工程管理をエクセルで行う方法｜工程表の種類から作成方法を徹底解説

製造業においてQCDを向上させるためには、工程管理が重要です。

工程管理をエクセルで行う場合は、工程表の種類と作成方法を確認しておきましょう。

この記事では、工程管理をエクセルで行う方法を各工程表の種類ごとにわけて詳しく解説します。工程管理をエクセルで行うメリットとデメリットもあわせて解説するため、ぜひ最後までご覧ください。

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工程管理をエクセルでする際の工程表の種類

工程管理とは、作業スケジュールを調整し高品質な製品を製造するために、工程を管理することを指します。

工程表に沿って製造工程を一括で管理する業務であり、QCDを向上させることが目的です。

• Quality（品質）
• Cost（コスト）
• Delivery（納期）

また小規模な工程管理であれば、以下のような工程表をエクセルで作成して管理できます。

• バーチャート工程表
• ガントチャート工程表
• グラフ式工程表

各工程表の特長を下記で紹介しますので、工程管理をエクセルで行うべきか検討しましょう。

バーチャート工程表

バーチャート工程表とは、縦軸に作業内容を記載し横軸に日付を記載することで、全体の流れと時間を可視化できる工程表です。

縦軸に記載された作業内容および工程ごとのスケジュールをバーチャートで管理すると、全体のタイムスケジュールを把握できます。それにより、納期にあわせてスケジュールを調整できます。

構造がシンプルで専門的な知識がなくても、エクセルで簡単に作成できるため、誰でも作成できる工程表が欲しい場合におすすめです。

ガントチャート工程表

ガントチャート工程表は、縦軸に作業内容を記載して横軸に達成率を記載することで、各工程の進捗を可視化できる工程表です。

工程ごとに次の内容を記載して、製造工程全体の進捗を管理します。

• 進捗率
• 担当者名
• 開始日時および終了日時

ガントチャート工程表を活用すると、ひと目でタスク遅れを発見し早期対応できるため、納品遅れを防止できます。エクセルの数式を活用して達成率を自動で計算する状態にすると、各工程の進捗状況の把握がスムーズです。

グラフ式工程表

グラフ式工程表は、バーチャート工程表とガントチャート工程表の要素をかけ合わせた工程表です。

縦軸に進捗率、横軸に日時を記載して、各工程の進捗状況を直感的に判断できる状態にします。

グラフ式工程表は、バーチャート工程表やガントチャート工程表に比べて、エクセルで作成するには一定のスキルや知識が必要です。そのためエクセルで工程管理を行いたい場合は、グラフ式工程表よりバーチャート工程表かガントチャート工程表が向いています。

バーチャート工程表をエクセルで作成する方法

バーチャート工程表をエクセルで作成する方法は、次のとおりです。

• 入力方法を決定する
• 業務内容を洗い出す
• 業務内容を整理する
• 業務にかかる所要時間を予測する
• 担当者を割り当てる
• 日付を入力する

それぞれの作成方法を確認して、バーチャート工程表で工程管理を実施しましょう。

入力方法を決定する

バーチャート工程表を作成する場合、エクセルに搭載された以下の機能を活用すると便利です。

• セルを塗りつぶす
• 図形描画を挿入する
• 条件書式を設定する
• 関数を入力する
• グラフを挿入する

例えば条件書式の設定により、各業務の担当者をプルダウン形式にて一覧で表示できる状態にすると、ワンクリックで担当者を選択できるので便利です。他にも受注日と納期を入力するとセルが指定の色に塗りつぶされるよう条件書式を設定しておけば、工程表への入力業務を自動化できます。

また入力された日付に対して曜日を返す関数を設定すると、日付を入力するだけで自動で曜日が表示されるようにもできます。工程表を扱いやすくするためにも、エクセルの機能をフル活用しましょう。

業務内容を洗い出す

バーチャート工程表は、工程ごとに進捗状況を管理するため、業務内容を洗い出す必要があります。

全体像を把握するために、漏れがないように業務内容をすべて洗い出しましょう。

業務内容を洗い出す際には、大まかな業務を書き出して詳細を記載していく方法がおすすめです。

1人の担当者で作業を行うと、ミスや漏れが発生してしまうため、複数人で業務内容を洗い出しましょう。

業務内容を整理する

業務内容を洗い出した後は、作業工程の順番や重要度・緊急度などに分けて、業務内容を整理するフェーズです。

バーチャート工程表に業務内容を落とし込むために、業務内容を整理して見やすい工程表を作成しましょう。

作業順に並べれば全体の進捗状況を管理しやすくなります。一方で重要度や緊急度の高い業務を上から順に並べると、トラブルを早期発見・対応できます。

業務にかかる所要時間を予測する

各工程の業務内容を整理できたら、業務完了までの所要時間を予測しましょう。

各業務にかかる所要時間を記載すると、タスクの遅れを早期発見し対応できます。また所要時間を予測する際には、過去のデータや業務効率を確認して、実現可能な時間を記載しましょう。

急なトラブルにも対応できるよう、少し余裕を持たせた所要時間を設定することが大切です。

担当者を割り当てる

所要時間を予測した後は、各業務に対する担当者を割り当てましょう。

業務量が偏らないように、各担当者のタスクと技量を考慮して業務を割り当てることが大切です。

バーチャート工程表で担当者を割り当てると、対象業務の責任の所在が明らかになるため、従業員が責任感を持って業務を遂行できます。

期限を入力する

各工程を完了するまでの期限を入力すると、バーチャート工程表が完成します。

各工程に期限を記入すると、それぞれの担当者が計画通りにタスクを進められているのかを確認できます。特に従属関係にあるタスクが多くなると、1つの工程が期限を過ぎることで計画に遅れが生じ、納期を超過する恐れがあります。

納期に遅れないようにするためにも、各工程の期限をバーチャートに記入して常にチェックできるようにしましょう。

ガントチャート工程表をエクセルで作成する方法

ガントチャート工程表をエクセルで作成する方法は、次のとおりです。

• カレンダーを設定する
• 休日を設定する
• 列幅・ウィンドウ枠を固定する
• 業務内容を洗い出す
• 見出し・明細表を設定する
• チャートに記入する

それぞれの作成方法を確認して、ガントチャート工程表で工程管理を行いましょう。

カレンダーを設定する

ガントチャート工程表を作成するには、カレンダーを設定する必要があります。

西暦や月・日付と各セルに必要な情報を調整し、進捗状況を可視化できるよう工程表の横軸に設定しましょう。

カレンダーを設定すれば、各業務における進捗と納期が明確になるため、工程管理を効率的に行えます。

休日を設定する

カレンダーを設定する際は、条件付き書式を活用して土日祝日などの休日を自動で色分けして確認しやすくするとよいでしょう。

条件付き書式には、特定の文字列を指定してセルや文字の色を変更できる機能が実装されています。例えば毎週土曜と日曜に工場の稼働がストップする場合は、「土」と「日」が含まれるセルが赤くなるように設定すると、工場の稼働停止日を見誤りにくくなります。

列幅・ウィンドウ枠を固定する

列幅・ウィンドウ枠を固定すると、ガントチャート工程表を容易に扱えます。

固定したいセルを選択して「表示タブ」から「ウィンドウ枠の固定」をクリックすれば、スクロールを固定できます。

業務内容を洗い出す

ガントチャート工程表の枠組みを設定した後は、バーチャート工程表と同じく業務内容を洗い出しましょう。

まずは業務内容の大枠を書き出し、次に詳細な内容を洗い出すことで、漏れなく各工程の業務を整理できます。

洗い出した業務内容を、作業順や重要度、緊急度順に並び替えて、縦軸に設定してください。

見出し・明細表を設定する

ガントチャート工程表の縦軸と横軸を記載したら、見出しや明細表を設定しましょう。見出しは、受注日から納品日および日付のセルを罫線で囲い、色を塗りつぶして強調します。

明細を記入するセルを罫線で囲って明細表を設定すると、ガントチャート工程表の枠組みが完成です。

チャートに記入する

ガントチャート工程表の枠組みを作成した後は、担当者名や実施スケジュールなどチャートを記入しましょう。

作業によっては前工程が終了しないと業務を始められないものや、同時進行で作業できるものもあります。

担当者やスケジュールごとに色分けをしたり、グラフの書式を変えたりしながら、見やすいように工夫してください。

工程管理をエクセルで行うメリット

工程管理をエクセルで行うメリットは、次のとおりです。

• コストをかけずに工程管理ができる
• 操作がしやすい
• 工程表をカスタマイズしやすい
• 社内で連携・共有しやすい

工程管理をエクセルで行うべきか悩んでいる方は、それぞれのメリットを確認しておきましょう。

コストをかけずに工程管理ができる

工程管理をエクセルで行うメリットは、コストがかからないことです。

エクセルは社内のパソコンに標準搭載されていることの多いソフトウェアです。その場合、新たに導入や運用のための費用がかかりません。

操作がしやすい

エクセルで作成した工程管理表は、操作がしやすく誰でもスムーズに利用できます。

エクセルはビジネスシーンで広く活用されているツールであるため、新たな操作方法を覚えずに、すぐに使いこなせる人が多いです。

特別な操作方法やマニュアルを覚えることなく、工程表を操作できることがエクセルで工程管理を行うメリットです。

工程表のテンプレートを活用できる

インターネットで検索すると、さまざまなエクセル向けに作られた工程表のテンプレートが見つかります。それらをダウンロードして、自社の工程にあわせてカスタマイズすると、簡単にオリジナルな工程表の作成が可能です。

テンプレートを自社仕様にカスタマイズして利用できるため、工程表作成の手間を削減できます。

社内で連携・共有しやすい

エクセル内のデータはさまざまなITツールにインポートできるため、既存システムとの連携やITツールを介した情報共有が可能です。

またマイクロソフトクラウド「OneDrive」を活用すると、クラウドを介してエクセル工程表を社内で共有できます。さらに権限管理機能も実装されているため、ファイルのアクセスを従業員ごとに制限して、誤操作や情報漏えいの予防が可能です。

工程管理をエクセルで行うデメリット

工程管理をエクセルで行うデメリットは、次のとおりです。

• 社外との連携・共有には不向き
• 他業務の一元管理ができない
• 編集作業が属人化しやすい
• スマートフォンやタブレットからの操作が難しい
• 情報更新にタイムラグが生じる

工程管理をエクセルで行うとメリットだけでなく、上記のようなデメリットも発生します。それぞれメリットとデメリットを比較して、工程管理をエクセルで行うべきか検討しましょう。

社外との連携・共有には不向き

工程管理をエクセルで行うデメリットは、社外での連携・共有には不向きなことです。

エクセルは社内での情報連携・共有には向いていますが、社外で連携・共有する際にはパスワード付きzipファイルやファイル転送サービスを利用しなければなりません。

エクセルを社外と連携・共有する際には、次のようなミスが発生する可能性があるため注意する必要があります。

• 最新のファイルがわからなくなる
• 間違えて上書きされてしまう
• 先祖返りしてしまう
• 読み飛ばされてしまう

ファイル転送サービスを利用する際には、ファイルのアップロードやURLの共有など情報連携に手間がかかるため非効率的です。

他業務の一元管理ができない

エクセルで工程管理を行うと、他業務と一緒に一元管理ができません。

生産管理や経費精算など、他の管理業務と工程管理を一元管理すると、管理業務にかかるタスクを軽減することが可能です。

しかしエクセルでは、工程管理と他業務を一元で管理できず、別シートを開く手間が発生します。

エクセルで工程管理を行うと、他業務を管理するために複数のシートを活用するか他システムを利用する必要があるため、管理業務にかかる工数が増えます。

編集作業が属人化しやすい

エクセルで工程管理を行うデメリットは、編集作業が属人化しやすいことです。

特に関数や数式を用いた工程表を作成した場合、作成者以外は内容を理解しきれず、編集作業が属人化します。

工程表の作成者が退職や休職した場合に、エクセルを正しく編集できなければ、エラーが生じた際に工程管理をスムーズに行えません。

工程管理をエクセルで行う際には、編集方法や設定方法などマニュアルを作成して、業務の属人化を防止する必要があります。

スマートフォンやタブレットからの操作が難しい

エクセルで工程管理を行うデメリットは、スマートフォンやタブレットからの操作が難しいことです。

スマートフォンやタブレットからもエクセルを開けますが、セルを選択するだけでも手間がかかり、更新作業がパソコンからしか行えないケースがあります。

またセキュリティ上の観点から、社内パソコンからのみアクセスできるよう権限が制限されている場合は、オフィス外での操作ができません。

情報更新にタイムラグが生じる

エクセルで工程管理を行うと、情報更新にタイムラグが発生するため注意しなければなりません。

更新や保存を行わないと、編集していても編集内容が他のユーザーに反映されず、セルが上書きされて情報が消えてしまいます。

情報更新にタイムラグが生じると、リアルタイムな情報を基に記載し工程管理ができないため、最新ファイルを共有するルールづくりが必要です。

エクセルで工程管理を行う際には、情報更新にタイムラグが生じることを理解して、対処法を考えましょう。

工程管理をエクセルで行う際に注意するべきポイント

工程管理をエクセルで行う際に注意するべきポイントは、次のとおりです。

• 各工程を正確に区分する
• 誰が見てもわかりやすい工程表を作成する
• ファイルの管理を徹底する
• エクセルのテンプレート利用を検討する
• 工程管理ツールの導入を検討する

工程管理をスムーズに行うために、それぞれのポイントを確認しておきましょう。

各工程を正確に区分する

工程管理をエクセルで行う際には、各工程を正確に区分するよう注意してください。

作業期間の入力を手作業で行う場合は、各工程の実施期間が重複したりスケジュールが乱れたりする可能性があります。

各工程を正確に区分するためには、工程ごとに色分けしたりスケジュールを修正したりして、記載方法を工夫しましょう。

各工程の進捗状況をひと目で判断できるよう、正確に区分することで見やすい工程表を作成できます。

誰が見てもわかりやすい工程表を作成する

工程管理をエクセルで行う際に注意するべきポイントは、誰が見てもわかりやすい工程表を作成することです。

そうすると業務の属人化を防ぎ、誰が見てもわかりやすい工程表を作成できます。

工程表の作成者しかわからないような専門用語が使用されていたり、色分けや記入方法が統一されていなかったりすると、工程管理が非効率です。

さらに記入方法や編集方法に関するマニュアルを準備するのもおすすめです。

ファイルの管理を徹底する

工程管理をエクセルで行う際は、ファイル管理を徹底しましょう。

むやみにファイルを保存したりコピーしたりすると、最新のファイルがどれかわからなくなり、工程管理が非効率になる可能性があります。

安易に古いファイルを更新すると、正しく状況を把握できないため、ファイルの管理を徹底する必要があります。

エクセルのテンプレート利用を検討する

エクセルで工程表をはじめから作成すると、労力と時間がかかります。工程管理を効率的に行いたい場合は、テンプレートの利用を検討しましょう。

エクセルのテンプレートを利用すれば、項目や設定を変えるだけで、簡単に自社仕様の工程表を作成できます。

工程管理ツールの導入を検討する

エクセルに依存した工程管理に限界がある場合は、工程管理ツールの導入を検討しましょう。エクセルは無料で工程管理を実現できる便利なツールですが、他業務の一元管理ができず編集が属人化しやすいデメリットがあります。

一方で工程管理ツールを導入すると、他システムとの連携や業務の一元管理ができるため、管理業務全般の効率化が可能です。

さらにツールの活用する際には、担当者のサポートを受けたり、マニュアルで使い方を把握したりできるため、業務の属人化を防げます。スマートフォンやタブレットからも操作でき、情報更新にタイムラグが発生しない工程管理ツールを導入すれば、エクセルより効率的に工程管理を行えます。

工程管理をエクセルで行うべきか悩んでいる方は、工程管理ツールの導入を検討してください。

工程管理には製造業向け生産管理システム「rBOM」がおすすめ

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どの部門から見てもリアルタイムで情報を管理・共有できる総合管理システムで、部品表中心のモノづくりを実現します。

工程管理を含む生産工程における情報を一元管理・蓄積することで、「ナレッジデータベース」を構築して、業務の属人化を防止できます。

受注から出荷までの情報を可視化し、リードタイムを短縮できるため、業務を効率化しリアルタイムでの情報共有が可能です。

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