販売管理とは？その基本の解説と管理プロセスのまとめ

販売管理では、製品とお金、営業活動に関する情報を管理します。顧客との契約の締結や請求書の作成など、業務は多岐にわたります。部門をまたいで情報をやり取りすることもあり、課題を抱えている担当者もいらっしゃるのではないでしょうか。
そこで、本記事では販売管理全体の流れを確認し、課題解決に向けた業務のシステム化について解説していきます。

販売管理とは

販売管理は1つの業務ではなく、受注・在庫・出荷・ 納品・請求・代金回収など販売に関わる流れの管理を指します。「いつ・どこで・誰に・何を・なぜ・どのように・いくつ・いくら」で販売し、代金の回収を行うかを管理します。
また、製品の販売だけでなく、製造前の在庫の管理、原材料などの仕入と支払面の管理、そして、取引先の情報管理も含まれます。

販売管理を行う目的

販売管理を行う最大の目的は、販売に関わる一連の業務を正確に管理・分析し、効率化によって利益を最大化することにあります。
販売活動には、営業、商品開発、設計、製造、経理といった多くの部門が関わります。それぞれの情報を正確に把握し、適切に行動を取るために、販売管理は欠かせません。また、正確な情報を管理できるからこそ、企業の利益最大化に向けた分析・改善ができます。

販売管理を行うメリット

販売管理を行うことで、以下のようなメリットが期待できます。

収支状況の可視化

販売管理では「いつ・どこで・誰に・何を・なぜ・どのように・いくつ・いくら」で販売し、代金の回収を行うかを管理することができます。製品の販売だけでなく、製造前の在庫の管理、顧客データの管理の他、請求や代金の回収も対象です。
これにより、情報を正確に管理できるため、製造コストに見合う利益を上げられるか、という最終的な収支状況・利益について把握しやすくなります。

業務効率化

営業・製造・販売といった各工程の管理に取り組むことで、納品時期や受注時期の確認が容易になります。そして、各情報を一元管理できる環境を整えることで、部署をまたいで情報の確認ができるため業務効率化や、それにともなう業務時間の短縮が期待できます。

人的ミスの削減

販売管理には見積依頼から受注、出荷、売上、請求・入金、在庫、購買、発注、入荷、支払などの多くの業務が含まれます。これらをすべて人の手で行うと、多大な労力と時間がかかり、ミスのリスクも高まります。システムで一括管理することで、確認漏れや業務の重複などのヒューマンエラーの削減が期待できます。

管理コストの削減

紙帳票を使うと、用紙や印刷のコスト、保管費用などがかかりますが、システム化することでこれらのペーパーレス化を実現でき、コストの削減につながります。また、システムやツールへの切り替えはテレワーク対応にも貢献します。

この時、定期的に発注している資材は、受注状況に合わせ仕入数を調整することで不要な在庫を抱えることなく保管にかかるコストを抑えることができます。

販売管理のプロセス・業務フロー

販売管理では受注管理、出荷管理、請求管理、仕入管理、在庫管理を行います。そのため、1つの受注に対して各業務、部門が連携して業務を進めなければいけません。販売管理の全体の流れを確認しておきましょう。

受注管理

見積

製品の金額・数量・納期を顧客に提案するために、まずは見積書を作成して提出します。見積書は1回提出して終わりではなく、顧客との交渉が必要な場合や他社と競合している場合は数回出し直すこともあります。

契約の締結

商品の保証・免責事項・納期・支払いといった取引条件を記載した取引書を作成して、購入側の同意によって締結されます。顧客との初めての取引の場合は、契約の締結とともに顧客情報の登録・管理も行われます。

受注業務

注文書の確認・受付、受注伝票の発行や顧客への注文請書の送付などを行います。契約時に取り交わした条件と相違がないか、納期・数量などに問題がないかを確認したのちに正式に注文を受付けます。

出荷管理

出荷業務

出荷する際に必要になる各種書類の作成、発送の手配を行います。担当者へ出荷情報を伝えるための出荷指示書を作成し、その内容に基づいて納期に合わせた梱包作業が行われます。
出荷業務と並行して納品時に必要な書類の準備、発送の手配も進める必要があります。

納品業務

顧客のもとへ注文通り正しく納品されたら、受領書に確認印をもらい納品は完了です。納品は営業や配送担当から直接顧客に届ける場合だけでなく、配送業者を通して届けられる場合もあります。製品の保守・管理業務を提供している場合は、納品した機械の部品構成や保守部品を管理システムに登録してください。

請求管理

請求業務

顧客への請求額が確定したら、請求書を発行します。取引条件に合わせて、所定の期間内に行われた取引に対して請求書を作成・送付します。納品のたびに支払いを行う場合は、請求の締め日にかかわらず、請求書の発行が必要です。

回収業務

支払いの期日までに顧客から支払われた金額と、こちらが請求した額が一致しているかを確認します。万が一、入金の確認ができない場合や請求額と入金額が異なる場合は、担当者から顧客へ確認の連絡を行います。正しい金額が入金された後に、入金伝票を作成して、案件ごとに入金の確認と入金の消込を行います。

仕入管理

見積依頼

購入希望の商品を記載した購買依頼書を基に見積依頼を出します。購買先が決まっていなければ、希望した商品を取り扱う企業各社へ見積を依頼し、条件を確認して選定します。

契約の締結

受注管理の時と同じく、金額、納期や支払い方法などを確認します。内容に問題がなければ契約書を取り交わします。

発注

購買契約を結んだ後は、発注を行います。商品の数量や納品場所といった必要事項を記載した注文書を作成し、仕入先へ提出してください。仕入先からの受領連絡が届いたら発注完了となります。

入荷検品

資材が納品されたら、必ず検収作業を行います。数量に間違いがないかはもちろんですが、キズや汚れといった欠損も確認します。その後、仕入伝票を作成し経理へ提出します。経理では買掛金として記帳され、商品有高帳には在庫として記録されます。

支払い

資材購入に伴う支払業務は、仕入先から発行される請求書を基に行います。期日までに支払いを済ませたら出金伝票に記載し、どの取引に出金したのかを記録して、消込作業を行います。

在庫管理

受払業務

単価・数量・金額といった情報をまとめ、在庫の受入と出庫を記録します。

実地棚卸業務

記録ミスや紛失の可能性があるため、記録した在庫の情報が必ずしも正しいとは限りません。そのため、棚卸を行い、記録と実数が一致するかを確認します。記録と実数に誤差が生じた場合は、在庫データを修正して、原因の調査・対策を検討します。

購買依頼業務

資材を適切なタイミングで仕入れられるように発注依頼をかけます。仕入の主な方法としては、定量発注点方式と定期発注点方式が知られます。どちらのやり方が優れているということはなく、仕入れる資材の特徴に合わせ使い分ける必要があります。

販売管理業務の課題

課題1.管理の複雑化

1つ目の課題は、販売管理業務の複雑化です。販売には見積書・請求書の発行業務が発生します。そのため、取引先のフォーマットに従って作成していると、案件ごとに見積書や請求書が異なり、管理が複雑化します。

また、販売管理をExcelで行っている企業の場合、管理項目が多いために業務が複雑化・煩雑化しやすくなります。この時、高度なExcel知識を要している人が少ないと、属人化しやすくもなってしまいます。さらに、情報更新もリアルタイムで行えないため、複数の担当者が関与する場合、情報の更新タイミングがバラバラになり、データの不整合や上書きミスが発生しやすくなります。

また、メール・FAXによって受注を行っている場合は、システムに再登録する手間がかかります。そのため、入力作業が多くなると確率的に入力ミスが発生しやすくなります。手戻りが多くなるとその分、業務効率は低くなってしまいます。

課題2.販売計画が立てにくい

2つ目の課題は、販売計画が立てにくいというものです。Excelで販売情報を管理している場合、販売情報が個人のPCに管理されて各所に点在していることがあります。すると、データの一元管理ができていないために、販売情報を計画に反映できず、営業活動や経営判断も情報を基に検討しにくくなります。

このように、販売管理業務は、一元管理が難しいために管理が煩雑化しやすく、販売計画も立てにくい傾向にあります。
そのため、情報管理を正確に行い、業務効率化を図るために販売管理システムを利用することがおすすめです。そこで次章では、販売管理システムを活用することによる効果について解説します。

販売管理システム活用の効果

販売管理システムの主な役割は、「正確な情報管理」と「業務の効率化」です。

複雑化して管理しにくい顧客情報は、販売管理システムに情報を登録することで簡単に検索・抽出できます。顧客情報をすばやく参照できるだけでなく、フォーマットも顧客に紐づけて管理されるため資料や書類作成時間の工数削減にもつながるでしょう。
また、見積書を作成する際も、リピート品の場合は過去の実績を参照することで、適正な販売価格を決定しやすくなります。基本的な情報は過去の実績を流用できるため、工数削減と精度向上に期待できます。

なお、販売管理システムを選ぶ際はデータを一元管理できるシステムを選びましょう。部署間の情報をリアルタイムに把握できるため、受注案件ごとの工程進捗の把握、生産予測や納期予測も可能です。受注状況や入金確認も容易にできるため、担当者が全社情報の把握をして迅速な判断が行えます。

2022.12.16

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販売管理システム導入の注意点

販売管理システムには多種多様な種類があります。そのため、導入の際は、まず自社が重要視するポイントを整理することが重要です。具体的には、以下のポイントを検討するとよいでしょう。

●  自社との適合性（企業規模や業種に特化しているか）
●  機能性
●  予算とコストパフォーマンス
●  導入形態の選択（オンプレミス型かクラウド型か）
●  カスタマイズの対応可否
●  システム連携の対応可否
●  サポートとセキュリティ

これらの基準を総合的に検討し、自社のニーズに最も適した販売管理システムを選定することが重要です。必要に応じて、複数のベンダーからデモンストレーションや提案を受け、比較検討することをお勧めします。

生産管理システム導入・乗り換え時のシステム選定のポイントについてはこちらからご確認いただけます。ぜひ参考になさってください。

販売管理に取り組んで担当部署の業務を改善しましょう

資材・製品といったモノの流れと、発注・請求にかかるお金の流れ、両方の管理が販売管理では必要です。何を・いつ・どれくらい仕入れたのか、売れたのかを即座に確認できる体制をつくることで、利益の把握がしやすくなります。現状を正しく理解し、業務改善を行うためにも、販売管理に取り組みましょう。

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