調達・購買部の残業は月末に増える？！今月から定時退社するための帳票出力・データ授受スリム化方法

部門を問わず、抜本的なワークスタイル変革が求められる昨今。調達・購買部も例にもれず、働き方の見直しが求められています。しかし、調達・購買部に所属する方の中には、「月末の残業時間の増加は仕方ない」と考えている方も多いのではないでしょうか。

本記事では、そうした先入観を覆し、定時退社を実現するための方法論をご紹介します。

調達・購買部の月末残業は「帳票業務」に原因あり

調達・購買部のミッションといえば、やはり「低コスト」「短納期」で物を仕入れることにあります。大量の発注管理・支払管理・入出荷管理業務を行う中では、とにかく業務が山積しがちです。月末になると発注・支払い業務に追われている、という方も多いのではないでしょうか。

月末残業が発生する要因として、大きな割合を占めるのが「帳票業務」です。同業務と残業の関係性は、次の３つの視点から紐解くことができます。

1. 帳票入力：Excel、CSVなどのファイルから各帳票フォーマットに転記することより残業が増える。
2. 帳票出力：月末の確認手続きに必要な帳票をすべて印刷することによって残業が増える。
3. 帳票振り分け：月末の溜まった書類を、社内便で担当者に振り分ける作業によって残業が増える。

では、こうした業務を軽減するためには、どのようなアプローチが必要なのでしょうか。

帳票・データ授受をスリム化する3つの方法

帳票のやり取りやデータの授受を減らすためには、次の３つの方法が考えられます。

方法① 帳票入力：元データからの取り込みで帳票を自動発行

一般的に、調達・購買部門で活用される帳票ツールでは、Excel・CSV形式の元データを取り込むことで帳票を自動発行することができます。これにより、入力作業を軽減できることに加え、入力ミスなどのリスクも減らすことができます。

注意点としては、ツールにより対応可能なファイルの形式や、カスタマイズできる範囲が異なる点が挙げられます。自社の要件に合っているか十分な確認を行いましょう。

方法② 帳票出力：紙ベースの業務からペーパーレスへの移行

帳票ツールを活用すれば印刷のみならず、仕分け・発送にかかる時間の短縮も可能です。従来、紙ベースの帳票業務では仕分け、用紙の印刷、封入、郵送準備といった手間が発生し、それに伴う人件費もかかります。

ペーパーレスに移行し、紙ベースの業務から脱却することでそれらの手間とコストを削減できます。

方法③ 帳票振り分け：担当者振り分けの自動化

帳票をWeb上で管理することにより、振り分けにかかる時間の削減が可能です。これにより、帳票が混在してしまうリスクも軽減されます。

では、こうした帳票・データ授受のスリム化を実現する上では、どのような打ち手が考えられるのでしょうか。

帳票業務を効率化するWeb-EDI「EdiGate/POST」

大興電子通信が提供するクラウド型WEB-EDIサービス「EdiGate/POST」は、仕入先との帳票・データ授受をスリム化し、注文書発行業務のコスト削減や納期確認作業を軽減するソリューションです。 特に「ペーパーレス化の実現」と「担当者振り分けの自動化」という２つの観点で大きなメリットをもたらします。

ペーパーレス化の実現

帳票業務のWeb化により、印刷・帳票発行にかかる時間とコストを削減できます。例えば、取引先数約400社を有する某電子部品メーカーでは、以下のような削減効果が得られました。

削減効果は月額約47万円、年額に換算すると約564万円となります。

<EdiGate/POST導入前>

• • 注文書×FAX：200枚/月 ・請求書×郵送：400枚/月

<EdiGate/POST導入後>

• • 回線費用：約12万4,000円 　月額基本料4,000円+FAX1枚平均30円/60秒×4,000枚/月
  • 郵送業務（TEL/FAX送付業務含む）の人件費：約14万8,000円 　2名×8時間/日×22日/月× 15%（工数割合）×@3,500/時×80%（削減率）
  • 印刷費用：約1万2,000円 1回印刷あたり6円（A4普通紙代1円+プリンタトナー代5円）×400社×5枚
  • 郵送費用：約5万4,000円 郵送代1通あたり120円+封筒1枚あたり15円×400社/月
  • 帳票発行業務（仕分け、封入、郵送準備など）の人件費：約13万4,000円 3名×8時間/日×2日/月×@3,500/時 ×80%（削減率）

担当者振り分けの自動化

もう１つのメリットは、担当者振り分けの自動化です。データセンター上で帳票管理と確認を行うことができるため、振り分けにかかる時間短縮と人為的ミスの削減につながります。

また、仕入先の送受信確認や利用者の操作履歴（ログ）が残るので、「いつ・だれが・なにを・どうしたか」といったトレーサビリティ（履歴）の確認も可能です。人為的ミスの削減と共に、「送った」「受け取っていない」といったトラブルをなくすこともできるのです。

今回ご紹介したWeb-EDIを活用すれば、調達・購買部の月末の残業も削減が可能です。帳票業務をWeb化することにより、人為的ミスに伴う突発的な業務も削減できるため、真の働き方改革の実現にもぜひご活用ください。

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