在庫引当とは？なぜ重要か、正確に行うためのポイントや方法をご紹介

製造業や小売業など、在庫を扱う業種にとって適切な在庫量を保持することは重要です。そこで重要となる作業のひとつが、在庫引当です。
今回は、在庫引当の基本や重要性、具体的な在庫引当の方法についてご紹介します。

在庫引当とは

在庫引当とは、すでに受注がある商品を確保し、残った在庫量を適切に管理することで、顧客の注文を確実に履行するための在庫管理手法です。顧客から受注した商品数を、実在庫数から引いておくことで、受注した商品が確実に顧客に届けられるように管理します。

在庫管理の重要な役割のひとつは、在庫を確認したいタイミングで正確な在庫数を把握することです。しかし、「商品の受注が確定するタイミング」と実際に「商品が倉庫から出荷されるタイミング」には時間差があり、この時間差を考慮して管理を行う必要があります。その手法が在庫引当であり、倉庫からはまだ出荷されていなくても在庫管理上では在庫数を引きます。

在庫引当を行わなかった場合、どうなる？

在庫引当をしなかった場合、例えば、受注により在庫が減っていることに別の営業担当が気づかず、在庫数を超えた受注をしてしまって納品が遅れるといったことが起こりえます。受注時点で在庫引当をしていれば、担当者以外にも「まだ誰にも受注されていない在庫数」がリアルタイムに共有されるため、時間差による管理ミスを防ぐことが可能です。

在庫引当の種類

在庫引当にはいくつの種類があります。

• 実在庫数：倉庫や店舗に実際に存在する商品の総数。全在庫の数量を示します。
• 引当在庫数：既に顧客から注文され、販売のために確保された商品の数。これらの商品は他の顧客には販売されません。
• 有効在庫数：実在庫数から引当在庫数を差し引いた後の、実際に販売可能な在庫の数。新たな顧客に対して販売できる在庫の量です。そのため入荷予定（仕入）の在庫を有効在庫に含めることもあります。

つまり、実在庫数は全商品の数、引当在庫数は既に売約済みの商品の数、有効在庫数はこれから販売できる商品の数です。

在庫引当の重要性

上記でも解説したように、受注と出荷には必ずタイムラグがあるため、実在庫数のみを管理していると複数の人が複数の場所で販売を行う場合に管理ミスが生じやすくなります。そのため、有効在庫数を求めるための在庫引当は在庫管理を行う上では必須の作業だと言えます。

在庫管理におけるミスは、在庫切れや在庫不足、納期の遅延といった問題を起こし、顧客満足度の低下、ひいては取引先からの信頼低下にもつながります。また、経営的な視点からしても、在庫切れは販売機会の損失であり、売上の減少などが懸念されます。

そのため、企業の規模が大きくなればなるほど、在庫引当の重要性は増していきます。

例えば、1店舗だけで運営しているような小さな店で在庫も近い場所で管理していれば、すぐに実在庫数が確認できるので在庫引当をしなくても成り立つかもしれません。しかし、店舗数が増えて倉庫を共有するようになれば、有効在庫数を管理する必要が出てきます。製造業などにおいても同様で、事業所や営業担当が増えるごとに管理が複雑になっていくため、在庫引当が重要となります。

在庫引当のロジック

では、在庫引当はどのように行っているのでしょうか？ここでは、在庫引当のロジックをお伝えします。
まずは、下記表をご覧ください。

12月1日時点では実在庫数と有効在庫数は同じですが、2日に受注が発生することで有効在庫数が減少します。そして、7日には200が出荷され、実在庫数も有効在庫数と同じ数になります。さらに11日には300の受注があり、有効在庫数が300からゼロになります。

そのため、出荷後に受注可能な在庫がないことに気づき、16日に仕入れることで在庫数を元に戻しています。

このようなロジックで在庫引当を行っていきます。表の中では実在庫数がゼロになっていましたが、実際は生産管理を適切に行うことで在庫数がゼロになるリスクを防ぐことが重要です。上記の表を参考に、有効在庫数と実在庫数をそれぞれ管理し、帳簿上でも帳尻を合わせるようにしましょう。

在庫引当の具体的な方法

在庫引当は、手書き、エクセル、在庫管理システムのいずれかを活用して行われます。
それぞれに以下のような特徴があります。

• 手書き…直感的で即時性があるが、大量のデータや複数の人との共有には不向き。
• エクセル…より構造化され、多くのデータを扱うことができる。複雑な在庫の動きをリアルタイムで追跡するには限界がある。
• 在庫管理システム…リアルタイムでの在庫追跡、自動更新、さまざまな部門や担当者との情報共有が容易に。管理ミスやトラブルのリスクも大幅に削減。

この中でも在庫管理システムであれば、在庫数の正確な把握を支援し、RFIDやバーコードスキャンなどの技術を統合することで、手間や時間を削減できます。
より正確で効率的な在庫引当を求めて在庫管理システムを導入する企業が増えており、特に、大規模な店舗や複数の倉庫を持つ企業においてはなくてはならないものです。

次章では、在庫引当を正確に実施するポイントについてご紹介します。

在庫引当を正確に実施するポイント

在庫引当を正確に実施するには、3つのポイントがあります。

在庫管理システムの活用

前章でも述べた通り、複雑な在庫の動きを、ミスなく正確に共有するには在庫システムの活用が不可欠です。受注と出荷のタイムラグを管理するという在庫引当の性質上、できるだけ素早く担当者全員に情報が行き渡ることが理想です。そのため、通常は在庫管理システムを用いて在庫引当を行います。

在庫管理システムを活用すれば、受注や予約があったときにシステムに入力するだけで、実在庫数と有効在庫数を別々に計算し、欠品中に受注してしまう事態を防いでくれます。なお、在庫を増やせば欠品のリスクを下げることができますが、そうなると在庫をストックしておくための管理コストがかかります。そのため、受注に対しての適切な製造量や部品等の入荷管理を行う生産管理、発注管理との連携も重要です。

在庫管理のルールの徹底

在庫管理システムを導入しても、入力されるデータに誤りがあると、それが管理ミスにつながるリスクがあります。特に複数の人がデータを管理する場合、データの重複や入力漏れ、誤った入力により、理論在庫にズレが生じる可能性があります。

このようなヒューマンエラーによる在庫差異を防ぐためには、明確な入力ルールの設定が必須です。例えば、商品の劣化を防ぐために「先入れ先出しのルールを徹底すること」、「在庫をストックする際は、その場所と製造日、ロットなどをシステムに記録しておくこと」、「重複するデータがあった際は、入力した人に確認を取ること」など、具体的なルールを定めることでミスの発生を減らすことができます。

これらのルールは、マニュアルにまとめて全員で共有し、徹底することが重要です。

定期的な棚卸作業の実施

せっかくの在庫引当も、実在庫数がシステムの数字とずれていてはミスにつながります。そのため、定期的な実在庫数の確認が重要です。通常1年に1回の決算日、あるいは半期ごと、もしくは月ごとに棚卸しを行い、実際に在庫を数えてシステムの数字と合っているかを突き合わせます。これにより、データと実物の在庫数にズレがあったとしても、迅速に対処できるようにします。

スムーズな在庫管理を実現するシステム「rBOM」

せっかく受注や予約につながっても、納期が守られなければ顧客の信頼を失ってしまうことになります。顧客満足を考えた場合、在庫管理において在庫引当は必須の作業です。設計から出荷、売上管理までを一括で管理できる統合的なシステムであれば、どのセクションからも確認しやすい在庫管理が可能となるため、自社に合ったシステムをぜひ選んでみてください。

大興電子通信では、在庫管理を含め、製造業におけるすべてのプロセスを一元管理できる生産管理システム「rBOM」を提供しています。
rBOMは部品表（BOM）をベースに設計することで、設計部門、製造部門、資材部門、営業部門、経営陣などのセクションからもリアルタイムで同じ情報を参照することが可能です。もちろん在庫引当も対応しており、実在庫数と有効在庫数を把握して生産管理や購買管理、原価管理などに活かすことが可能です。

詳しい情報は下記よりご確認ください。