2020年度に改正となった電子帳簿保存法。その目的は、帳簿や領収書・請求書などの処理に関わる負担を軽減することにありますが、具体的にどのような対応が必要なのでしょうか。
本記事では帳票業務を担う調達・購買ご担当の方向けに、法改正の要点を整理し、帳票業務をラクにするためのポイントを明らかにしていきます。
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電子帳簿保存法改正による変更点とは
電子帳簿保存法は利便性の向上や社会変化への対応を目的として、過去にも法改正が行われてきました。そして2020年の改正では、一定の要件を満たす場合について、電子データでの保存を認めるものとなっています。
主なものとしては、次の２つの変更点が挙げられます。
変更点①：紙保存が原則である税務関係の帳簿書類につき、データ保存が可能
本改正では、原則的に紙保存とされていた以下の書類のデータ保存が可能になりました。
- 帳簿書類の電子保存
- 書面で受け取った請求書等のスキャナ保存
- 電子的に受け取った請求書等のデータ保存
1.は、自社が発行した請求書などの書類を意味します。こうした書類は、電子帳簿保存法改正に対応した会計ソフト上で帳簿を作成することで、電子データ化が可能になりました。
2.と3.は、取引の相手方から受領する書類を指しています。請求書などを書面で受け取った場合、事前に電子帳簿保存法に規定されている「スキャナ保存制度」の適用を受けていれば、データ保存が可能となります。ここでは、改正前とは異なり、原稿台と一体型ではないスキャナでも対応可能になったことがポイントです。
また、スキャナの読み取りは、グレースケールでも可とされています。請求書などを電子データで受け取る場合には、タイムスタンプが押されていることが条件となります。
変更点②：厳しい内部統制要件を抜本的に見直し、ペーパレス化を促進
もう一つの大きな変更点は、ペーパレス化を一層促進するための見直しです。スキャナ保存導入のボトルネックであった厳しい内部統制要件が抜本的に見直され、次のような点が変更となりました。
- 書類自署を廃止
- タイムスタンプ付与までの期限（３日以内⇒約２か月以内に）
- 相互けん制要件の廃止
- タイムスタンプに代えてクラウド保存等の可能化
- 定期検査要件の廃止（タイムスタンプ付与後に紙原本の廃棄が可能に）
では、こうした変更点を受けて、どのように業務の見直しを行えばよいのでしょうか。
経済産業省. 「令和３年度（２０２１年度）経済産業関係 税制改正について」 (参照 2021-03-30)
電帳法の条件緩和を活かし、帳票業務をラクにするためのポイント
一部書類のデータ保存が可能になり、内部統制条件が緩和されたことを踏まえ、帳票業務を改善するポイントは次の２つとなります。
①保存した帳票データから送付用の帳票を自動作成する
１つ目は、電子データから送付用のPDFデータを自動作成できるようにすることです。
従来のように帳票を印刷していると、そのためだけにオフィスに出社する必要性が出てくるほか、帳票印刷や封入、発送といった手間も発生します。そこで、電子データを元に送付用の帳票を自動作成する仕組みを活用することで、手間なく帳票送信を行えるようになります。
②帳票データをすぐ送受信できる環境を用意する
２つ目は、帳票データを送受信できる環境の構築です。送付用データの自動作成だけでなく、帳票の送受信をスムーズに行うことができる環境を用意することで、帳票データの送受信に要する時間の削減に繋がります。
しかし、インターネット環境を活用したクラウドの仕組みを利用していても、仕入れ先がインターネットに対応していなければ、EDIとして利用できません。だからこそ、インターネット環境がない仕入先にも対応する「FAX自動送信」といった仕組みの活用も重要になります。
帳票業務をラクにする「電子帳票配付・データ交換システム」のご紹介
大興電子通信が提供するWeb-EDI「EdiGate/POST」は、電子帳票配付・データ交換を円滑化するソリューションです。インターネットに接続するだけで利用できる他、FAXへの送付にも対応しているため、幅広い仕入れ先とのやり取りをEDI化できます。
例えば、自社でご利用中の社内システムと連携し、帳票データを電子化して仕入れ先に自動送信することも可能です。また、仕入先の自社システムやExcelなどの帳票データを二次活用できるため、帳票業務の削減も実現できます。
電子帳簿保存法が改正され、帳票業務の一層の効率化が望まれる今だからこそ、Web-EDIのご活用をご検討ください。
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