【ペーパーレス化の実現】電子契約システムのメリットと導入課題における解決方法

テレワークの広まりに伴い、あらゆる情報のデータ化・電子化が加速しています。場所に捉われない働き方を実現する上でも、ペーパーレス化は重要なキーファクターになりつつあるのです。しかしながら、取引先とやり取りを行う契約書類は、簡単に電子化できないことも事実。

そこで今回は、その実現の肝になる「電子契約システム」を活用するポイントや懸念点について解説します。

紙の契約書管理における4つの課題

そもそも紙の契約書管理にはどのような課題があるのでしょうか。日本の商習慣として定着している紙管理ですが、次の4つの課題が根底にあります。

紛失、劣化、破損する恐れがある

1つ目は、紛失などのリスクがある点です。企業規模が大きくなると、紙の契約書を保管するためには相当なスペースを確保する必要性が出てきます。専用のキャビネットや倉庫を管理する状況では、どこにどの書類を保管しているかわからなくなることも。また、物理的に保管する以上は劣化や破損のリスクも考えられるため、保存方法への配慮も必要です。

契約期限が把握しづらい

2つ目は、契約期間の把握がしづらい点です。企業間取引においては、契約の有効期間や納期管理が重要な意味を持ちます。しかし、それらの期間別に書類を保管したり、並び替えたりするのは至難の業。いつ契約し、いつまでの契約なのか調べ直すことも困難であるため、紙とデータの二重管理が必要になることもあります。

情報漏洩のリスクがある

3つ目は、情報漏洩の危険性です。紙で管理していると、悪意のある人物に盗み見されたり、契約書類ごと外部に漏洩したりする可能性もあります。原本が盗まれるようなことがあれば、契約自体に重要な支障をきたすこともあるため、高いリスクをはらんでいるのです。

保管コストがかかる

4つ目は、書類の保管コストがかかる点です。どのような企業でも、複数年にわたって事業を展開していると、膨大な書類を管理する必要性が出てきます。オフィス内で紙ベースの管理をする場合、その分のオフィス賃料や保管スペースを考慮する必要性が出てくるため、結果的に高コストになりがちです。

これらのような課題を解決するための打ち手として挙げられるのが、電子契約システムです。

電子契約システムの導入メリットは？

電子契約システムとは、「紙+押印」による従来の契約締結に代わり、「電子文書（PDF）+タイムスタンプ(電子署名）」で契約を締結するための仕組みです。このような仕組みを導入するメリットとしては、次の4つが挙げられます。

紙が不要、郵送費がかからずコストを削減できる

電子契約システムを利用すれば、紙の契約書で必要とされていたインク代、製本テープ代、印刷代、切手代などのコストが全て不要に。消耗品に要する費用を削減することで、コスト削減が期待できます。

手続きの簡略化により業務効率がUP

紙の契約書で必要とされていたオフィス内でのやり取りや捺印が不要になり、業務効率が向上します。手続きを簡素化することによって、契約スピードのアップや受注の早期化といった二次的メリットも期待できます。

セキュリティリスクを軽減できる

紙書類では避けられない紛失リスクも、電子契約システムにおける情報セキュリティ対策を行うことで大部分は回避できます。また、契約書の内容に関しても、「タイムスタンプ（電子署名）」を電子データの契約書に付与することで、契約内容を改ざんされるリスクを最小化することが可能です。

ここでいうタイムスタンプとは、対象データが改ざんされていないことを示すためものです。タイムスタンプが付与されることで、それ以降は変更されていないことを証明することが可能です

テレワークの導入を推進できる

電子契約システムは、テレワークの推進・拡大にも有効です。新型コロナウイルスの感染拡大に伴って、テレワークの導入を実施している企業も多いものの、契約関連の業務のために出社せざるを得ない従業員も少なくありません。そこで電子契約を導入すれば、テレワークの拡大に役立てることができます。

導入検討時期のよくある懸念点

多くのメリットがある電子契約システムですが、導入検討時期の調整に難しいという側面もあります。よくある懸念点が次の３つです。

社内調整が難しい

1つ目は、社内外の関係者の合意をとりつける作業が難しいことです。電子契約システム自体がどのようなものか知られていないケースも見受けられるため、それぞれの関係者にとってどのようなメリットがあるのか、しっかりと理解してもらうことが大切です。

システム導入前の契約書・業務フローの見直しが面倒

2つ目は、業務フローの見直しが手間になる点です。電子契約システムの導入前には、現在の業務フローの整理が必須です。そのため、「どのように見直したらいいかわからない」「見直しが面倒であるため、現状維持で構わない」という考えに至る人も少なくありません。

この他、契約書や業務フローの中で、紙を前提とした文言やプロセスがないか、事前に確認することも必要です。場合によっては、契約の見直しや業務フローの変更も必要になるため、漏れなく見直しを行うようにしましょう。

取引先の理解が必要

3つ目は、取引先からの理解を得ることが必要な点です。電子契約システムを利用する際は、社内だけではなく、取引先からの理解も得る必要があります。取引先に電子証明書を発行してもらったり、システムの利用登録をしてもらったりする必要性があるため、場合によっては全ての取引先から承諾を得られないこともあります。そうした場合には、個社対応として書面での契約をせざるを得ないケースもあるため、予め様々な懸念点を払しょくできるようなコミュニケーションを行うことが大切です。

導入から運用・運営すべて代行！電子契約サービスのご紹介

今回ご紹介したように、電子契約システムには多くのメリットがあるものの、導入開始までのハードルが多いことも事実です。だからこそ、導入前に業務フローの見直しを行ったり、業務分析に基づく各種リスクへの対応策を予め講じたりすることが欠かせません。

大興電子通信が提供する電子契約サービス「DD-CONNECT」は、電子契約システムの導⼊、検討⽀援、運⽤⽀援、サポートまでをセット化したサービスです。電子契約の信⽤とサービス運⽤の安定を第⼀に考え、日鉄ソリューションズの「CONTRACTHUB@absonne」を基盤しており、これまでにも多くの導入実績を有しています。

「導入前コンサルティング」では、弊社専門チームにて業務分析実施・業務プロセス作成を行い、精緻な分析結果に基づいた業務効率化を実現します。また、システム導入の代行に加え、取引先からの問い合わせもコールセンターにて代行するため、取引先さまの不安も軽減することが可能です。

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