを使えば直接文字などを書き込むことも可能です。書き込んだ内容はデータとして保存できるため、メモを取ったり、会議での決定事項を書き込んだりすれば後日確認できます。
なお、黒板やホワイトボードと同じように使用できることから「電子黒板」とも呼ばれています。
ペーパーレス会議で効率化！ワークフローを向上させよう
ペーパーレス会議にはさまざまなメリットがあり、導入することでワークフローの向上につながります。いくつかのデメリットもありますが、中には工夫次第で改善できるものもあるため、導入前にひとつずつ対策を講じましょう。
さらに、使用デバイスが統一できないのであればワイヤレス投影、社内ディスカッションが多いのであればインタラクティブボードなど、自社の目的や用途に合わせて最適なシステムを導入することが大切です。ペーパーレス会議の導入を検討している企業は、ぜひ参考にしてみてください。
