アルバイトへの源泉徴収票発行はクラウドを活用しよう！

年間の給与支給総額が103万円以下のパート・アルバイトは、所得税が非課税となるため源泉徴収額はゼロ円です。ただし、源泉徴収票の発行は源泉徴収額がゼロ円であったことの証明などのために必要となります。
つまり、源泉徴収票は、雇用形態、給与の支給額に関係なく、パート・アルバイトを含めた全従業員に対して発行が必要です。
本記事では、クラウドによるパート・アルバイトへの源泉徴収票発行の効率化について、大興電子通信が提供するクラウド型情報配信ソリューション「i-Compass WEB給与明細」での例示により解説します。

給与支給総額が103万円以下のパート・アルバイトへも源泉徴収票の発行は必要

年間の給与支給総額が103万円以下のパート・アルバイトは、所得税が非課税となるため源泉徴収額はゼロ円です。ただし、源泉徴収票の発行は源泉徴収額がゼロ円であったことの証明などのために必要となります。
源泉徴収票は、雇用形態、給与の支給額に関係なく、パート・アルバイトを含めた全従業員に対して発行することが義務付けられており（所得税法226条）、
発行しなかった場合や、偽りの記載を行った場合は、1年以下の懲役または50万円以下の罰金が科されます（所得税法242条）。
また、源泉徴収票の再発行依頼に応じず、その旨を税務署に届け出された場合、行政指導の対象になってしまいます。

なお、源泉徴収票は、確定申告に加え、賃貸契約や保育園の入園手続きで使用することが想定されます。それぞれ生活をするうえで重要度の高い使用目的となりますので、法的にも道義的にも、源泉徴収票は必ず発行しましょう。

源泉徴収票は電子発行が可能

平成31年４月以降の確定申告の提出分から、給与所得者が確定申告を行う際、企業が発行した源泉徴収票の原本添付は基本的に不要となりました。

参考：国税庁　パンフレット
https://www.nta.go.jp/publication/pamph/pdf/0019003-121_01.pdf

したがって、企業から発行された源泉徴収票を確定申告書の記載のために参照利用している状況と想定されるため、スマートフォンやパソコンで確認できる電子発行のほうが紛失の恐れがなく便利であると考えられます。
また、確定申告で原本の添付が不要になったことに追従する形で、賃貸契約や保育園の入園手続きも、電子発行された源泉徴収票を印刷したものや、住民税の課税（非課税）証明書とセットで提出することで容認されることが多くなっているようです。

源泉徴収票の電子発行には、パート・アルバイトを含めた全従業員ごとに電子発行についての同意取得が必要ですが、このような事情からほとんどのパート・アルバイトは同意することが想定されます。ただし、要求があった場合には引き続き書面による発行が必要となりますので、完全に電子化することはできない点は留意しましょう。

パート・アルバイトへの発行時期（就業中の場合と退職の場合）

源泉徴収票の発行は、就業中であればほかの従業員と同じ時期（12月～1月）に発行し、退職した場合は退職後1カ月以内に発行が必要です。

パート・アルバイトが退職している場合、企業側が適正に対応していても所在確認ができないなどの理由から行き違いが生じるかもしれません。認識の食い違いが生じトラブルになる可能性もあります。

この観点からも、源泉徴収票の電子発行はおすすめです。大興電子通信が提供する「i-Compass WEB給与明細」は、クラウド上に発行した源泉徴収票をパート・アルバイト自身がログインして取得確認する利用方法となり、そのログも確認できるので、郵送対応などと異なり退職後のパート・アルバイトの所在を気にする必要はありません。

i-Compassの給与明細確認（源泉徴収票）確認画面イメージ

ここまで、パート・アルバイトへの源泉徴収票の発行と電子化について解説してきました。
次章では、電子化を実現するソリューション「i-Compass WEB給与明細」をご紹介します。

「i-Compass」なら既存の人事・給与システムを入れ替えせず、源泉徴収票を電子化できる！

源泉徴収票や給与・賞与明細書の発行を電子化したいけれど、現在利用している人事・給与システムでは対応できずお悩みの企業さまにおすすめなのが、大興電子通信が提供するクラウド型情報配信ソリューション「i-Compass WEB給与明細」です。

「i-Compass WEB給与明細」なら、現在お使いの人事・給与システムに連携させる形で源泉徴収票や給与・賞与明細書の発行について電子化を行うことができるので、システムの大規模改修や入れ替えを伴わず、低いイニシャルコストで電子化を実現できます。

また、「i-Compass WEB給与明細」のランニングコストとなる、サービス利用費用は従業員1人当たり月額50 円（給与明細30円＋源泉徴収票オプション20円）です。

「i-Compass WEB給与明細」の詳細につきましては、以下のリンクから詳しい資料がダウンロードできますので、ぜひご覧ください。